Le présent article a pour objectif de présenter la mise en œuvre du contrôle budgétaire, et sa contribution dans l‘amélioration de la performance de l’entreprise, qui requiert à son tour un bon usage des différentes outils que nous abordons dans ce qui suit.
Table des matières
I. le lien entre le contrôle budgétaire et la performance
1. Définition et objectifs du contrôle budgétaire
Définition du contrôle budgétaire
« Le contrôle budgétaire est une comparaison entre les résultats réels (réalisations) et les prévisions budgétaires afin de rechercher le (ou les) causes d’écarts, prendre les mesures correctives adéquates, apprécier l’activité des responsables budgétaires » (Pige et Lardy)
Cette définition présente quelques limites dans la mesure où, elle n’aborde qu’un seul aspect celui du contrôle a posteriori, il convient donc d’intégrer la vision à priori du contrôle budgétaire (qui commence dès la phase d’élaboration du budget) tant recommandé par les gestionnaires.
Le contrôle budgétaire à priori se définit alors comme une organisation du système permettant l’alerte des responsables le plus rapidement possible sur les possibilités de risques de dérapage par rapport aux prévisions. Il intervient à tous les niveaux de la gestion budgétaire et permet d’anticiper et de réagir par des mesures correctives (LECLERE)
Objectifs du contrôle budgétaire
Le contrôle budgétaire, pour être efficace, doit assurer l’atteinte de certains objectifs qui se résument ainsi :
- coordonner les activités des différents centres de responsabilité
Le contrôle budgétaire doit assurer une certaine cohésion entre les différents services de responsabilité et évaluer la maitrise du processus de décentralisation
- motiver les responsables en surveillant les délégations
La motivation des responsables est souvent liée au plaisir que procure la délégation d’autorité accompagnant le processus de décentralisation
Une satisfaction des responsables résulte de la confiance dont ils jouissent auprès de la direction générale .Toutefois, le contrôle budgétaire doit assurer le suivi permanent des délégations qui d’ailleurs oblige le délégant à s’assurer du respect de l’exercice des compétences transférées au délégataire.
- mesurer et contrôler la performance de l’entreprise
Le contrôle budgétaire doit aider l’entreprise à l’allocation des ressources aux axes stratégiques et à apprécier les résultats d’exécution budgétaire qui reflètent un degré de maitrise des principaux facteurs clés de succès de l’entreprise. Il est donc considéré comme un facteur d’amélioration de la performance de l’entreprise
- inciter au dialogue et à la communication
Le contrôle budgétaire doit fournir aux différents centres de responsabilité les informations nécessaires à la mise en œuvre d’un ensemble de moyens permettant l’analyse et l’explication de leurs réalisations et leurs déviations par rapports aux prévisions. . Les échanges entre les responsables d’unités concernés et la hiérarchie doivent induire des mesures correctives pour pallier les déviations éventuelles perçues, ainsi que les informations communiquées à l’attention du personnel sur les résultats budgétaires constituent des plages importantes de dialogue et de communication.
2. Définition de la performance
La performance de l’entreprise peut se définir comme le degré de réalisation du but recherché.’ Machesnay11 (1991) :
Une organisation est performante lorsqu’elle est efficace, efficiente et économique .Elle est efficace lorsqu’elle atteint les objectifs poursuivis et, est efficient lorsqu’elle maximise les quantités ou les valeurs obtenues à partir d’une quantité de moyens donnée .l’économie suppose l’acquisition des ressources à moindre coût, quantité et qualité conformes à une norme établie à des moments et à des lieux opportuns. (JACQUOT ET AL)
Ainsi le concept de la performance intègre les trois notions suivantes :
- L’efficacité : correspond à le fait d’orienter les actions entreprises vers l’atteinte d’un objectif fixé.
– spécifique et permet d’atteindre le résultat souhaité.
- L’efficience : correspond à une meilleure gestion possible des ressources mises en œuvre afin d’obtenir les résultats attendus au moindre coût.
De ce fait la performance renvoie à la capacité de mener une action à son terme en minimisant au maximum le coût des ressources mis en œuvre.
- L’économie : la performance intègre également la notion de l’économie qui correspond à l’acquisition des ressources d’’une qualité acceptable et au coût le plus bas possible.
Longing & al associe à ces trois notions, une quatrième notion à savoir la pertinence, qui est le rapport entre les moyens mis en œuvre et les objectifs fixés .Pour évaluer la pertinence il faudra répondre à la question suivante : les moyens mis en œuvre correspondent ils aux objectifs ?
