Les enjeux de la fonction RH par rapport au SIRH sont nombreux.
La mise en place ou le remplacement d’un SIRH peut avoir des causes externes, réglementaires ou légales. Mais cela peut aussi être le fruit d’une réflexion interne.
« En 2004, Jean-Marie Peretti distingue quatre différentes motivations et problématiques par rapport à la mise en place d’un SIRH » :
« Optimisation des processus RH » : le SIRH doit permettre de faciliter la gestion des savoirs, la diffusion des connaissances, le développement des compétences requises, la mobilisation et la conservation de ces compétences, la motivation des collaborateurs, « Mondialisation : les pratiques de gestion des ressources humaines doivent répondre à la logique mondiale et locale. »
« Centralisation des données : pour accompagner la stratégie de l’entreprise, la fonction RH a besoin d’une vision globale de ses ressources (paie, formation, GPEC…). »
« Responsabilisation des acteurs : le SIRH doit permettre la décentralisation vers les directions opérationnelles, puis vers l’encadrement et les salariés », planning de formation, congés… (F. Bournois, S. Point, J. Rojot, J-L. Scaringella, 2007)
Ces derniers (2007) leur adjoignent quatre autres problématiques :
« Politique de transparence » : fournir des services sous forme d’informations et de rapports (offres d’emploi, actualités, rapport annuel, rapport développement durable…).
« Intérêts recherchés » : traiter avec le maximum de facilité (par l’automatisation) et de sécurité les tâches administratives et de paie ; participer à la mise en place de nouveaux outils de gestion des RH ; compléter les outils de gestion.
« Performance » : gain de productivité, optimisation et maîtrise des flux d’informations, réduction des délais, maîtrise des coûts et plus grande disponibilité vis-à-vis des collaborateurs.
« Recentrage de la fonction RH » : se libérer des tâches fastidieuses et répétitives pour se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée. »
La mise en place d’un SIRH entraîne un recentrage sur le coeur de compétences et une modification du pouvoir. Les nouvelles technologies participent donc à l’évolution de la fonction RH et renouvellent les rôles et missions de ses managers dans l’entreprise. Il y a deux enjeux cachés :
« un enjeu de pouvoir : le SIRH permet d’accroitre la productivité, améliore l’efficacité des gestionnaires prenant des décisions pour répondre aux besoins de l’entreprise, permet de contrôler et mesurer l’évolution du personnel, permet de faire des projections selon différents scénarios. Par le SIRH, les RH deviennent des acteurs à part entière et incontournables dans le management de l’entreprise, des business partners.
Un enjeu de crédibilité : le SIRH permet de montrer le rôle indispensable et méconnu de la fonction RH, avec l’implication du personnel dans la gestion de l’information liée au processus de GRH. »(F. Bournois, S. Point, J. Rojot, J-L. Scaringella, 2007)
C-H. Besseyre des Horts (2005) nous dit lors d’une conférence sur les « pratiques et outils pour répondre aux nouveaux enjeux Ressources Humaines du secteur banque/finance » : « D’un système essentiellement bureaucratique fondé sur le respect des règles, nous sommes passés à un management basé sur la loyauté et l’esprit de groupe (années 80), avant de plonger tête baissée dans une logique de marché et de résultat qui a entrainé la mise en place du management individuel et du calcul de la performance.
La tendance serait maintenant à l’adhocratie, dans laquelle l’innovation joue un rôle moteur. La GRH doit prendre une part active à cette innovation et devenir force de proposition. » (C-H. Besseyre des Horts, 2005)
Selon lui, il faut adopter un SIRH « *…+ performant, permettant de mutualiser, d’externaliser et de partager les connaissances et les processus, sans perdre le lien avec les collaborateurs *…+ » pour répondre aux quatre défis majeurs auxquels la GRH fait maintenant face :
« Le partenariat, pour renforcer son rôle stratégique, La crédibilité, pour améliorer son image et son professionnalisme, Le changement organisationnel, pour intervenir directement dans la transformation de la culture d’entreprise, La reconnaissance des personnes, pour apporter aux employés une reconnaissance qualitative de leurs mérites, qui sera peut-être un avantage concurrentiel par la suite. »(C-H. Besseyre des Horts, 2005)
Sans négliger les freins et les difficultés que la GRH peut rencontrer dans la mise en place et l’utilisation du SIRH, les apports potentiels du SIRH sont nombreux, comme par exemple :
« un traitement des données plus rapide, une information de meilleure qualité, une planification et une mise oeuvre de programmes plus performantes, une communication améliorée, une capacité à traiter de très larges volumes d’information, une organisation en mode projet, la responsabilisation des employés, une augmentation du savoir des employés, une organisation apprenante » (R. Purna Chandra, 2009).
Dans des entreprises plus importantes et les groupes, la mise en place du SIRH est un moyen de coordonner et contrôler l’ensemble de la fonction RH, d’harmoniser les politiques et les pratiques, de structurer et normaliser l’ensemble de l’organisation d’une façon transversale. Nous reviendrons sur ces aspects dans le chapitre consacré à l’international.
C’est aussi la possibilité de fédérer l’ensemble de ses moyens avec la création de centres de services partagés et de pôles d’excellence, ou de déléguer partiellement ou totalement ces fonctions par l’externalisation. Ces possibilités sont abordées dans un autre chapitre spécifique qui leur est consacré.
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