Audit de la paie et du personnel

la pratique de l’audit concerne toutes les fonctions de l’entreprise notamment celle de la gestion de la paie et du personnel car une entreprise ne pourrait connaître de croissance sans le capital humain.

Ce dernier faisant objet d’une rémunération, il s’agit dans ce cas là de chercher comment optimiser la fonction paie et la gestion du personnel pour éviter à l’entreprise de perdre le contrôle sur sa principale qualité : le potentiel humain surtout que la fonction des ressources humaines connaît depuis quelques années des mutations très importantes demandant un contrôle rigoureux et optimal.

C’est pourquoi, le conseil et l’accompagnement dans ce domaine, a également évolué, car la fonction ressources humaines est devenue plus stratégique au sein des entreprises.

Elle participe plus fréquemment à la définition des orientations générales. En effet, au delà de l’aspect administratif, la mise en place d’une stratégie basée sur le capital humain est indispensable à la stabilité et au développement de l’entreprise.

L’intérêt de ce sujet est donc de présenter la fonction paie et personnel ainsi que de permettre de comprendre et analyser les risques humains pouvant influencer la performance de l’entreprise.

Nous tenterons d’élucider la démarche de l’audit dans ce domaine (paie et personnel) tout en identifiant les principaux risques inhérents pouvant l’affecter. Et enfin, nous finirons par dresser une liste plus ou moins exhaustive sur les recommandations nécessaires et indispensables à la bonne gestion et maîtrise de la fonction paie-personnel.

Définitions

LAa fonction paie et personnel

La paie est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent (regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la mettre en œuvre.

Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter des règles de conformité et d’efficacité.

Audit paie et personnel

L’audit paie et personnel est un moyen de détecter et de maîtriser les problèmes et risques éventuels (erreurs, fraudes, coûts supplémentaires, dysfonctionnement, etc.) liés à une dérive dans la fonction paie et dans la gestion des ressources humaines.

L’audit de la paie comprend :

  • l’audit des politiques salariales
  • l’audit de la masse salariale
  • l’audit de la structure salariale

Toute mission d’audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec
l’entreprise et le problème à traiter.

Cette phase de pré-enquête suppose le rassemblement d’informations contenues
dans divers documents :

Organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service
paie et de la fonction RH.

Cette enquête permet d’adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les points significatifs sur lesquels sera centrée la mission.

Démarche de l’audit paie et personnel

Le cycle « Paie-Personnel » se caractérise par une étroite imbrication de règles comptables, fiscales et de dispositions légales. Le respect strict des principes comptables est la problématique la plus importante qui nécessite la mise en place de procédures rigoureuses et sûres par l’entreprise mais aussi l’obligation pour elle (l’entreprise) de se conformer à la réglementation fiscale.

A ces dispositions peuvent s’ajouter également celles tirant leur origine des con ventions collectives, des règlements d’établissement et de la réglementation publique.

Ainsi, l’auditeur doit s’assurer que :

  • toute la paie et leur règlement sont saisis et enregistrés : c’est l’exhaustivité, toutes les paies et leur règlement sont :
  • réels : c’est l’existence,
  • ceux de l’entreprise : c’est la propriété,
  • comptabilisés dans la bonne période : c’est la séparation des exercices,
  • correctement évalués : c’est l’évaluation,
  • correctement comptabilisés : c’est la comptabilisation,
  • correctement décrits dans les états financiers: c’est l’information.

En effet à l’issue de l’évaluation du système de contrôle interne, l’auditeur définit l’étendue des travaux à effectuer pour valider les comptes.

Le programme de contrôle des comptes est établi en fonction des résultats auxquels notre évaluation a aboutit.

Ce programme comprend 2 phases :

  • Les contrôles forts : dans ce cas, l’auditeur s’appuie sur le système de contrôle et allège son programme de travail.
  • Les contrôles faibles : ici, il mesure l’impact et le cas échéant, étend son programme de travail pour le contrôle des comptes

Cette étape de l’évaluation du contrôle interne est appelée aussi test de cheminement dont la démarche est comme suit :

A- Cerner l’environnement de l’audit paie

  • Identifier les acteurs de la paie et leur rôle dans le processus paye
  • Comprendre les principales interactions du système paie
  • Intégrer toutes les finalités du traitement de la paie
  • Recenser les points de contrôle des procédures de paie
  • Définir les calendriers mensuels et annuels de la paie

