L’analyse de post : méthodes, démarche et résultat

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L’analyse de poste est la 1ère étape fondamentale de la construction d’un système de G.R.H moderne, cohérent et surtout équitable. C’est en effet le problème de l’équité qui est central ici puisqu’il concerne toutes les pratiques de G.R.H depuis le classement des postes jusqu’à la formation ou la promotion en passant bien évidemment par la rémunération et l ‘appréciation des performances.

Or, l’analyse de poste elle même a des implications sur de si nombreuses pratiques de G.R.H qu’elle doit être mener avec le plus grand soin.

ANALYSE DE POSTES ET PRATIQUES DE G.R.H
– Classement des postes (cartes des emplois) ;
– Gestion prévisionnelle des ressources humaines ;
– Recrutement et sélection ;
– Construction des grilles de rémunération ;
– Critères d’appréciation de performances ;
– Amélioration des conditions de travail ;
– Formation et promotion ;
– Elaboration des plans carrières ;
– Structure de l’entreprise ;
– Canaux d’information et de communication.

Cette liste est loin d’être exhaustive, et pourtant elle témoigne du caractère primordial de l’analyse de poste dans le système globale de G.R.H.

Les méthodes d’étude des postes

L’analyse des postes débute par une étude précise du poste lui-même qui fait appel à des méthodes de recueil de données différentes présentant chacune des avantages et des inconvénients.

l’observation

Observation directe sur le lieu de travail, de l’exécution des tâches correspondantes à un poste (surtout manuel) s’appuyant sur le cas échéant sur une grille d’observation et complétée éventuellement par tout document utile.

Les avantages et les inconvénients de la méthode (et des autres méthodes) sont résumés dans le tableau suivant :

METHODESAVANTAGESINCONVENIENTS
  OBSERVATIONobservateur extérieur ;grilles homogènes.réticences de l’observer ;Limitées aux taches courtes manuelles ;temps passé.
    ENTRETIENcomparabilité ;fiabilité des résultats ;utilisation facile.subjectivité de l’interviewé ;impact de l’interviewé ;temps passé à valider les résultats. 
  QUESTIONNAIREfacilité d’utilisation ;standardisation des résultats ;coûts peu élevé.subjectivité des réponses ;manque de contrôle sur le contenu des réponses.
Tableau : Avantages et Inconvénients de plusieurs méthodes d’étude de poste.

l’entretien

Souvent réalisé avec le titulaire du poste, son supérieur hiérarchique (et par fois son ou ses collègues (s)). Le guide de l’interview est souvent identique d’un poste à un autre pour assurer une cohérence générale est surtout donner la possibilité de comparer les postes entre eux. Le tableau ci dessus résume les avantages et les inconvénients de la méthode.

Le questionnaire et le CHECK LISTS

Ceux-ci sont directement remplis par le titulaire du poste et par d’autres personnes liées au poste. Les avantages et inconvénients principaux du questionnaire sont présentés dans le tableau ci-dessus.

Une CHECK LISTS peut contenir jusqu’à 200 articles comme le PAQ (position analyses questionnaire), couramment utilisée dans les grandes entreprises américaines.

Ces articles se regroupent en six grandes rubriques qui sont précisées dans le tableau ci-dessous :

a- Source de l’information ;
b- Processus de traitement de l’information ;
c- Résultats du travail ;
d- Activités interpersonnelles ;
e- Situation de travail et contexte psychosociologique ;
f- aspects divers (les horaires, le système de rémunération)
TABLEAU : LES RUBRIQUES DE POSITION ANALYSIS QUESTIONNAIRE (PAQ)

D’autres méthodes peuvent être utilisées mais sont beaucoup moins fréquentes dans les pratiques actuelles d’étude de postes.

  • L’échantillonnage des tâches du poste : recueil des données sur quelques activités représentatives du poste s’oppose à l’observation exhaustive du poste.
  • La méthode des incidents critiques : consiste à repérer les caractéristiques d’un poste à partir de données obtenues sur les situations difficiles et/ou problématiques dans le poste.
  • L’enregistrement technique des activités : étude systématique du poste obtenue par des moyens modernes tels que la vidéo et l’informatique. Cette méthode pose des problèmes éthiques car ces études sont parfois faites sur la base d’enregistrements réalisés à l’insu du titulaire du poste.

