La méthode QQOQCP + combien : cours avec exemples

L’acronyme de la méthode QQOQCP (C) désigne une technique analytique simple et efficace qui est contextualisée pour une situation particulière.

Dans un contexte professionnel, notamment lors de la phase de cadrage d’un projet, on peut se poser les bonnes questions pour comprendre une problématique particulière et y répondre plus efficacement que de l’aborder de front.

Cela permet également aux équipes de travailler ensemble pour partager la même vision de la situation et ne pas s’éloigner du problème.

Qu’est ce que la méthode QQOQCP ?

Toute entreprise rencontre des problèmes dont l’importance varie. Certains ont des solutions évidentes. D’autres sont complexes, et exigent un bon discernement de la situation.

La méthode QQOQCP est un sigle qui signifie « Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? » dont l’équivalent anglais sont les 5 W (Who, What, Where, When, Why) qu’il est possible de compléter par How. elle permet d’avoir une large documentaion et des informations élémentaires suffsants sur les différentes dimensions du problème.

Pour cet effet, cette méthode adopte une démarche d’analyse critique constructive basée sur le questionnement systématique. Ce dernier est structuré sous forme de 6 questions: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi.

• Quoi : de quoi s’agit-il, quel résultat est attendu ?
• Quand : quand ce résultat doit-il arriver et/ou quand faut-il commencer une tâche pour l’obtenir ?
• Où : où cela se passe-t-il, dans quel périmètre ?
• Qui : qui est le responsable pour chaque action ?
• Comment : quelles actions ? quelles méthodes ? quels outils ?
• Pourquoi : pourquoi est-il nécessaire d’obtenir le résultat attendu ?

La méthode QQOQCP peut être utilisée dans le cadre d’un brainstorming afn de construire un diagramme d’affnité, et ce en combiant entre les deux méthodes.

Quelles sont les variantes de la méthode QQOQCP ?

Une variante du QQOQCP peut être réalisée : il s’agit du QQOQCPC. Un septième questionnement est rajouté aux 6 précédents : le COMBIEN ? qui rassemble toutes les données chiffrées : pourcentage, quantité, délai, budget attitré… et permet de donner une mesure de l’enjeu global.

Une autre variable de la méthode existe, soit la logique  » Est, N’est pas  » qui est une technique permettant de trier les informations relatives à un problème sous deux volets : ce qu’est le problème et ce qu’il n’est pas.

Contexte d’utilisation de la démarche QQOCQPC

Dans les applications, la méthode QQOCQPC est très utile pour analyser, cartographier et définir les processus cibles en parallèle avec la méthode Ishikawa (diagrammes de causalité) pour résoudre les dysfonctionnements organisationnels. Il peut donc être utilisé, entre autres, dans les contextes suivants :

• le développement de projets
• rédiger un rapport de réunion
• Leadership populaire, notamment dans le cadre de la gestion des conflits exploration
• identifier un problème et à mettre en place un plan d’action pertinent ;
• se mettre d’accord sur les priorités ;
• répartir les responsabilités ;
• établir des délais.

Comment applique-t-on la méthode QQOQCP ?

L’utilisation de cet outil est immédiate et très facile.

• Méthodologie

Le QQOQCP peut être réalisé par une seule personne ou en groupe de travail.

En brainstorming cette analyse est dirigée par un animateur qui va spécifer l’objectif et présenter les rubriques du QQOQCP.

Le groupe réalise ensuite le brainstorming, chaque élément étant associé à l’une des rubriques; les autres étant complétées par le groupe.

• Déroulement

– Indiquer l’objectif du QQOQCP.

– Rappeler les règles du QQOQCP.

– Aborder systématiquement les 6 questions l’une après l’autre :

Pour la recherche d’informatons sur un problème :

Quoi ? Quelle est la nature du problème ? Quelles en sont les conséquences ? Quel sont les éléments en relation ?…

Qui ? Qui est concerné par le problème ? Qui le subit ?

Où ? En quel lieu le problème apparaît-il ? Sur quelle machine ou sur quel poste de travail le détecte-t-on ? Quel est son origine ?

Quand ? A quel moment le problème a-t-il été découvert ? Quelle est la fréquence de son apparition ? Comment ? De quelle façon arrive le problème ?

Pourquoi ? C’est l’interrogation à poser après chaque question pour confrmer chacune des réponses.

Pour la recherche de solutons :

Quoi ? Sur quels éléments est-il possible d’agir ? Quelles sont les démarches à effectuer ? Quelle action est à mettre en place ?

Qui ? Qui est concerné par la mise en œuvre de la solution? Qui va subir le changement ? Qui va faire quoi dans le projet ?

Où ? En quel lieu, sur quelle machine ou sur quel poste de travail

– Noter toutes les idées puis en discuter en groupe afn de défnir de façon concrète le plan de travail de chaque participant.

