le cycle trésorerie

Gérer sa trésorerie, c’est être en permanence en prise directe avec les flux réels et prévisionnels, entrant et sortant, et avec ses banques, pour pouvoir effectuer rapidement les ajustements nécessaires. C’est avant tout anticiper.

Le cycle d’exploitation des entreprises se déroule par une succession du processus Achat -Production – Vente. Ses différentes étapes conduisent à des mouvements de fonds à travers le paiement du personnel, des fournisseurs et des prêteurs d’une part et les règlements des clients d’autre part.

Toute entreprise doit disposer en permanence des ressources suffisantes pour remplir ses engagements financiers (salaires, fournisseurs, charges sociales et fiscales … ). Ces étapes sont fondamentales pour l’entreprise car elles permettent le dénouement des activités essentielles de fonctionnement. Ainsi, la trésorerie constitue l’un des éléments essentiels au sein d’une entreprise.

En effet, elle permet de valider l’ensemble des transactions ayant généré un mouvement de trésorerie.

La gestion de trésorerie est devenue indispensable dans toute entreprise, grande ou petite. Elle permet de surveiller le risque d’insolvabilité de l’entreprise. Elle permet aussi de mieux négocier les financements à court terme indispensables.

I- Définition du cycle trésorerie

Déterminer la trésorerie d’une entreprise est un préalable nécessaire à son étude puis à son optimisation. La notion de trésorerie peut être analysée selon deux approches: l’une statique en termes de stocks à un moment donné, l’autre dynamique, en terme de flux sur une période donnée.

Les approches du concept de trésorerie sont multiples et varient selon différents auteurs. Certains comme LEROY (1999) l’expliquent comme des disponibilités, de la liquidité ou de l’encaisse.

Vue l’insuffisance de la définition précédente, CRAMBERT (2004) présente la trésorerie comme étant: « la résultante de la somme des flux de trésorerie générés au niveau de l’activité, de l’investissement et du financement. Elle correspond aux disponibilités et quasi-disponibilités à savoir :

  • les comptes de caisses et les comptes courants;
  • les comptes à terme et intérêts détenus non échus qui s’y rattachent;
  • les valeurs mobilières de placement ne représentant pas de risque de variation de capital pouvant être aisément transformées en disponibilités grâce à l’existence d’un marché ou d’un acheteur potentiel;
  • les soldes créditeurs de banques et des intérêts courus non échus qui s’y rattachent dès lors qu’il s’agit de découverts passagers ».

Selon MEUNIER (1984) la trésorerie nette d’une entité est la différence entre les ressources nécessaires pour financier son activité et les besoins entrainés par cette activité à un moment donné. Cette définition fait référence au Besoin en fonds de Roulement.

La trésorerie résulte de la différence entre le fonds de roulement (FR) et le besoin en fonds de roulement (BFR).

Le FR correspond à l’excédent des capitaux permanents (capitaux propres et emprunts LMT) sur les immobilisations. Le BFR représente le montant des capitaux nécessaires pour fInancer le cycle d’exploitation (actifs circulants dettes à CT).

Toute variation du FR ou du BFR aura donc des répercussions immédiates sur la trésorerie.

C’est ce que le financier analyse au travers du tableau de flux.

La notion de la trésorerie peut être appréhendée en terme de flux correspondant aux encaissements et décaissements pendant une période ou en terme de stock, représentant la situation de trésorerie à une date déterminée. Cette définition peut se traduire suivant une opération d’addition reliant les flux aux stocks.

La trésorerie est ainsi la résultante de tous les flux financiers traversant l’entreprise et des modes de financement retenus. La synthèse de ces différentes définitions nous laisse dire que la trésorerie est le solde qui découle des encaissements et des décaissements de l’entreprise durant une période donnée.

La trésorerie est donc un domaine très sensible qu’il faut gérer de façon quotidienne avec quelques outils et surtout une véritable stratégie.