B- Réaliser l’audit de la paie et mettre en œuvre des actions correctives

  • Fixer le périmètre et les objectifs de l’audit de la paie
  • Savoir utiliser les méthodes d’audit et les outils appropriés
  • S’assurer du respect des dispositions légales et conventionnelles : l’audit de conformité
  • Vérifier que le traitement de la paie répond aux attentes de l’entreprise : l’audit d’efficacité
  • Détecter les risques en matière de fiabilité, sûreté et sécurité du traitement des informations : l’audit stratégique
  • Définir et mettre en œuvre les actions correctives à court et long terme

C- Optimiser l’organisation et le fonctionnement du service paie

  • Analyser les processus de paie existants
  • S’assurer des compétences des collaborateurs en charge du traitement de la paie
  • Mettre en place des indicateurs de coût et d’efficience
  • Réaliser la “bible” paie
  • Écrire un livre blanc de la paie
  • Savoir utiliser les données issues du traitement de la paie pour le pilotage social

D- Contrôler et fiabiliser la paie

  • Renforcer les points de contrôle de la paie
  • Établir les règles de validation
  • Effectuer les rapprochements entre données de la paie, données comptables et données de gestion
  • Analyser et mesurer les écarts constatés

E- Définir les besoins d’évolution du système de paie

  • Clarifier les nécessités d’évolution du système paie
  • Définir un cahier des charges pour pouvoir sélectionner le prestataire chargé des ajustements

tests et vérifications

Les tests et les vérifications sont des éléments clés de l’audit de la paie et du personnel. Ils permettent d’évaluer l’exactitude des calculs de paie, la conformité aux réglementations en vigueur, ainsi que l’efficacité des pratiques de gestion des ressources humaines. Voici quelques exemples de tests et de vérifications couramment utilisés :

Vérification des fiches de paie : Examinez un échantillon représentatif de fiches de paie pour vous assurer de leur exactitude. Vérifiez les calculs des salaires, des retenues, des cotisations sociales et des avantages sociaux. Assurez-vous que les taux de rémunération et les heures travaillées sont corrects et conformes aux contrats de travail.

Contrôle des réglementations : Vérifiez la conformité aux lois et réglementations en vigueur. Cela peut inclure la vérification du respect des salaires minimaux, des heures supplémentaires, des congés payés, des cotisations sociales, des impôts sur le revenu, etc. Assurez-vous que les politiques de paie sont en conformité avec les réglementations locales, nationales et sectorielles applicables.

Audit des données des employés : Examinez les dossiers des employés pour vous assurer de leur exactitude et de leur exhaustivité. Vérifiez la présence de tous les documents nécessaires, tels que les contrats de travail, les déclarations d’impôts, les formulaires de sécurité sociale, les certificats médicaux, etc. Assurez-vous que les informations personnelles et professionnelles sont correctement enregistrées et mises à jour.

Évaluation des processus de recrutement : Évaluez les procédures de recrutement et de sélection pour vous assurer qu’elles sont équitables, transparentes et conformes aux politiques internes et aux réglementations en matière d’emploi. Vérifiez si les critères de sélection sont bien définis, si les entrevues sont documentées, et si les décisions d’embauche sont basées sur des critères objectifs.

Contrôle des procédures de gestion des absences et des congés : Vérifiez si les procédures de gestion des absences et des congés sont suivies correctement. Vérifiez si les demandes d’absence sont dûment autorisées, si les soldes de congés sont correctement calculés, et si les enregistrements sont tenus à jour de manière précise.

Évaluation des contrôles internes : Examinez les contrôles internes mis en place pour garantir l’exactitude et la fiabilité des processus de paie et de gestion du personnel. Cela peut inclure l’examen des procédures de vérification des fiches de paie, des autorisations de recrutement, des politiques de classification des postes, des procédures de suivi des heures travaillées, etc.

Analyse des écarts : Comparez les données de paie et les informations du personnel avec les normes établies ou les benchmarks de l’industrie. Identifiez les écarts significatifs et effectuez des investigations approfondies pour en comprendre les raisons. Cela peut inclure des erreurs de calcul, des non conformités réglementaires, des lacunes dans les contrôles internes ou des pratiques inadéquates de gestion des ressources humaines.

Vérification de l’exactitude des déclarations fiscales : Assurez-vous que les déclarations fiscales liées à la paie, telles que les déclarations d’impôts sur le revenu et les cotisations sociales, sont correctement préparées et déposées. Vérifiez la précision des calculs des impôts retenus sur les salaires et des cotisations sociales versées aux autorités compétentes.

