L’évaluation des performances des salariés

L’évaluation des performances est un outil absolument indispensable dans toute entreprise. Pourtant, de nombreux managers hésitent à s’en servir et la plupart des employés la redoutent. Bien souvent, elle est inexistante ou effectuée de façon inefficace.

Très peu de salariés bénéficient d’une évaluation des performances formelle, régulière, sérieuse et complète.

L’évaluation des performances est-elle vraiment nécessaire ? Managers et employés répondent « Oui » d’une seule voix. Pourtant, si l’on regarde en profondeur, la réalité est tout à fait différente. Si la plupart des managers considèrent l’évaluation des performances comme un outil indispensable au développement des compétences et à l’amélioration des performances, ils l’effectuent souvent trop tard et de façon incomplète.

Ils oublient l’objectif de développement des compétences. Or, une mauvaise évaluation des performances est inutile, surtout si elle entraîne un plus grand besoin de coaching.

Dans cet article, vous allez comprendre l’importance de l’évaluation des performances, effectuer une évaluation des performances, eviter les erreurs d’évaluation et améliorer les évaluations.

Évaluation des performances : pour quoi faire ?

L’évaluation des performances s’avère nécessaire dans de nombreuses situations. Elle fait partie de la délégation, de la définition des objectifs, du coaching, de la motivation et du suivi des performances. Elle présente notamment les avantages suivants :

  • Possibilité de résumer les performances passées et de fixer un nouveau niveau de performances

tous les salariés veulent savoir s’ils font du bon travail ou non. L’évaluation formelle des performances oblige les managers à communiquer aux employés leurs résultats – qu’ils soient bons ou mauvais – et à leur fixer de nouveaux objectifs. Dans de nombreuses sociétés, l’évaluation annuelle des performances constitue tout simplement une occasion pour les managers de discuter avec leurs employés des résultats de leurs efforts.

  • Opportunité de communiquer

vous devez être sûr d’être sur la même longueur d’onde que vos employés. Faites un petit exercice avec votre supérieur. Faites la liste de vos dix principales tâches. Ensuite, demandez à votre supérieur de faire la liste des tâches qu’il considère prioritaires parmi celles qu’il vous a confiées.

Surprise ! Vos listes sont probablement très différentes l’une de l’autre. En moyenne, les personnes qui font cet exercice se rendent compte que les listes ne comportent que 40 % d’informations en commun. L’évaluation des performances permet à l’employé et au manager de s’assurer qu’ils se sont bien compris.

  • Forum pour un plan de carrière

dans de nombreuses sociétés, le plan de carrière d’un employé est commenté lors de l’évaluation des performances.

Managers et salariés sont souvent trop occupés pour prendre le temps de réfléchir à leur progression au sein de la société ou dans leur carrière. Aussi, bien que les discussions concernant les plans de carrière ne fassent pas véritablement partie du processus d’évaluation des performances, vous pouvez faire d’une pierre deux coups.

  • Document formel concernant les performances d’un employé

la plupart des salariés reçoivent des informations informelles concernant leurs performances – surtout des critiques. Vous avez quoi ? Vous êtes dingue ? ! Ces informations sont transmises verbalement et ne laissent donc aucune trace. Si vous souhaitez offrir une promotion à un employé, il vous sera beaucoup plus facile de justifier votre décision si vous disposez de documents écrits (y compris d’évaluation des performances).

Vous avez donc toutes les raisons d’effectuer régulièrement une évaluation formelle des performances de vos employés. Mais au cas où vous ne seriez pas encore convaincu, voici un argument imparable : de nombreuses sociétés ont versé de grosses sommes
d’argent à des employés ou d’anciens employés qui leur ont fait un procès pour licenciement abusif ou autre décision partiale.

Imaginez comme vous vous sentiriez seul à la barre si vous deviez jouer la scène suivante :

Avocat : Alors, monsieur x, pouvez-vous dire à la Cour pourquoi vous avez licencié l’employée Victime.

Monsieur x (vous) : Certainement, avec plaisir. Les performances de l’employée Victime étaient tout à fait insatisfaisantes – les plus basses de tout le service.

Avocat : Pendant les cinq années au cours desquelles ma cliente a travaillé pour votre société, avez-vous effectué une évaluation formelle de ses performances ?

Monsieur x (vous) : Euh… Eh bien, non. Je voulais le faire, mais je suis très occupé. Je n’ai jamais eu le temps de l’effectuer.