– Rédiger un rapport de synthèse des actions à mener avec le rôle de chaque participant et le distribuer

– Vérifer auprès de chaque participant qu’il est en mesure d’apporter les informations recherchées ou de mener à terme l’action qui lui est confée.

Explication détaillée de QQOQCP

Pour que la méthode fonctionne parfaitement, vous devez :

• Posez uniquement toutes les questions qui sont vraiment pertinentes pour votre problème.
• Insistez sur les points les plus importants de votre réponse.
• Effectuer des actions liées aux points clés.

Le Qui ?

Encerclez toutes les personnes concernées, pas nécessairement une seule. Il peut y avoir plus d’un client type que vous pouvez trouver avec ces questions.

Dans ce cas il est intéressant de créer un tableau avec plusieurs entrées :

•  Qui a relevé le problème ? Qui a initié le questionnement ?
•  Qui est responsable du projet, du dossier ?
•  Qui est à l’origine du problème ?
•  Qui est directement concerné ?
•  Qui est impacté ?
•  Qui a besoin de réponses ?
•  Qui contacter ?

Le Quoi ?

La question « quoi » est liée au but de la mise en œuvre de cette méthode. C’est souvent le déclencheur.

• Quel est le problème ?
• Quel produit ou service, à quoi sert la méthode ?
• À quoi travaillent les personnes concernées ?

Le Où ?

La question « où » vous permet d’identifier l’emplacement ou l’emplacement exact affecté par le problème soulevé.

• Où est le client lorsqu’il utilise le produit, où est le problème, où va-t-il ?
• Où puis-je trouver des informations ? …

Le Quand ?

quand fait référence à l’événement ou à l’heure à laquelle l’événement s’est produit. Il peut également indiquer une période ou un délai.

• Quand mes clients utiliseront-ils mon produit ?
• Quand mon audience se connectera-t-elle à mon site web ?
• Quand pensez-vous que ce produit sera disponible à la vente ? …

Le Comment ?

La manière met le doigt sur la manière dont les faits sont réalisés. C’est souvent un élément fort pour décrire une situation.

• Dans quelles conditions les clients utilisent-ils votre produit, comment les acheteurs nous ont-ils connus ?
• Comment les lecteurs préfèrent-ils accéder à notre contenu ?
• Qu’est-ce qui les a mis dans cette situation ?

Le Combien ? Critères facultatifs

Dans quelle mesure est-il possible de quantifier l’objet du problème et, dans de nombreux cas, d’évaluer sa gravité :

• combien d’argent Combien ça coûte ?
• Combien de personnes visitent notre site Web chaque mois ?
• À quelle vitesse pouvons-nous lancer de nouveaux produits ?
• Dans quelle mesure cette situation affectera-t-elle nos projets ?

Le Pourquoi ?

La dernière facette du questionnement s’intéresse aux causes, aux racines, mais également à l’objectif visé. Pour chacune des questions précédentes et pour que la critique soit constructive, il peut être opportun d’ analyser les raisons et utilités, buts quant aux différents éléments identifiés.

Il permet de trouver les premiers éléments de réponse :

• Qu’est-ce qui a provoqué la baisse du chiffre d’affaires ?
• Quel est le motif déclencheur de l’achat ?
• Pourquoi les clients préfèrent-ils la version A plutôt que la version B ?
• Pourquoi les lecteurs se rendent-ils moins souvent sur notre site ?

Règles de base

• Tous les participants sont égaux.
• Penser toujours de façon positive.
• Chaque participant émet une idée à la fois, lorsque c’est son tour.
• Une idée n’est jamais farfelue ou naïve.
• Aucune idée émise par un participant ne doit être critiquée, ni par mot, ni par un geste, ni par un mouvement du corps.

Recommandations

Le QQOQCP doit, dès que possible, aboutir à une mesure, que ce soit en termes de délais, de taux de non qualité ou de coûts.

• Se baser sur des faits objectifs.
• Il est possible d’associer la question « pourquoi » à chaque question afn d’aller un peu plus dans le détail.

Il est préférable de :

• Prévoir un petit groupe
• Affcher les règles du Brainstorming (remue-méninges) et ne pas hésiter à les rappeler si nécessaire
• Repréciser en début de séance l’objectif visé

Avantages et limites de la méthode

Quelles sont les avantages de la méthode QQOQCCP ?

Avec la méthode QQOQCCP, la situation peut être analysée finement. Nous devons mener un travail de manière constructive, sur la base d’un questionnement systématique, afin d’aborder nos problèmes dans toutes leurs dimensions, de déplacer nos points de vue et d’ouvrir la possibilité de solutions.

La méthode QQOQCCP présente l’avantage de la simplicité tant dans sa mise en œuvre que dans son application concrète. De plus, c’est une méthode qui encourage les questions ouvertes et significatives. Les informations recueillies peuvent être précises et essentielles dans une situation particulière.

A vous maintenant de passer à l’action. Faites l’exercice en mettant en plage cette méthode QQOQCCP dans un projet ou dans une résolution de problème, analyse d’une situation de votre entreprise.