L’ensemble de ces méthodes conduit à obtenir une photographie aussi précise que possible du poste. Il faudra ensuite le décrire (définir) dans une forme qui variera surtout en fonction de l’utilisation ultérieure que l’on souhaite faire du document principal qui résultera de l’analyse du poste : la définition du poste.

La démarche d’analyse de poste

Cette dernière peut être en fait réalisée de plusieurs façons qui peuvent se résumer aux 4 approches suivantes :

  • Par le titulaire du poste, lui-même qui décrit le poste qui l’occupe suivant un format normalisé ou pas ;
  • Par une commission ad-hoc souvent interhiérarchique et inter fonction qui est chargé de mener l’analyse de poste sur les emplois types de l’entreprise.
  • Par un spécialiste interne qui appartient souvent à la fonction personnelle et mène systématiquement l’analyse des postes dans l’entreprise.
  • Par un consultant extérieur qui apporte bien souvent une méthodologie spécifique expérimentée ailleurs.

Ces 4 approches correspondent cependant à des orientations qui sont résumés dans la figure ci-dessous :

L’analyse de post : méthodes, démarche et résultat
FIG : QUATRE APPROCHES POSSIBLES D’ANALYSE DE POSTE

Ces 4 approches peuvent être combinées. C’est en particulier ce que préconise les G.R.H en suggérant qu’un consultant externe assure le pilotage de la démarche d’analyse de poste, car il possède l’expertise et un regard «neuf » pendant que l’entreprise assure l’exécution de l’analyse elle-même puisqu’elle est pénétrée de sa culture interne.

Sur le plan de la démarche on préconise de respecter les 11 étapes suivantes :

1- Etablir la liste de tous les postes existants dans l’entreprise ;
2- Choisir les postes clés représentatifs de l’activité et bien répartis dans l’entreprise (10 à 15% des postes)
3- Mettre au point l’imprimé de recueil de données ;
4- Déterminer qui mènera les études de postes (titulaire lui-même, tiers personne, interne, externe, etc.) ;
5- Choisir la méthode qui sera utilisée (l’observation, l’entretien, questionnaire, etc.) ;
6- Informer le personnel et ses représentants et obtenir leurs avis et suggestions ;
7- Former les enquêteurs pour garantir les objectivités ;
8- Choisir les personnes interviewées (2 titulaires et 2 responsables hiérarchiques) ;
9- Mener les études de postes et diffuser les analyses aux intéressés pour correction éventuelle ;
10- Transformer l’analyse descriptive en une analyse normative (passer de la description du poste à la définition du poste) ;
11- Les postes clés une fois définis procéder à l’analyse des autres postes.

N.B :

IL faut souligner que cette démarche ne constitue qu’un exemple de démarche possible de l’analyse de poste. Chaque entreprise choisie celle qui lui semble la plus appropriée en fonction de sa situation particulière.

L’essentiel est d’obtenir une carte des postes aussi précise que possible sur laquelle vont s’appuyer d’autres pratiques de G.R.H.

Le résultat de l’analyse

Au terme de la démarche d’analyse l’entreprise doit donc pouvoir disposer d’informations utiles pour par exemple établir une grille de rémunération, recruter ou organiser l’information.

La définition de poste doit donc être « une photographie dynamique » du poste lui permettant d’évoluer, dans certaines limites, selon les titulaires et selon les contraintes de l’environnement de travail.

Sur le plan du contenu du document lui-même, les formes varient selon les entreprises mais on peut retenir les cinq éléments principaux.

1- LA DENOMINATION DU POSTE : le titre exact du poste qui doit être suffisamment clair et précis pour l’identifier facilement dans la structure.

2- LA MISSION DU POSTE : c’est une courte synthèse des responsabilités principales du poste, elle permet de clarifier la raison d’être du poste dans l’entreprise.

3- LA POSITION DANS LA STRUCTURE : il s’agit de préciser ici de qui dépend le poste dans la structure mais aussi les autres liens hiérarchiques fonctionnels.

4- LA LISTE DES PRINCIPALES RESPONSABILITES : celle-ci reprend par domaine de responsabilités, les principales actions susceptibles d’être engagées par le titulaire de poste pour mener à bien la mission du poste dans l’entreprise.

5- LES CRITERES DE PERFORMANCE DU POSTE : ceux-ci sont les critères permanents sur lesquels sera évaluée la performance globale du poste.