Analyse des risques : Identifiez les risques potentiels liés à la paie et à la gestion du personnel, tels que les fraudes, les erreurs systématiques, les non-conformités réglementaires, etc. Évaluez l’efficacité des mesures de contrôle existantes pour atténuer ces risques et proposez des recommandations pour renforcer les contrôles et réduire les risques.

Revue des politiques et des procédures : Passez en revue les politiques et les procédures de paie et de gestion du personnel pour vous assurer de leur adéquation aux besoins de l’organisation et de leur conformité aux meilleures pratiques. Vérifiez si ces documents sont à jour, clairs, accessibles aux employés et en accord avec les réglementations en vigueur.

Lorsque vous effectuez des tests et des vérifications, assurez-vous de suivre une approche méthodique et d’utiliser des échantillons représentatifs pour obtenir des résultats significatifs. Documentez toutes les constatations et les résultats des tests, et préparez un rapport détaillé qui inclut les recommandations pour remédier aux problèmes identifiés.

Il est important de souligner que les tests et les vérifications doivent être réalisés de manière objective et impartiale. Si nécessaire, il peut être utile de faire appel à des auditeurs externes ou à des consultants spécialisés pour obtenir une expertise supplémentaire et une perspective indépendante.

Rapport d’audit

À la fin de l’audit, l’auditeur prépare un rapport détaillé qui résume les constatations, les recommandations et les mesures correctives à prendre. Le rapport peut également inclure des suggestions pour améliorer les processus de paie et de gestion du personnel, renforcer les contrôles internes et assurer une meilleure conformité aux réglementations.

Suivi des recommandations

Le suivi des recommandations issues de l’audit de la paie et du personnel est une étape essentielle pour garantir la mise en œuvre des mesures correctives nécessaires et améliorer les pratiques de gestion.

oici les étapes clés pour assurer un suivi efficace des recommandations d’audit :

Établir un plan d’action : Sur la base des recommandations de l’audit, élaborez un plan d’action détaillé qui identifie les mesures spécifiques à prendre, les responsables de leur mise en œuvre et les délais associés. Assurez-vous que chaque recommandation est clairement définie et que les actions nécessaires sont bien détaillées.

Assigner des responsabilités : Attribuez des responsabilités claires à chaque membre de l’équipe ou du département concerné pour la mise en œuvre des recommandations. Assurez-vous que les responsables comprennent clairement ce qui est attendu d’eux et qu’ils disposent des ressources nécessaires pour mener à bien leurs tâches.

Suivre les progrès : Mettez en place un système de suivi pour suivre régulièrement les progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations. Cela peut être effectué à travers des réunions de suivi régulières, des rapports d’avancement ou tout autre moyen approprié. Assurez-vous de documenter les actions entreprises, les défis rencontrés et les mesures prises pour les surmonter.

Communiquer régulièrement : Maintenez une communication ouverte et transparente avec toutes les parties prenantes concernées. Informez-les des progrès réalisés, des obstacles rencontrés et des résultats obtenus. Impliquez les responsables des différentes équipes ou départements pour garantir une compréhension commune des recommandations et une collaboration efficace dans leur mise en œuvre.

Évaluer les résultats : Une fois que les recommandations ont été mises en œuvre, évaluez les résultats obtenus. Mesurez l’efficacité des mesures correctives et leur impact sur les pratiques de gestion de la paie et du personnel. Si nécessaire, ajustez les actions entreprises pour atteindre les objectifs visés.

Documenter les résultats : Assurez-vous de documenter tous les résultats obtenus à la suite de la mise en œuvre des recommandations. Cela inclut les améliorations constatées, les bénéfices obtenus, les leçons apprises et les bonnes pratiques identifiées. Ces informations seront précieuses pour les futures évaluations et audits.

Réviser les processus : En fonction des résultats obtenus et des leçons apprises, envisagez de réviser les processus de gestion de la paie et du personnel afin d’incorporer les meilleures pratiques et d’assurer une amélioration continue. Cela peut inclure des ajustements au niveau des politiques, des procédures, des systèmes informatiques ou de la formation du personnel.

conclusion

En conclusion, l’audit de la paie et du personnel est un processus essentiel pour évaluer et améliorer les pratiques de gestion de la paie et des ressources humaines au sein d’une organisation.

En examinant de manière approfondie les procédures, les politiques et les contrôles internes, cet audit permet de s’assurer de l’exactitude des calculs de paie, de la conformité aux réglementations, de la sécurité des données personnelles et de l’efficacité des processus de gestion des ressources humaines.

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