Le contrôleur de gestion : définition, profil; missions et rôles

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on présente dans cet article dans un premier point la définition et le profil du contrôleur de gestion, puis on traite ses missions et ses rôles.

Définition et profil du contrôleur de gestion

Définition du contrôleur de gestion

Le contrôleur de gestion est le professionnel chargé essentiellement d’organiser efficacement les procédures de traitement de l’information permettant un bon fonctionnement de ce mécanisme de régulation. Son travail est de faciliter le pilotage de l’entreprise.

Pour cela, il accompagne le changement, améliore les systèmes d’informations et les outils et communique avec les autres services. Son rôle ne se cantonne pas uniquement à la surveillance et au fonctionnement technique des outils prévisionnels, comme le budget, en analysant la cohérence des chiffres transmis et en veillant au respect des directives reçues.

Il a aussi un rôle de conseil et d’aide à la décision auprès de la direction générale sur des projets stratégiques et auprès des responsables opérationnels sur leurs problèmes de gestion courante. Le contrôleur de gestion est polyvalent, il doit organiser les procédures et maîtriser les différents outils permettant d’établir un diagnostic, gérer les informations et conseiller les décideurs, intégrer la dimension technique de l’activité et gérer les hommes. Il est à la fois concepteur, animateur et vérificateur.

Le contrôleur de gestion ne peut pas résoudre miraculeusement tous les problèmes de gestion. Le fait d’avoir un excellent contrôle de gestion n’est pas suffisant pour avoir de bons résultats. Inversement, on peut très bien avoir d’excellents résultats sans avoir de contrôle de gestion, et le contrôleur doit faire attention de ne pas être simplement la « mouche du coche », pour reprendre l’image de la célèbre fable de la Fontaine… Ceci nous amène à opérer un certain nombre de distinctions.

Le profil du contrôleur de gestion

On comprend finalement que le profil d’un contrôleur souvent ressembler à un « mouton à cinq pattes » : il est exigé de sa part des qualités techniques professionnelles très étendues et, de plus, il lui faut posséder de grandes qualités humaines et psychologiques. De telles compétences expliquent qu’une bonne connaissance de l’organisation en tant que discipline soit également nécessaire dans la mise en œuvre du contrôle.

Cela nécessite également de nos jours de solides compétences en systèmes d’information. Une liste des qualités exigées au contrôleur de gestion dressée par Bouin et Simon présentée dans le tableau suivant :

Tableau : les qualités du contrôleur de gestion dressé par Bouin et Simon

Qualités techniques Qualités humaines
  • Rigoureux, méthodique, organisé
  • Fiable, clair
  • Cohérent
  • Capable de synthèse
  • Faisant circuler l’information sélectionnée
  • Maîtrisant les délais
  • Connaissant les outils
  • Morales : honnêteté, humilité
  • Communicantes : dialogue, animation, formation, diplomatie, persuasion
  • Mentales : ouverture, critique, créativité
  • Collectives : écoute, accompagnement, implication
  • Sociales : gestion des conflits
  • Entrepreneuriales : esprit d’entreprise

rôles et missions du contrôleur de gestion

Le contrôleur de gestion est prestataire de services

Il est en relation avec la direction générale de l’entreprise et chacune des directions. Il n’intervient pas dans la réalisation des opérations. Il n’est à cet égard, en aucune manière un décideur.

a. Rôle de consultant

1- Il collecte les données, essentiellement à l’intérieur de l’entreprise, ou reçoit des données de l’extérieur, par le truchement des services opérationnels, les traite et fournit les informations de synthèse, à l’aide du système d’informations à sa disposition.

2- Assiste les opérationnels dans l’établissement de leurs budgets. Fournit les informations susceptibles de les aider à élaborer leurs plans d’actions, et à développer leur motivation, par la participation à la fixation des objectifs et le suivi des réalisations, afin de mesurer leurs performances.

3- Le contrôleur de gestion travaille toujours pour un décideur, et il doit être conscient qu’il ne « vend » pas du contrôle de gestion mais tel ou tel produit comme les opérationnels.

b. Rôle d’observateur

Le rôle d’observateur du contrôleur de gestion se manifeste tant dans ses fonctions que vis-à-vis des contraintes qu’il subit, ou des bases sur lesquelles ses fonctions reposent. Il doit analyser pour la direction générale et les responsables concernés, l’environnement, ainsi que le climat psychologique et social de l’entreprise.

Il doit observer pour les opérationnels, la manière dont les objectifs et la structure sont définis et perçus.

Enfin, la mesure des performances exige qu’il soit un observateur impartial, pour enregistrer et analyser les performances et les écarts.

c. Rôle de conseiller

le contrôleur de gestion est aussi un conseiller auprès de la direction
– il n’a aucun pouvoir hiérarchique. Il ne peut pas prendre de décisions, sauf dans le cadre de ses fonctions ;
– il doit convaincre, aider, guider pour orienter l’action vers l’objectif ;
– il doit amener la structure et l’objectif à être efficaces dans l’entreprise.

d. Coordonnateur

Le contrôleur de gestion est un coordonnateur tant au niveau de la planification que de la mesure des performances.