Avocat : Monsieur x, voulez-vous dire que, pendant toutes les années qu’elle a passées dans votre société, l’employée Victime n’a jamais reçu aucune évaluation des performances ? Comment ma cliente était-elle censée corriger ses prétendues mauvaises performances si vous ne lui avez pas donné les informations nécessaires pour le faire ?

Monsieur x (vous) : Euuuh…

Le processus d’évaluation des performances

L’évaluation des performances est un outil indispensable aussi bien pour vous et votre société que pour vos employés. Vous avez donc tout intérêt à l’effectuer correctement.

De nombreux managers négligent le processus d’évaluation des performances : « Comment me débarrasser de cette corvée pour pouvoir retourner le plus vite possible à mon véritable travail ? » Dans leur hâte, ils fondent toute leur évaluation sur quelques exemples récents.

Par conséquent, le résultat est parfois surprenant et déconcertant pour les employés. Pire encore, les commentaires sont si mielleux que l’évaluation perd tout son intérêt.

Le processus d’évaluation des performances est beaucoup plus vaste que le document écrit qui en résulte. Il comprend les cinq étapes suivantes :

1Fixer des objectifs et des critères d’évaluation

Commencez par fixer des objectifs et des critères permettant d’évaluer les performances des salariés. Communiquez ces objectifs avant d’évaluer vos employés et non après ! L’évaluation des performances commence dès le premier jour de travail. Dites dès le départ à vos employés comment ils seront évalués en leur expliquant clairement le processus.

Les objectifs doivent être précis. Vérifiez que vos employés les ont compris et qu’ils acceptent les critères d’évaluation que vous avez fixés. La communication doit fonctionner dans les deux sens. Les salariés ont leur mot à dire dans la définition d’objectifs et de critères d’évaluation.

2- Donner régulièrement un feed-back précis

Essayez de surprendre vos employés en train de faire du bon travail et félicitez-les immédiatement, sur place. Si vous les surprenez en train de faire une erreur (personne n’est parfait !), faites-le-leur savoir également. Le feed-back est beaucoup plus efficace lorsqu’il est donné régulièrement et souvent que lorsque vous le gardez pour une occasion spéciale. Une bonne évaluation des performances doit être sans surprise.

3Préparer une évaluation des performances écrite

Chaque entreprise a ses propres règles en matière d’évaluation des performances.

Certaines évaluations sont de simples formulaires d’une page comportant quelques cases à cocher, tandis que d’autres s’étalent sur plusieurs pages et requièrent un véritable talent de narrateur. Quelles que soient les habitudes de votre société, l’évaluation des performances doit être un résumé des événements importants qui ont eu lieu au cours de la période évaluée – événements dont vous avez déjà discuté avec vos employés. Vos commentaires doivent être illustrés par des exemples et directement liés aux objectifs et aux critères d’évaluation fixés à l’étape n° 1.

Pour plus d’efficacité, demandez à vos employés de remplir leur propre évaluation des performances. Comparez vos commentaires avec les leurs. Les différences que vous constaterez seront des sujets de discussion tout trouvés.

4- Rencontrer personnellement vos employés pour discuter de leur évaluation des performances

Investissez-vous personnellement pour faire passer votre message. Prévoyez un créneau horaire approprié pour discuter en personne avec vos employés de leur évaluation des performances. Ne vous contentez pas d’une petite conversation de
cinq ou dix minutes. Réservez au moins une heure à chacun de vos employés.

Choisissez un endroit confortable, où vous ne serez pas dérangés. Soyez positif et encourageant. Même si vous devez discuter d’un problème, insistez sur la façon dont vous et votre employé pouvez le résoudre ensemble.

5- Fixer de nouveaux objectifs et critères d’évaluation

Lorsque vos employés et vous prenez le temps de discuter ensemble, vous avez la possibilité d’oublier vos tâches quotidiennes et de prendre du recul. Vous pouvez faire une analyse approfondie de votre travail pour découvrir ce qui fonctionne bien et ce qui pose problème. En vous basant sur cette analyse, vous pouvez fixer de nouveaux objectifs et critères d’évaluation. La dernière étape du processus d’évaluation des performances devient la première de la période suivante.

En matière d’évaluation des performances, les managers doivent tenir compte de beaucoup de facteurs. En voici quelques autres :

  • La communication avec les employés doit être fréquente pour éviter les surprises. Commentez les performances de chacun de façon informelle, le plus tôt et le plus souvent possible.
  • L’évaluation des performances doit être tournée vers l’avenir – définition de nouveaux objectifs, amélioration des performances – et non vers le passé.
  • L’apprentissage et le développement doivent toujours faire partie du processus d’évaluation des performances. En revanche, l’éventuelle augmentation du salaire peut être discutée à part.