3. Le lien entre contrôle budgétaire et performance
Le contrôle budgétaire est considéré comme un outil de maîtrise et de pilotage de performance .Sa mise en place permet à l’entreprise d’atteindre les objectifs fixés efficacement et officieusement et faire face aux turbulences de l’environnement. Ce pilotage de performance est atteint par le biais de plusieurs outils :
- La planification : qui correspond à la mise en œuvre des objectifs à long et moyen terme et allouer les ressources nécessaire pour leur atteinte. La planification permet ainsi d’atteindre la performance souhaitée grâce à l’atteinte des objectifs.
- Les tableaux de bord : qui constituent des outils d’aide à la décision et qui donnent lieu à des indicateurs de performance qui peuvent aider à l’amélioration du processus budgétaire, et qui apportent des solutions aux dérives constatés. Ces tableaux sont souples et modulables et peuvent être modifiés à n’importe quel moment, selon les besoins et les contraintes du contexte
- Les budgets : l’élaboration des budgets permet à l’entreprise de gérer ses ressources de manière efficace et efficiente et de réguler l’activité en fonction de ses besoins. le respect du budget permet ainsi aux responsables une meilleure gestion budgétaire dans un environnement stable et incertain.
4. Utilité du contrôle budgétaire
- Il est tout d’abord utile aux opérationnels, car il constitue un guide dans leur action quotidienne et leur permet de prendre conscience des conséquences financières de leurs choix techniques.
- Il permet également aux dirigeants d’obtenir une synthèse des diverses activités de l’entreprise, et aux responsables financiers de disposer de chiffrages en valeurs.
- Il permet de vérifier, à travers l’élaboration des budgets, l’atteinte des résultats souhaités, et alerte les responsables en cas de détection d’écarts, des actions correctives à envisager
- Il favorise la coordination des différentes fonctions de l’entreprise tout en autorisant une délimitation des responsabilités.
- Il permet une amélioration la productivité et la rentabilité de l’entreprise.
5. Principes du contrôle budgétaire
Pertinence d’écarts
Avant de rechercher la signification des résultats constatés, il faut tout d’abord s’assurer de la pertinence des écarts et apporter une précision sur la qualité des éléments de référence (les budgets). Cependant le caractère changeant et incertain de l’environnement oblige les entreprises à fonder les actions correctives sur les éléments prévisionnels.
Objectifs de localisation des performances
La mise en place des budgets est souvent accompagnée par une décision de décentralisation des responsabilités, par la création de différents centres de responsabilités.
- Respecter les consommations des ressources pour les responsables de centre de coûts ;
- Dégager le surplus pour les responsables de centre de profit, tout en respectant l’objectif de volume (Alazard & al, 2007,p : 476)
Gestion des exceptions
Ce principe consiste à définir des seuils en dessous desquels les écarts sont considérés comme normaux, et pour lesquels aucune action n’est entreprise. Ainsi les responsables du centre ne s’intéresseront qu’aux rubriques faisant apparaître des écarts significatifs supérieurs à ces seuils, tandis que les écarts exceptionnels seront transmis au niveau hiérarchique supérieur pour détermination des actions d’amélioration à entreprendre.
6. Les différentes étapes du contrôle budgétaire
Contrôle avant l’action
Le contrôle à priori se définit comme une prévision chiffrée, calculée par l’analyse des écarts entre une réalisation et une prévision afin de cerner les couts de l’activité et orienter les décisions de gestion. (PIGE, 2003)
- D’améliorer la préparation de l’action pour les opérationnels en simulant les conséquences de leurs décisions.
- De s’assurer que les dépenses engagées s’inscrivent dans le cadre budgétaire
- De vérifier que les hypothèses retenues sont compatibles avec les objectifs à moyen et à long terme (plan opérationnel et plan stratégique)
Contrôle pendant l’action
Pour la mise en œuvre du contrôle pendant l’action, elle consiste à fournir de façon permanente et rapide aux opérationnels les informations sur les réalisations et cibler l’origine des problèmes en utilisant la technique des écarts suivi de la mise en œuvre des actions correctives. Il s’agit de faire une mesure et une évaluation des performances à travers :
- La mesure des réalisations
- Les contraintes du système budgétaire
- Les indicateurs de performance (Dayan)
Contrôle après l’action
L’objectif du contrôle après l’action n’est plus à corriger les actions mais de présenter un bilan final de la période . Ce bilan final permet :
- D’expliquer les écarts
- De mettre à jour les normes techniques et de réfléchir sur la fiabilité des prévisions.
- De mesurer la performance des responsables qui s’inscrit dans le processus de l’entreprise (DAYAN)