II- Les opérations concernées par le cycle trésorerie

Au niveau de ce cycle, on retrouve essentiellement les opérations portant sur le flux de trésorerie à savoir:

  • prise de fonds (encaissement) par virement, par chèques;
  • paiements en espèces, par chèques et virements bancaires ou postaux;
  • produits et frais financiers attachés à ces opérations.

Les opérations financières (emprunts, subventions, opérations sur titres) seront étudiées dans le cadre d’un cycle spécifique.

Il convient, avant de commencer l’étude détaillée du cycle de la trésorerie, de formuler les observations suivantes:

  • la trésorerie a généralement un rôle de «dénouement» des opérations initiées au niveau des autres cycles d’activités: Achats, Ventes, Personnel. De ce fait, elle est en relation avec l’ensemble des autres cycles;
  • c’est au niveau de la trésorerie que se présentent les risques les plus importants de détournement.

III- Les processus

Le processus est un ensemble d’activités qui s’enchainent pour un objectif à atteindre et qui se traduisent par un résultat. Dans toute organisation nous avons trois types de processus : les processus de réalisation; les processus de support ou de soutien et les processus de pilotage.

Deux méthodes permettent d’identifier les processus:

la méthode du plus grand au plus petit qui consiste à partir des processus pour aboutir aux tâches en passant par les activités.

la méthode du plus petit au plus grand qui consiste à identifier les tâches et les activités afin de reconstituer les processus. Elle se révèle plus difficile que la première.

Soulignons que dans les deux méthodes la notion de processus est relative car elle dépend du niveau de détail que l’on souhaite apporter.

Parmi les opérations de trésorerie il faut noter qu’il y a celles qui transitent par la caisse et par la banque. Ces opérations peuvent être regroupées selon (BARRY, 2004) en :

  • opérations courantes de trésorerie telles que les émissions des chèques, les virements, les opérations de caisse,
  • opérations de gestion de portefeuille: ligne de crédit consentie à l’entreprise, opération de placement,
  • les opérations spécifiques de trésorerie telles que la couverture de change, la gestion de trésorerie d’un groupe.

IV- Les comptes retraçant les opérations de trésorerie

Les opérations de trésorerie sont enregistrées dans les comptes de caisses (opérations en espèces), de banques (opérations bancaires), de CCP (opérations postales) et dans les comptes de frais ou de produits financiers (intérêt bancaires débiteurs ou créditeurs).

Ces opérations nécessitent également l’emploi de comptes de liaison (ou compte de virements internes) qui constatent les transferts de fonds d’un compte de trésorerie à un autre, ou les chèques remis à l’encaissement non encore positionnés par les banques.

V- Objectifs du contrôle interne appliqué au cycle trésorerie

Toute entreprise œuvre pour la continuité de son exploitation dans un environnement en perpétuel changement. L’atteinte de cet objectif requiert une collaboration participative et des objectifs spécifiques clairs et connus de tous, en adéquation avec la vision de la direction.

Le tableau suivant récapitule les principaux objectifs du contrôle interne appliqué au cycle
trésorerie.

FonctionsObjectifs de contrôle interneRisques
Etablissement des prévisions de trésorerieLes procédures mises en place par la société doivent donner l’assurance trésorerie que les opérations relatives à la trésorerie sont rapidement et correctement enregistrées par les services comptables et tous les mouvements non autorisés sont rapidement portés à l’attention de la Direction Générale.Mauvaise maîtrise de la
des prévisions de trésorerie, appréhension tardive des« impasses» de trésorerie.
Encaissements, décaissementLes procédures mises en place doivent donner l’assurance que:

– Les encaissements sont enregistrés rapidement et de manière exhaustive,

– Les encaissements sont autorisés par la Direction Générale,

– Les risques de détournements de recettes sont nuls ou minimes

Les procédures appliquées par l’entreprise doivent donner l’assurance que :

– les paiements sont enregistrés rapidement et de manière exhaustive,

– les paiements sont autorisés par la Direction Générale,

– les risques de détournement (par majoration frauduleuse des paiements ou par création de documents de paiement de dépenses fictives) sont nuls ou minimes.
Détournements d’encaissements ou de détournements par création de dépenses fictives.

