La fonction de contrôle de gestion (CDG) est une fonction qui vise à influencer les comportements des managers pour mettre en œuvre la stratégie de l’organisation.
Concrètement, cela se traduit par la formulation de prévisions, en définissant les objectifs, en mettant en place les moyens, en comparant les performances passées et futures et les objectifs, en corrigeant les objectifs et les moyens.
Il s’inscrit dans une démarche de contrôle global de l’organisation (généralement l’entreprise) afin d’en maîtriser le fonctionnement et s’applique pour cela également aux consignes et procédures de travail suivies afin d’en vérifier le bien-fondé. De façon générale, Il vise à faciliter le pilotage et la régulation du fonctionnement de l’entreprise (par anticipation, alerte ou rétroaction).
L’ensemble des missions que le contrôleur de gestion peut être amené à effectuer, nécessite qu’il ait une connaissance de la marche générale de l’entreprise, et du fonctionnement des différents services et directions. Pour cela, il doit posséder l’ensemble des informations nécessaires au bon accomplissement des travaux qui lui sont confiés.
En outre, le contrôleur de gestion doit donner à tous les responsables, les moyens de piloter et de prendre des décisions propres à assurer le devenir de l’entreprise, tout en ayant à leur disposition la connaissance la plus exacte et la plus rapide de leur situation actuelle.
Les missions qui lui sont confiées consistent, en la mise en place et le fonctionnement du système, ainsi que l’animation de ses procédures. Il exerce aussi une mission de conseil.
Mise en place et fonctionnement de la fonction de contrôle de gestion
La conception et la mise en œuvre du système de contrôle de gestion sont réalisées en collaboration avec les services de l’organisation et de l’informatique.
1- Le système d’informations
Le contrôleur de gestion a pour rôle de concevoir et de garantir l’utilisation et l’évolution possibles du système d’informations de gestion, compte tenu de la décentralisation.
Ce système doit pouvoir restituer aux différents niveaux de la hiérarchie, des informations qui leur permettent d’assurer pleinement leurs responsabilités dans le cadre des délégations reçues ; et privilégier toutefois les données sur lesquelles les responsables peuvent agir rapidement.
2- Comptabilité analytique
a- Préparation
Le contrôleur de gestion arrête les centres de coûts et les centres de profits, le système de calcul des coûts des cessions internes, la répartition des charges et les possibilités d’analyse qui en découlent, en les harmonisant avec la structure de l’entreprise.
b- Calcul des coûts de revient
Il conçoit et met en œuvre le système et les procédures de calcul des coûts de revient de l’entreprise, globalement et par centre de profits, de contrôler leurs affectations et d’en mesurer la rentabilité.
3- Système budgétaire
a- Conception
Il conçoit et propose à la direction générale, le système et les procédures budgétaires intégrant les centres de responsabilité du siège et des départements. Les met en place.
b- Sensibilisation
Il sensibilise les responsables d’unités, à la part des travaux leur revenant dans ce même domaine, et les assiste pour ces travaux.
c- Normes et standards
Il détermine les normes générales en matière de statistiques, à appliquer à tous les services et unités de l’entreprise (type, fréquence, production, contenu). Il évalue aussi les normes en matière de coûts et d’activités, ainsi que les standards qui permettent la mesure des performances.
4- Travaux de synthèse
a- Tableaux de bord
Il est chargé de mettre au point les tableaux de bord, instruments d’aide à la décision, et de s’assurer que la direction générale et les responsables concernés disposent en permanence des informations requises.
b- Mesure des performances
Il organise un système de mesure des performances, qui tient compte de la qualité du travail réalisé.
5- Missions liées à l’organisation
– Contribue à la conception de la structure de l’entreprise, sur la base d’une décentralisation de l’autorité.
– Propose la simplification des procédures administratives.- Fournit aux services de l’audit, toutes les informations susceptibles d’orienter leurs activités.
– Participe au développement d’outils informatiques de simulation des coûts, des produits et des budgets.
Animation des procédures de la fonction de contrôle de gestion
1- Préparation
a) Le contrôleur de gestion se charge de préparer les plans, budgets et comptes d’exploitation prévisionnels globaux et par centre de profits, ainsi que leur actualisation périodique.
b) Coordonne les différentes prévisions en fonction de l’objectif, et communique aux responsables les informations nécessaires, pour les aider à formuler leurs besoins budgétaires.
c) Définit les règles de consolidation et d’agrégation des plans, budgets et tableaux de bords à chaque niveau hiérarchique.
2- Assistance et coordination
a) Veille au respect du calendrier prévu, en s’assurant que les documents du budget parviennent dans les délais à tout un chacun.
b) Assiste les responsables des unités dans la formulation et la quantification des objectifs, ainsi que et l’identification des facteurs de succès ou d’échec dans la réalisation de leurs objectifs.
c) Coordonne les différentes prévisions, plans et programmes. En effet, c’est lui par exemple qui établit le budget consolidé.
3- Exploitation des données budgétaires
– Organise la centralisation des informations relatives à la constitution des budgets.
– Anime la procédure budgétaire en rassemblant les données chiffrées, qui permettent de préciser et d’affiner les stratégies et les objectifs.