Exemple : Concret de définition d’un poste de directeur des Ressources Humaines et Sociales.

DEFINITION DE FONCTION DU DIRECTEUR DES RESSOURCES HUMAINES ET SOCIALES D’UNE SOCIETE

    MISSION :

Concevoir, proposer et mettre en œuvre une politique des relations humaines compatible avec les objectifs économiques de la société et la politique du groupe afin d’assurer à court, moyen, long terme la gestion individuelle et collective du personnel.

POSITION HIERARCHIQUE :

Dépend du Directeur général de la société.

PRINCIPALES RELATIONS FONCTIONNELLES :

– Les autres directions de la société ;
– La direction générale des relations humaines du groupe.  

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Dans le domaine des relations sociales en liaison avec les responsables opérationnels de la société et la direction des relations sociales du groupe :

– Assure dans le cadre de la convention collective et des accords d’entreprise la gestion collective du personnel c’est à dire détection des tensions, négociations et règlement des conflits, gestion des effectifs ;
– Assiste les responsables opérationnels dans le règlement des problèmes individuels (adéquation homme-poste, évolution professionnelle formation, rémunération, etc.) en s’efforçant de réaliser le meilleur compromis possible entre les souhaits des personnes et les impératifs de l’entreprise ;  
Gérer les rémunérations et assurer le suivi de la masse salariale :

– Assure l’administration courante du personnel : la paie, le recrutement, licenciement, problèmes de retraite, de prévoyance de participation et d’intéressement ainsi que les questions d’hygiène de sécurité et de conditions de travail.
– Apporte tout conseil en matière de droit social ;

Dans le domaine de la gestion de l’encadrement en liaison avec les responsables opérationnels de la société et de la direction de l’encadrement du groupe :  

– Propose la mise en place et anime les outils de gestion : définition de fonction, l’organigramme, appréciations des hommes, évaluation des postes afin de faciliter la gestion prévisionnelle des besoins et des ressources en tenant compte des souhaits d’évolution de personnes des impératifs de l’entreprise ;
– Assiste les responsables opérationnels dans la détection des besoins en personnels d’encadrement et participe à la sélection et à son recrutement ;

Dans le domaine de l’organisation de la formation et de la planification en liaison avec les responsables opérationnels de la s/té et de la direction de l’organisation de la formation et de la planification socio- économique du groupe :
 
– Veille à l’adaptation permanente des structures aux besoins de l’organisation ;
– Intervient en tant que conseil dans les chantiers d’organisation des études de productivité et d’amélioration des conditions de travail ;
– Participe à la détection des besoins en  formation ;
– Elabore le plan de formation et les budgets de formation de la  s/té ensuite la réalisation.
 
 
   Dans la communication et de l’information :
– Veille au maintien et/ou la mise en place d’un système de communication adapté aux besoins de l’entreprise et aux attentes du personnel.
 
CRITERES DE PERFORMANCE :

– Qualités de ses contacts avec les responsables opérationnels et aptitude à promouvoir la politique sociale et humaine au sein de la s/té ;
– Fiabilité et rigueur de ses recommandations ;
– Aptitude à dialoguer et aisance dans ces communications ;
– Facultés d’animation ;
– Qualité du climat social et relationnel de l’entreprise.

Pour compléter une analyse sérieuse du poste, certains auteurs préconisent de classer les éléments de base du profil du poste selon qu’ils sont indispensables, essentiels ou souhaiter pour le poste comme le suggère le tableau suivant :

 INDISPENSABLEESSENTIELSOUHAITE
Caractéristiques physiques (santé, présentation, âge)   
Expérience (en année postes….)   
Compétences spécifiques (connaissances techniques)   
Motivations (désir d’évolution)   
Traits de caractères (impact, adaptation, stabilité)   
TABLEAU : Grille d’évaluation des éléments d’un profil de poste

Cette grille est similaire à celle qu’utilise Coca-Cola (USA) dans les profils de postes qui comporte 7 facteurs de performances associés au poste :

  • Planification ;
  • Organisation ;
  • Prise de décision ;
  • Leadership ;
  • Communication ;
  • Relations interpersonnelles ;
  • Budgets connaissances techniques ;

Ces 7 facteurs sont classés pour chaque poste selon qu’ils sont très importants, moyennement important ou peu important. L’essentiel reste que la définition et le profil du poste puissent conduire à classer et donc à qualifier correctement le poste.

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