Au cours de la phase de prévision, c’est son rôle principal. Il doit coordonner les prévisions de tous les centres de responsabilité dans le temps, pour l’établissement des budgets et pour garantir la qualité de la prévision concernant les objectifs et les moyens.

Du point de vue de la gestion, il doit assurer le cohérence et l’homogénéité des plans à long terme avec l’objectif fondamental, des plans à court terme avec ceux à long terme.

A travers la mesure des performances, il doit s’assurer que l’action est cohérente avec les plans, par l’analyse des écarts et le déclenchement des actions correctrices.

Le contrôleur de gestion garant, animateur et promoteur du système d’informations

Même s’il ne possède pas un pouvoir de décision, le contrôleur de gestion doit garder une vue d’ensemble du système d’informations et des opérations de l’entreprise.

Il a pour rôle d’assurer son bon fonctionnement et sa pérennité. Il doit aussi veiller à sa mise à jour, en fonction de l’évolution des opérations et des structures de l’entreprise ; de manière à ce que l’information utile soit produite. Il apparaît à cet égard comme animateur du système d’informations.

a. Le contrôleur de gestion animateur

Il est animateur tout d’abord à l’intérieur de son propre département ; cela est évident. Mais il l’est aussi pour toute l’entreprise. Ses rôles de coordinateur et de conseiller l’impliquent.

Il doit motiver et inciter tous les responsables à être efficaces de manière permanente.

Du fait qu’il n’a pas d’autorité hiérarchique, il lui est essentiel qu’il soit capable de convaincre, de former, et d’entraîner tous les responsables à leurs objectifs. Nécessairement pourvu d’une grande compétence et d’une autorité personnelle, le contrôleur de gestion doit être « psychologue ».

Il doit avant tout croire à la valeur de l’homme, en sa faculté d’initiative et de créativité, et à un certain droit à l’erreur. « Croire en l’homme est la base de la délégation des responsabilités ».

b. Animation de la procédure budgétaire

Le contrôleur de gestion contribue à rassembler les données chiffrées qui permettent de préciser et d’affiner les stratégies et les objectifs.

En allant sur le terrain, à l’écoute des responsables, il pourra orienter les réflexions et les analyses, regrouper les idées qui foisonnent pour s’assurer, ensuite, de leur cohérence avec la stratégie de l’entreprise, et la traduire en objectifs de progrès.

Les informations lui sont fournies par les systèmes et procédures budgétaires dont il assure :
– la coordination par la confrontation, la documentation, l’assistance à la préparation, le chiffrage et la centralisation ;
– la présentation à sa hiérarchie des différents résultats obtenus (budget global et par unité, résultat et compte d’exploitation prévisionnels).
– le suivi et la diffusion adéquate des budgets arrêtés par la direction générale ;
– l’analyse et l’interprétation des écarts et des tendances défavorables ;
– la proposition de mesures et actions correctives.

Conception et suivi du fonctionnement des systèmes

Le contrôleur de gestion doit prendre une large place à la conception, et assurer le bon fonctionnement du système de production des informations. Il a des relations fonctionnelles étroites avec les unités qui conçoivent les systèmes, produisent et contrôlent les informations.
• Organisation
• Comptabilité générale
• Informatique
• Celles qui assurent le fonctionnement de la procédure budgétaire, le suivi de la comptabilité analytique et la préparation des tableaux de bord.

Présentation des résultats et tableaux de bord

Le contrôleur de gestion suit les activités par des contrôles globaux et indiciaires. Il recherche avec les services, les explications des évolutions défavorables constatées. Il transmet périodiquement des rapports à la hiérarchie ; explicitant les résultats d’activité, et les points marquants, obtenus à partir des tableaux de bord.

Assistance aux directions

« La philosophie » du contrôle de gestion est d’orienter progressivement les services de l’entreprise vers l’auto-contrôle. Le contrôleur de gestion surveille les grands équilibres de l’entreprise et effectue des contrôles par exception.

Sa mission est donc essentiellement orientée vers l’assistance et le conseil des autres directions. Il devra faire preuve à ce titre, d’une grande capacité de dialogue ; notamment lorsqu’il faudra rechercher les mesures et actions susceptibles d’améliorer les résultats, ou tendances défavorables constatées.

Il doit aller sur le terrain ; développer les relations inter-directions ; favoriser les rencontres ; promouvoir le travail en équipe. Son rôle ressort plutôt du conseil et de l’assistance que de « l’opération commando » qu’on voulait quelque fois lui voir mener.

Pour pouvoir jouer son rôle efficacement, et avec l’indépendance requise, il disposera des effectifs nécessaires lui permettant d’assurer le suivi des différents systèmes d’informations dont il a la charge.

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