4- Elaboration du budget
– Détermine en collaboration avec les différentes unités, les budgets annuels et vérifie leur cohérence avec les plans à moyen terme.
– Présente à la hiérarchie les différents résultats obtenus, concernant le budget global et par unité et le compte d’exploitation prévisionnel.
– Assure la diffusion des budgets arrêtés et approuvés par la direction générale.
– Procède à l’actualisation du budget général et des budgets auxiliaires, en fonction des facteurs endogènes et exogènes lorsque les prévisions initiales ne sont pas conformes à l’objectif.
5- Suivi du budget
a) En fonction des situations périodiques arrêtées, il constate les écarts entre les budgets arrêtés et les réalisations correspondantes, les analyse en collaboration avec les responsables des unités, et propose les actions correctrices envisageables, pour rectifier les tendances défavorables ou améliorer les résultats et en informe la direction générale.
b) Participe aux réunions budgétaires, là où sont examinés les résultats comparés aux prévisions.
III- Etudes économiques et travaux de synthèse
Les études économiques et les travaux de synthèse que le contrôleur de gestion mène, aboutissent à des conclusions orientées vers une plus grande efficacité, une meilleure rentabilité et des gains de productivité.
1- Analyse de synthèse
a- Tableaux de bord
Il élabore les tableaux de bord de l’entreprise, les diffuse aux responsables intéressés. Attire l’attention de la direction générale sur les ratios imposés par la réglementation, et les examine.
b- Suivi des activités
Suit les activités par des contrôles globaux et indiciaires. Il recherche avec les services, les évolutions défavorables constatées, les explique et transmet périodiquement les rapports à sa hiérarchie.
2- Analyses économiques
a- Les études
Réalise des études économiques particulières, tels que l’étude de la rentabilité de nouveaux investissements (ouverture de point de vente par exemple) ; le développement d’un secteur d’activité ou le lancement de nouveaux produits.
b- Les marges
Il fournit périodiquement à la direction commerciale et aux autres unités concernées, les marges dégagées, par leur comptes d’exploitation et l’analyse de la rentabilité qui en découle.
VI- Rôle de conseil
Sa mission est aussi orientée vers l’assistance et le conseil de la direction générale et des autres responsables.
1- A la direction générale
– Il intervient et assiste la direction générale dans toutes les phases du processus de contrôle de gestion.
– Il donne son avis sur la politique à suivre par l’entreprise, dans le domaine du personnel, en matière commerciale et d’investissement.
– Il organise les comités de contrôle et son avis y est prépondérant.
2- Aux responsables dirigeants
– Il aide les responsables lors de la formulation de leur objectifs.
– A chaque responsable, il apporte son aide pour formuler les hypothèses et pour calculer les éléments des budgets.
– Il participe à l’explication des défaillances et conseille éventuellement les responsables opérationnels chargés de prendre les mesures correctrices.
V- Qualités du contrôleur de gestion
La réussite du système de contrôle de gestion dépend, en plus des procédures écrites, des qualités qui se trouvent en la personne du contrôleur de gestion.
Du fait qu’il soit confronté dans la vie de tous les jours à des comportements d’hommes, à des motivations très diverses, et à des réactions imprévues qui ne sont pas toujours tentées de se remettre en question ; il doit faire preuve de psychologie, écouter, réfléchir, persuader et convaincre. Il doit concilier les techniques avec la cellule élémentaire de l’entreprise qui est l’homme.
1- Qualités liées à la fonction
a- Qualités techniques
• Il doit connaître les techniques avec lesquelles il bâtit les outils de contrôle de gestion (comptabilité, informatique, organisation, contrôle budgétaire) et maîtriser naturellement les procédés et les produits de l’entreprise.
• Posséder une vaste culture de gestion, pour pouvoir comprendre aussi bien les difficultés que rencontre un chef de production, que les exigences du responsable de la trésorerie par exemple.
• Avoir un esprit d’analyse et de synthèse.
• Etre doté d’une capacité à la formation, au dialogue et à la sensibilisation.
b- Qualités de dynamisme et d’organisation
• Rigueur
• Mobilité
• Initiative
• Ambition ou désir d’évoluer
• Intuition
• Esprit de création
• Sens des responsabilités
• Pragmatisme
• Goût de l’effort
• Grande puissance de travail
2- Qualités psychologiques et humaines
a- Qualités psychologiques
• Rigueur morale
• Ténacité
• Forte personnalité
• Volonté d’assistance et de développement
• Esprit de finesse et de géométrie
• Loyauté
• Objectivité
• Esprit d’imagination et de bon sens
• Capacité de persuasion
• Intégrité
• Honnêteté.
b- Qualités liées aux relations humaines
En tant que responsable fonctionnel, il doit recueillir des informations et conseiller les responsables opérationnels. Le contrôleur de gestion ou conseiller de gestion ne peut manquer de posséder.
• Du tact
• Le contact facile
• De la souplesse
– autonomie
– aptitude au travail en équipe
– adaptativité
– diplomatie
– disponibilité
• Des qualités de communication
-animation
– aptitude au dialogue et à la négociation
– capacité à expliquer, convaincre, et même… « capacité à faire vivre et parler les chiffres ».
Il doit aussi inspirer confiance par son intégrité, son honnêteté, sa compréhension de l’individu, et sa compétence.