Les erreurs courantes en matière d’évaluation

Le processus d’évaluation comprend un certain nombre de pièges. Pour éviter de faire un faux pas qui pourrait vous coûter cher, gardez à l’esprit les erreurs les plus courantes :

  • L’effet pervers de l’auréole

Si l’un de vos employés est particulièrement doué dans un certain domaine, vous pouvez être tenté d’ignorer les problèmes qu’il rencontre dans d’autres domaines. Par exemple, vous risquez d’attribuer à votre meilleur vendeur (indispensable à votre entreprise pour que l’augmentation du chiffre d’affaires se poursuive) une évaluation très favorable (une auréole) alors qu’il ne rend jamais ses rapports dans les délais.

  • L’effet pervers du mauvais souvenir

c’est l’effet contraire de celui de l’auréole. Un mauvais souvenir vous pousse à rabaisser les performances globales d’un employé. Par exemple, votre assistant a fait du bon travail pendant des mois mais, la semaine dernière, il a oublié de recontacter un client. La société a perdu ce client et vous avez sanctionné votre assistant avec une évaluation des performances cinglante.

  • Les stéréotypes

vous laissez des préjugés altérer vos évaluations. Par exemple, vous pensez que les femmes sont plus douées pour assembler des composants électroniques que les hommes. Par conséquent, vous accordez toujours aux femmes le bénéfice du doute, tandis que les hommes doivent faire leurs preuves pour que vous les preniez au sérieux.

  • Les comparaisons

lorsque vous évaluez deux employés à la fois, vous pouvez être tenté de comparer leurs performances. Si l’un d’eux est particulièrement efficace, l’image de l’autre s’en trouvera ternie – quel que soit son niveau de performances. À l’inverse, un employé peut sembler très performant comparé à un autre, dont les résultats sont véritablement insatisfaisants. Évaluez les performances de chaque salarié dans l’absolu et non relativement à celles des autres.

  • L’effet miroir

nous avons tous tendance à aimer les gens qui nous ressemblent. Résistez à la tentation d’être généreux avec les employés qui se comportent comme vous et sévère avec les autres. Restez objectif en toutes circonstances.

La volonté de ne blesser personne : si tant de managers redoutent l’évaluation des performances, c’est souvent parce qu’elle les oblige à reconnaître les défauts de leurs employés et à leur en parler. Il est toujours délicat d’annoncer une mauvaise nouvelle mais vous devez vous y astreindre. Sinon, comment vos employés sauront-ils où faire porter leurs efforts pour améliorer leurs performances ?

Pourquoi certaines évaluations tournent mal

Les évaluations sont rarement effectuées de façon efficace. En général, non seulement elles sont mal rédigées (sans exemples précis), mais l’élément principal du processus, la discussion, est négligé. Par conséquent, elles n’ont pas l’impact qu’elles devraient avoir.

Le processus d’évaluation peut susciter une véritable appréhension – des deux côtés de l’équation. De nombreux managers ne se sentent pas à la hauteur de la tâche et les salariés n’obtiennent pas à temps les informations dont ils ont besoin pour faire de leur
mieux. Une tension supplémentaire s’ajoute à cette appréhension dans la mesure où certaines sociétés basent les augmentations de salaires sur l’évaluation des performances. Les évaluations axées autour du salaire et non des performances sont malheureusement courantes.

Pourquoi certaines évaluations aboutissent-elles à un échec ?

  • Évitez les pièges

Bien que le processus d’évaluation des performances soit relativement simple en soi, il ne s’agit pas seulement de remplir un formulaire de trois pages une fois par an et de discuter avec chaque salarié pendant une quinzaine de minutes pour lui communiquer les résultats.

Le processus d’évaluation commence dès que l’employé est recruté, se poursuit tout au long de la période pendant laquelle il travaille pour vous, et ne prend fin que lorsque, à la suite d’une mutation, d’une promotion ou d’un licenciement, il n’est plus sous votre autorité.

L’ensemble du processus consiste à fixer des objectifs à vos employés, à effectuer un suivi de leurs performances, à les coacher, à les soutenir, à les conseiller et à leur donner régulièrement un feed-back (positif ou négatif) sur leurs performances. Si vous avez fait tout cela avant d’effectuer l’évaluation annuelle ou semestrielle des performances de vos employés, vous n’aurez qu’à résumer les événements passés et personne ne sera déçu.