La méthode qqoqcp fait partis des outils à avoir dans la boite à outils de toute entreprise pour faire face à de nombreuses situations.

Quels sont les inconvénients de la méthode QQOQCCP ?

• Il faut se poser les bonnes questions
• Il faut collecter les bonnes données
• Il faut bien interpréter les réponses
• Il faut savoir rester objectif et neutre pour ne pas influencer le résultat
• Cette méthode peut demander du temps (collecte des données, interprétation …)

Exemples d’application de la méthode QQOQCP

Voici quelques exemples concrets qui mettent en évidence l’intérêt d’appliquer cette méthode.

Relation client

Dans le cadre de votre relation client, QQOQCP vous permet de vous mettre à la place de vos prospects et de délivrer les bons produits et services au bon moment. Cela nous permet notamment de savoir :

• son objectif,
• sa douleur
• Le contexte qui influence ses décisions (budget, contraintes de temps, etc.).

Si cette méthode est correctement appliquée et que les actions d’acquisition ou de fidélisation de clients qui en résultent sont bien exécutées, vous avez plus de chances de gagner en retour.

• Augmentation des taux de conversion des clients
• réduire les coûts d’acquisition de clients,
• Diminution des ressources humaines affectées par la conversion des clients, etc.

Animation de réunion

Dans le cadre de réunions internes, QQOQCP permet de créer une vision sur le sujet de la réunion partagée par tous les invités.

Prenons l’exemple d’une réunion planifiée en raison d’une baisse des ventes. Le but ici est de prendre des mesures pour augmenter vos revenus.

Alors la première étape est d’être conscient de la situation, de partager cette réalité et d’entrer directement dans l’étape de résolution de problème sans hésitation. Cet exemple montre qu’il n’y a pas de place pour une intervention improductive.

• Qui : L’analyste métier nous fournit les informations qu’il observe
• Détails : Baisse des ventes
• Implantations : 3 magasins en Île-de-France
• Quand : 15 derniers jours
• Mode d’emploi : tableau de bord connecté au logiciel de gestion
• Combien : 30 000 €
• Raison : Les ventes de produits du bois ont été inférieures à celles des 15 derniers jours.

Marketing

La méthode 5W est largement utilisée en marketing pour augmenter la pertinence des actions. Souvent utilisé lorsque les KPI (Key Performance Indicators) ne répondent pas aux attentes. Cela rend souvent les efforts et les campagnes de marketing inappropriés pour les groupes cibles.

QQOQCP nous permet de considérer des contextes individuels pour envoyer de meilleurs messages et des produits plus pertinents à des personnes plus ciblées.

Le marketing personnalisé est une tendance très forte aujourd’hui, motivée par la collecte de données personnelles, les exigences des clients et les restrictions légales et techniques pour lutter contre les efforts de marketing abusifs.

la communication

C’est un peu comme le marketing, mais en utilisant cette méthode, vous connaîtrez vos objectifs. Dans cette zone, il est courant de créer un tableau avec plusieurs colonnes pour chaque type de cible. Dans ce cas, on parle de marketing personas (représentants de segments de clientèle) ou buyer personas.

journalisme

Comme indiqué ci-dessus, la méthode 5W est largement utilisée dans le journalisme américain depuis le début du XXe siècle. Vous pouvez créer un contenu informatif qui diffère du contenu littéraire auquel nous sommes habitués, comme des romans, des nouvelles et même des récits historiques.

Cette méthode permet de partager des informations techniques, complètes, objectives et validées que les lecteurs en quête d’information peuvent évaluer en toute confiance.

ressources humaines

Dans les visions RH internes, cette méthode s’impose par exemple pour évaluer les situations de crise et les évolutions majeures des effectifs (e.g. changement stratégique, planification sociale, effort collectif pour accompagner un recrutement fort en croissance, etc.), la liquidité, etc. ). .

gestion de projet

La méthode QQOQCP (C) est utilisée dans la gestion de projet pour rendre compte de l’état d’avancement aux parties prenantes de haut niveau du projet (directeurs généraux, clients, etc.).

Vous pouvez également utiliser cette méthode avec agilité dans le cadre d’une réunion de pré-planification pour des mises à jour rapides et régulières. Dans ce cas, l’utilisation des 5 W peut aider à transmettre des connaissances et à éviter les malentendus.

Conclusion

La méthode QQOQCP (C) est une méthodologie simple, efficace et surtout éprouvée qui peut être utilisée dans de nombreux domaines mais intéresse particulièrement les journalistes et les commerciaux.

Ce dernier l’utilise pour maximiser la probabilité de vendre le même produit à plusieurs personnes sensibles à des arguments différents, comme nous l’avons vu dans des exemples concrets.

Cependant, cette méthode présente certaines limites qui peuvent être surmontées par des outils en ligne qui automatisent la compréhension de situations spécifiques et initient des actions pertinentes.

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