Les structures de l’entreprise : définitions, déterminants et typologie

L’entreprise est un système organisé et structuré, et les structures de l’entreprise constituent des éléments essentiels pour en assurer le fonctionnement optimal.

Définitions des structures de l’entreprise

Une structure des entreprises est l’ensemble des fonctions et des relations déterminant formellement les missions que chaque unité de l’organisation doit accomplir, et les modes de collaboration entre ces unités. À chaque unité est délégué un certain pouvoir pour exercer sa mission. Des mécanismes de coordination assurent la cohérence et la convergence des actions des différentes unités.

Selon Mintzberg, la structure d’une organisation peut être définie comme « la somme totale des moyens employés pour diviser le travail entre des tâches distinctes et pour ensuite assurer la coordination entre ces tâches ».

A cote de ces définitions on trouve dans un autre ouvrage définissant la structure comme étant un système formel composé de l’ensemble des fonctions et relations déterminant les missions de chaque unité de l’organisation et leurs modes de collaboration. Elle ne devient vivante qu’avec le rôle joué par les collaborateurs de l’entreprise qui en sont les acteurs. Elle est donc composée d’éléments qui interagissent les uns par rapport aux autres en vue d’atteindre un objectif, ce qui crée une dépendance mutuelle entre les différents éléments.

Les travaux de Lawrence et Lorsch offrent un cadre d’analyse similaire pour étudier et comprendre la dynamique de la structure d’une entreprise. Ils s’intéressent en particulier aux deux premières dimensions ci-dessous : la différenciation, qui résulte de la spécialisation, et l’intégration, qui recoupe la notion de coordination et doit compenser les forces centrifuges créées par la différenciation.

Les déterminants du choix de la structure 

Plusieurs éléments internes ou externes à l’entreprise influencent et déterminent la structure adoptée. Ces éléments appelés « facteurs de contingence de la structure » montrent qu’il n’existe pas de structure déterminée et idéale.

La taille

Une petite entreprise peut adopter une structure hiérarchique, voire même fonctionnelle.

Lorsque l’entreprise devient plus grande, le nombre de ses employés augmentent et ses activités s’élargissent. Il en résulte un accroissement des niveaux hiérarchiques et des niveaux de spécialisation qui vont nécessiter plus de coordination et donc un changement de sa structure.

La technologie

Pour les entreprises dont l’activité est complexe, le recours à une structure souple et flexible devient indispensable. En revanche, les entreprises dont les activités sont peu complexes, le recours à une structure simple peut être une solution valable.

L’environnement

Chaque entreprise doit choisir sa structure selon la nature de son environnement. Dans le cas d’un environnement instable, il convient de choisir une structure souple et flexible. Dans un environnement stable, il convient de choisir une structure simple voire même bureaucratique.

La stratégie

On entend par la stratégie, l’allocation des ressources humaines, techniques et financières par l’entreprise afin de réaliser des objectifs bien déterminés.

Au moment de chaque nouvelle stratégie, il est primordial de faire une analyse de la structure de l’entreprise pour la renforcer, voire la changer, en cas de besoin, et ce pour accompagner l’exécution de la stratégie 

La formation des dirigeants

Dans les pays en voie de développement, la structure adoptée par l’entreprise est généralement très influencée par la formation des dirigeants, leur degré d’ouverture et leur capacité de prévision et d’organisation

Types de structures 

Il existe plusieurs types de structures : 

  • La structure hiérarchique
  • Structure fonctionnelle
  • Structure staff and line
  • Structure divisionnelle
  • Structure matricielle

La structure hiérarchique

Préconisée par Fayol, La structure hiérarchique se présente sous une forme pyramidale et repose sur le principe d’unicité de commandement, chaque salarié ne dépendant que d’un seul supérieur hiérarchique. C’est-à-dire que chaque responsable est chargé de diriger uniquement les salariés qui lui sont subordonnés, et, inversement, chaque employé est tenu de rendre des comptes à son unique supérieur hiérarchique.