N’attendez pas l’évaluation formelle des performances pour donner un feed-back aux salariés. Malgré tous vos efforts et ceux de vos employés, une tâche peut mal tourner : le calendrier n’est pas respecté, des obstacles empêchent la progression du projet, ou la confusion s’est installée au sein de l’équipe. Si vous n’avez pas mis au point un système de suivi, vous vous rendrez compte de ces problèmes lorsqu’il sera trop tard. Vous serez furieux mais plus personne n’y pourra rien.

  • Au secours, on m’agresse !

Eden se souviendra encore longtemps de la façon dont il a été agressé par un de ses supérieurs. Un jour, qui avait pourtant commencé comme les autres, il a trouvé un dossier dans son casier. Le dossier était clos avec des agrafes, ce qui était courant dans cette société où tous les documents destinés aux employés étaient déposés dans leur casier.

Cela dit, il comportait cinq ou dix agrafes supplémentaires, ce qui était vraiment louche. Eden s’est dépêché de l’ouvrir. À l’intérieur, se trouvait un mémo énumérant de nombreux exemples de sa prétendue négligence : projets terminés en retard, erreurs qui avaient ralenti les activités de la société et autres manquements graves à ses devoirs.

  • Une horreur !

Après s’être remis du choc provoqué par cette agression, Eden a remarqué les défaillances de cette méthode peu orthodoxe :
Premièrement, le mémo ne mentionnait pas, ne serait-ce qu’en une phrase, les 99 % de tâches qu’il avait accomplies correctement et dans les délais.

Deuxièmement, dans les cas où il n’avait soi-disant pas respecté les objectifs de son manager, aucun objectif n’avait en réalité été fixé, ni à l’avance ni au cours du projet. Il n’avait donc su que sa tâche ne répondait pas aux attentes de son manager que lorsqu’elle avait été terminée. Le corps était déjà froid, il était trop tard, on ne pouvait plus que l’enterrer.

Troisièmement, après avoir lâché la bombe, son manager était passé à autre chose. Il n’avait effectué aucun suivi et fixé aucun autre objectif. Rien. Le décor était planté pour une nouvelle série d’espoirs déçus. C’est ce qu’on appelle le management par embuscades successives !

Au lieu de suivre la progression de Eden tout au long de la réalisation de ses tâches et de soutenir ses efforts, le manager a préféré garder ces prétendus manquements sous le coude pour les jeter à la figure de Eden d’un seul bloc.

Bien sûr, cette embuscade a pris beaucoup moins de temps que la mise en place et la gestion d’un système de suivi – ou qu’une simple discussion – mais les résultats sont nuls. Non seulement les objectifs n’ont pas été atteints (comment auraient-ils pu l’être puisqu’ils n’ont pas été communiqués ?), mais aucune mesure n’a été prise pour qu’ils soient atteints à l’avenir.

Pour éviter les surprises, préparez-vous

Si vous faites correctement votre travail de manager, vos employés ne devraient pas avoir de surprises. Soyez en contact permanent avec eux et donnez-leur régulièrement un feed-back sur leurs performances.

Ainsi, lorsque vous effectuerez l’évaluation de leurs performances, vous n’aurez qu’à récapituler ce dont vous avez déjà discuté avec eux pendant la période de suivi. Si vous avez toujours laissé la porte ouverte au dialogue, vous pourrez utiliser l’évaluation formelle comme un moyen positif d’améliorer les performances de vos employés.

De nombreux managers réduisent la phase de préparation de l’évaluation des performances au maximum, comme ils le font pour les entretiens. Ils commencent à se poser des questions juste avant de rencontrer l’employé. Oh, oh ! Cathy va arriver dans cinq minutes. Qu’est-ce que j’ai fait de son dossier ? Il doit pourtant bien être quelque part !

L’évaluation des performances est un travail de toute l’année. Dès que vous identifiez un problème, faites-en part à l’employé, et inscrivez-le dans son dossier. Faites de même lorsqu’il s’agit d’une bonne initiative.

Au moment d’effectuer l’évaluation des performances, vous n’aurez plus qu’à ressortir le dossier et à vous baser sur toute la documentation dont vous disposez. Cette pratique facilite grandement le processus et rend l’évaluation beaucoup plus pertinente et efficace.

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