Difficulté d’assurer un contrôle correct des caisses.

Difficulté d’exercer un contrôle séquentiel des pièces de caisse.

Détournement des encaisses significatives détenues par le caissier.

Existence de bons de caisse non régularisés correspondant à des prêts déguisés.

Détournement des encaissements clients et de falsification des comptes des clients concernés.
Contrôle des avoirs en caisse et en banqueLes procédures appliquées par la société doivent garantir:

– L’existence d’un système de contrôle périodique des existants en caisse

– La mise en place d’un système de rapprochement périodique des
journaux de banque avec les extraits bancaires (état de rapprochement).

– La tenue périodique de ces travaux de rapprochement par un responsable désigné par la Direction Générale.
Détournements de caisse non détectés;

Collusion entre les responsables des caisses et les contrôleurs

Détournements d’avoirs en banque et falsification des états de rapprochement bancaires.

Maintien dans les états de rapprochement bancaires de montants significatifs en suspens au détriment de la trésorerie réelle de l’entreprise.
Comptabilisation des opérations de caisse et de
banque;
Analyse et instruction des comptes de
virements de fonds
Les procédures mises en place doivent donner l’assurance que les comptes traduisant les dépôts retraits de fonds sont régulièrement analysés et justifiés et que tout dépôt retrait non autorisé ou anormal est rapidement détecté.Inexactitude, à un moment donné des soldes comptables des comptes de caisse et banques, empêchant de ce fait l’exercice d’un contrôle correct.

Détournement de montants retirés de la caisse ou de la banque pour alimenter théoriquement d’autres
comptes de trésorerie.

Risque de falsification des justifications des comptes de virements de fonds par les auteurs du détournement
Tableau : Objectifs du contrôle interne appliqué au cycle trésorerie

VI- Eléments constitutifs de la fonction trésorerie

La trésorerie qui est au centre des autres fonctions de l’entreprise est la résultante de tous les flux financiers de l’entreprise. Deux grandes missions définissent la fonction trésorerie selon (HUBERT, 1997) :

  • la gestion des liquidités qui consiste à respecter la contrainte de solvabilité de l’entreprise et se gère à long et à court terme, au jour le jour de façon opérationnelle. A ce niveau, le trésorier veille à l’existence d’une encaisse importante pour faire face aux paiements.
  • la gestion des risques financiers qui consiste essentiellement en la couverture des risques de taux et des risques de change afin d’éviter qu’ils soient excessifs et nuire à la rentabilité de l’entreprise.

POLONIATO (1997) vient compléter la définition d’HUBERT en disant qu’en plus des risques de taux et les risques de change il y a d’autres risques tels que les risques de signature, les risques par défaut, les risques de contrepartie, les risques fiscaux et les risques humains.

Tous ces risques doivent être maîtrisés par le trésorier.

La gestion de trésorerie est devenue indispensable dans toute entreprise, grande ou petite. Elle permet de surveiller le risque d’insolvabilité de l’entreprise et de mieux négocier les financements à court terme indispensables. Pour cela, le trésorier doit mettre en place des outils et méthodes de contrôle interne qui lui permettent de maîtriser en temps réel les incertitudes liées à la date de réalisation des opérations débitrices ou créditrices qui alimentent les soldes bancaires.

1- Fonction de Budgétisation – Estimation des niveaux d’encaisses

Selon SION (2003 ) le budget de trésorerie a pour fonction « d’évaluer le besoin de financement de l’entreprise, de négocier les lignes de crédits à court terme nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, de vérifier la capacité de la trésorerie à absorber les actions prévues et de calculer les frais ou produits financiers à court terme ».

