Le plan de communication interne : outil de base

Le plan de communication interne est la traduction opérationnelle de la stratégie en la matière. C’est un instrument de management dont l’objet est de mettre en œuvre la politique de communication interne de l’entreprise sous forme d’actions cohérentes et ordonnées entre elles.

Elaboration du plan de communication interne

L’élaboration du plan de communication passe par plusieurs étapes à savoir :

Inventaire de l’existant et analyse des besoins :

Un état de lieu exhaustif et approfondi est souhaitable avant l’élaboration du plan. Cependant, si pour des raisons de budget, de calendrier ou d’opportunité cet audit n’est pas possible, la liste des questions suivantes peut servir comme guide d’analyse.

  • Qui est informé ? sur quoi ?

La tendance générale a été longtemps élitiste : le sommet de la pyramide hiérarchique est privilégié en matière d’information. Il convient de dresser un inventaire détaillé de ce que chaque type d’employé reçoit comme information.

  • Quelles sont les attentes des différents acteurs ?

Il faut analyser non seulement les attentes manifestes, mais aussi les attentes latentes (considération, reconnaissance, participation, etc.)

  • Y a-t-il des blocages dans la circulation de l’information ?

Les freins peuvent être de nature structurelle (centralisation), managériale (mode de commandement, d’évaluation) ou individuelle.

  • Quels sont les points forts et les points faibles de la communication interne ?

Ce point se rapporte aux actions menées au préalable : supports existants, manifestations ou opérations de communication interne, audit…Leur impact éclairera utilement le futur plan. En leur absence, il faut enquêter rapidement auprès des directeurs ou chefs de services.

Définition des objectifs de la communication interne :

Il s’agit de dresser la liste des objectifs et d’une manière générale, on peut trouver les objectifs suivants :

  • Sensibiliser le personnel aux enjeux de l’entreprise ;
  • Répondre aux besoins de formation des gens ;
  • Expliquer l’entreprise et ses finalités ;
  • Gérer une identité d’entreprise, une culture commune ;
  • Aider le management à animer son équipe ;
  • Aider la hiérarchie à faire descendre et remonter l’information ;
  • Informer le personnel avant l’extérieur ;
  • Construire un esprit d’équipe, renforcer la cohésion ;
  • Préparer le personnel à des changements d’organisation ;
  • Décloisonner ;
  • Mobiliser les énergies de chacun, dynamiser ;
  • Etablir un climat de confiance ;
  • Situer la contribution de chacun au fonctionnement de l’entreprise ;
  • Renforcer la considération et le respect mutuel ;
  • « vendre » l’entreprise aux employés ;
  • Accompagner la mise en place d’un projet transversal ;
  • Permettre à chacun de s’exprimer ;
  • Faire circuler l’information ;
  • Favoriser les coopérations ;
  • Former le personnel à la communication ;
  • Favoriser l’initiative et l’autonomie ;
  • Eviter la circulation des rumeurs ;

Contenu de la communication :

Cette étape consiste en la définition des messages, des représentations et des images que l’entreprise souhaite diffuser, ainsi que les comportements qu’il convient d’encourager.

Sources et cibles : qui parle à qui ? :

Les sources :

la source d’information peut être interne ou externe. La direction est la source la plus importante en volume et en poids stratégique. C’est la première source d’information de l’entreprise auprès de laquelle s’alimente le responsable de la communication interne. Mais d’autres sources peuvent être sollicitées : un service, un site, une fonction.

La communication interne a également une mission de recherche d’information auprès d’agents extérieurs : collectivités locales, expert, concurrents…

Quelle que soit la source d’information, le responsable de la communication interne doit toujours vérifier la fiabilité des informations recueillies.

Le plan de communication doit s’inscrire dans le fonctionnement global de l’entreprise.

Certains documents peuvent servir de référence :

  • la stratégie générale de l’entreprise ;
  • les audits ou enquêtes déjà menés ;
  • les éléments relatifs à des actions spécifiques pendant la période couverte par le plan : plan qualité, restructuration, opérations sécurité….
  • Le budget alloué à la communication ;
  • Le plan de formation : préoccupations de l’entreprise (compétences) et des employés (attentes).

Les cibles :

Qui veut-on toucher ? l’encadrement, la maîtrise, la base, un site, un service ou une fonction ? Le choix du canal (note, journal, intranet,…) répond à cette exigence de ciblage. Mais les cloisons entre cibles ne sont pas parfaitement étanches, ce qui crée un terrain favorable pour l’émergence de rumeurs qui rapportera des informations plus ou moins fidèlement au large public.

Quelles sont les caractéristiques de la cible ? il s’agit d’identifier le nombre de personnes concernées par l’information, leur localisation géographique, leur taux d’exposition aux médias de l’entreprise, leur connaissance antérieure du sujet, leur culture, leur langage et si possible leur sensibilité au sujet traité.

Il peut être également profitable d’identifier les leaders d’opinion, les canaux d’information perçus comme légitimes sur le sujet par la cible, à titre d’exemple, pour annoncer une communication sur la mobilité, il faut au préalable analyser la communication parallèle ou antérieure des syndicats ; La mobilité est-elle présentée comme une opportunité ou une sanction ? Les avantages et limites ont-ils été évoqués de façon objective et complète ?

Choix des outils et des actions :

Les critère de choix sont nombreux : impact, mémorisation, qualité de la réception, coût, délai, non déformation du message, précision de la cible, possibilité de feedback…ce point revient à traiter l’objectif attendu par l’utilisation de chaque outil qu’on a présenté précédemment dans l’article relative aux outils de la communication interne.

Conclusion

De ce qui précède, on constate l’importance stratégique de la communication interne dans toute entreprise. Cependant, l’existence d’un plan de communication interne avec tout ce qui suit ne constitue pas une garantie suffisante pour la réussite du processus de communication interne dans la mesure où il existe plusieurs limites qui entrave cette réussite.

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