Ainsi, chaque service a son propre chef, dont la responsabilité et l’autorité sont limitées aux employés qui font partie de la même division.

la structure hiérarchique

Avantages 

  • Structure simple, facile à mettre en place.
  • Structure qui permet une communication entre les différents sous système. 
  • Structure ou l’autorité et la compétence sont bien définies.

Inconvénients

  • Le responsable est submergé de tâches, ce qui risque de perturber la marche normale du système.
  • Risque de déformation de l’ordre donné (surtout quand il est oral), vu le nombre de niveaux parcourus par ce dernier.
  • Difficulté de trouver les responsables compétents dans tous les domaines.
  • Une structure hiérarchique est un mode organisationnel dont le principe repose sur une gestion et un contrôle unique. 

Elle convient aux PME ou aux entreprises dont l’activité est très décentralisée. Elle reste, cependant, inadaptée aux grandes entreprises dont l’activité est assez dense, notamment aux niveaux hiérarchiques intermédiaires.

Structure fonctionnelle

Ce type de structure répartit les responsabilités selon les fonctions essentielles à une organisation, telles que la conception, la production et la commercialisation. On rencontre le plus souvent la structure fonctionnelle dans des organisations de taille petite ou moyenne et dans celles dont la gamme de produits ou services est peu diversifiée. Ses principales qualités résident dans la clarté de la définition des rôles et des tâches, ainsi que dans la possibilité pour les dirigeants d’assurer un meilleur contrôle opérationnel.

La spécialité fonctionnelle facilite aussi la concentration de l’expertise, ce qui permet d’améliorer le développement des connaissances, du moins en ce qui concerne les expertises fonctionnelles. Cependant, ce mode d’organisation présente des limites, en particulier lorsque la taille augmente et que l’activité se diversifie. Dans un environnement turbulent, accaparés par les décisions opérationnelles quotidiennes, les dirigeants peuvent être tentés de se réfugier dans leurs compétences spécialisées et de privilégier leurs responsabilités fonctionnelles.

La structure fonctionnelle

Avantages 

  • Spécialisation très efficace du personnel
  • Les contrôles se trouvent simplifiés et améliorés : le contrôle n’a à s’exercer qu’à l’intérieur d’un seul service.
  • La distinction entre les actions de planification et celles d’exécution
  • Economie d’échelle des moyens puisqu’ils deviennent concentrés sur un seul service.

Inconvénients

  • Dispersion de l’autorité et de la responsabilité entre autant de responsable
  • La mise en attente et en coordination entre les chefs est assez difficile puisque
  • chaque chef perçoit l’entreprise en se référant à sa fonction.
  • Fort risque à ce que certaines tâches restent non réalisées : chaque chef considère que l’autre s’en chargera.
  • Les entreprises n’adoptent pas concrètement les structures fonctionnelles mais plutôt recourent à la fusion de la structure fonctionnelle avec celle hiérarchique.

Structure staff and line

La structure fonctionnelle de Taylor est fondée sur la spécialisation et la multiplicité de commandement. Dans la structure hiérarchique de Fayol on  insiste sur la clarification des responsabilités. Cependant, dans les deux formes de structures le sommet stratégique manque de « conseils » pour éclairer ses décisions.

Avec la structure staff & line, (hiérachico-fonctionnelle) on maintient la spécialisation des tâches, on préserve l’unité de commandement et on ajoute une ligne de conseil. En effet, l’organisation repose sur une ligne de conseil (staff) et une ligne de décision (line). 

✓ La ligne de décision « line »

  • Il s’agit des responsables dans le système de commandement de l’entreprise. 
  • Ils définissent les objectifs.
  • Ils sont dépositaires de l’autorité.
  • Ils détiennent le pouvoir de décision.

✓ La ligne de conseil « staff »
 
Cette ligne peut être qualifiée « d’état-major », ou « fonctionnelle », composés de services ou d’agents intervenant comme des conseillés de la ligne de décision, dans des spécialités déterminées, mais n’ont pas d’emprise sur le système de commandement. Ainsi, le staff : Propose, conseille et suggère mais ne décide pas

Les structures de l'entreprise : définitions, déterminants et typologie


Avantages 

  • Unité de commandement : la voie hiérarchique constituée permet d’éviter un certain nombre de problèmes de gestion.
  • Modes de communication : la communication entre les membres est favorisée par l’existence de service de conseil.
  • Les services de conseil (le staff) éclairent la prise de décision.