BARRY (2004) améliore cette définition en stipulant que la fonction trésorerie regroupe toutes les tâches d’établissement du budget de trésorerie permettant d’estimer a priori les niveau d’encaisses et, le cas échéant les besoins en découverts et crédits à court terme nécessaires pour éviter les crises de trésorerie.

Il est exprimé principalement en termes financiers (prévisions), mais il incorpore souvent beaucoup de mesures quantitatives non financières. Le budget de trésorerie répond à deux impératifs :

  • s’assurer d’un équilibre mensuel entre encaissements et décaissements, en vue de mettre en place, de façon préventive, des moyens de financement nécessaires à court terme en cas de besoin de liquidités pour un ou des mois donnés;
  • connaître le solde de fin de période budgétaire des comptes de tiers et d’encaisse, tels qu’ils figureront dans le bilan prévisionnel.

Nous pouvons alors affirmer que le budget de trésorerie prévoit l’évolution de la trésorerie de l’année suivante, mois par mois. Il est construit en fin d’exercice comptable à partir des autres budgets déjà réalisés.

L’ajustement des entrées et sorties de liquidités afin de prévenir les risques de cessation de paiements ou les excédents inutiles est l’objet du budget de trésorerie.

2- Fonction encaissement

GRIFFITHS (2001) explique que les encaissements sont la résultante surtout des ventes et des cessions. Les différents flux se traduisant par des encaissements sont entre autres: les remises d’espèces, de chèques, d’effets à l’encaissement des virements en faveur de l’entreprise, la cession d’immobilisations, de revenus de titres, des prêts remboursés etc.

Il s’agit d’opérations dont l’exécution traduit une entrée d’argent liquide. BARRY (2004) appuie GRIFFITHS en disant que « les encaissements concernent toutes les opérations de recueil des fonds (recettes, règlements des clients, intérêts créditeurs etc.), et de leur conservation dans les banques et les caisses ».

3- Fonctions décaissement

Selon la nature des activités de l’entreprise, les décaissements peuvent être importants ou peu significatifs. Ils concernent toutes les opérations de sorties de fonds effectuées par l’entreprise en contre partie des achats de biens et services, y compris les opérations d’emprunt.

Les retraits d’espèces, les domiciliations d’effet, l’émission des virements, le prélèvement et le débit des chèques sont les différents flux que l’on peut identifier.

Notons que les encaissements et les décaissements ne prennent pas en compte que les activités ordinaires, mais concernent aussi les opérations hors activités ordinaires. L’on est tenté d’affirmer que la trésorerie constitue l’un des indicateurs de performance les plus
pertinents de la gestion d’une entreprise.

Les fonctions comptables sont celles de comptabilisation et de contrôle des opérations et des soldes des avoirs en caisse et dans les banques. Les fonctions comptables sont d’après (BARRY, 2004 ) :

  • Comptabilisation des opérations de caisse et de banques: elle reprend les tâches d’enregistrement, dans les livres comptables de caisse et de banque, des mouvements (encaissements paiement) intervenus.
  • Suivi des comptes de liaison: cette fonction essentielle comprend toutes les tâches d’analyse et de justification des soldes des comptes de virements internes (chèques à l’encaissement, virement de fonds).
  • Contrôle des avoirs en caisse et dans les banques: la fonction comprend toutes les tâches:
    • de vérification des existants physiques en caisse,
    • de rapprochement des opérations comptabilisées par l’entreprise et de celles enregistrées par la banque, pour un compte donné.

Conclusion

La trésorerie est donc un domaine très sensible qu’il faut gérer de façon quotidienne avec quelques outils et surtout une véritable stratégie. Mais si la problématique semble basique,
la combinaison des contraintes rend les choses plus complexes.

Une gestion efficace des risques constitue alors la pierre angulaire du succès des entreprises, quels qu’en soient le secteur d’activité ou la taille. Une bonne gestion des risques nécessite à la fois une forte culture en matière de risque, un bon dispositif de contrôle interne et un programme solide couvrant l’ensemble de l’entreprise

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