Inconvénients

  • Difficulté d’attribuer la paternité d’une décision.
  • Frontière floue entre les lignes décision/conseil.
  • La complexité de ce type de structure présente enfin l’inconvénient de la coordination la plus malaisée.

Structure divisionnelle

Avec la croissance de l’entreprise et sa diversification, les défauts de la structure fonctionnelle peuvent l’emporter sur ses avantages.

Il convient alors de découper l’entreprise non plus en fonctions mais en unités homogènes, c’est-à-dire en divisions spécialisées par types de produits, de clientèles ou par zones géographiques.

Dans une telle structure dite divisionnelle (Chandler parle de « forme multidivisionnelle » ou « forme M »), la direction générale assure la direction et la coordination de l’ensemble des divisions : elle définit la stratégie d’ensemble ou globale (corporate strategy) et affecte les ressources nécessaires à chaque division, fixe les objectifs à atteindre par chacune (en termes de chiffre d’affaires, de marge…) et contrôle leurs résultats.

Comme son nom l’indique, une structure divisionnelle permet la division de l’entreprise en plusieurs unités relativement autonomes, avec une activité précise pour chacune. Ainsi, chaque division a ses propres ressources et sa gestion se fait comme une entité quasi-indépendante.

Les objectifs généraux et les décisions stratégiques restent, toutefois, fixés par le dirigeant. Quant à la stratégie de chaque division, elle se met en place au sein de chacune, et ce, au niveau de la production, de la commercialisation, de la gestion du personnel, etc. Ainsi, une structure divisionnelle se caractérise par un découpage des responsabilités, une coordination en amont, une standardisation des qualifications et une formalisation des tâches à accomplir. 

La structure divisionnelle

Avantages 

  • La déconcentration des décisions permet de mieux répondre aux besoins particuliers du marché.
  • Capacité d’innovation accrue
  • Favorise la flexibilité stratégique : des changements peuvent être effectués au sein de chaque division sans bouleverser ni déstabiliser l’ensemble de la structure de l’entreprise.
  • Facilite la mesure de la performance de chaque unité.

Inconvénients

  • Dispersion des ressources ce qui entraine un risque de s’éloigner des économies d’échelle.
  • Absence de culture globale de l’entreprise.
  • Redondance des postes.
  • Conflits entre les différentes divisions

La structure matricielle

Ce type de structure est une combinaison qui résulte le plus souvent du croisement de divisions produits et de divisions géographiques ou d’une structure fonctionnelle avec une structure divisionnelle. Dans une structure matricielle, chacun doit rendre compte à au moins deux supérieurs hiérarchiques. Elles facilitent l’apprentissage en diffusant les connaissances au-delà des frontières organisationnelles.

Ainsi, Elles sont particulièrement attractives pour les organisations très internationalisées, car elles autorisent le cumul d’une perspective globale avec une adaptation locale. Cependant, du fait que la structure matricielle remplace la ligne hiérarchique formelle par des interactions croisées, elle débouche souvent sur des problèmes. Ceux-ci sont généralement liés à la lenteur de la prise de décision : la recherche du consensus autour de chaque problème se traduit par de nombreuses négociations, une inflation du coût de communication et une forte consommation du temps des responsables.

De plus, la plupart des opérationnels se trouvent sous la responsabilité d’au moins deux supérieurs hiérarchiques, ce qui ne manque pas de générer des conflits dans la définition des objectifs et dans l’évaluation des résultats. Les structures matricielles sont difficiles à contrôler et bien souvent difficiles à comprendre.

La structure matricielle

Avantages

  • Création des économies d’échelles
  • Permet de profiter des compétences des responsables.
  • Favorise la concurrence entre les chefs de projets ou de produits.
  • Permet de mettre en commun des ressources dans plusieurs projets.

Inconvénients

  • Manque parfois de coordination (dualité du changement)
  • Risque de conflits
  • Coûts élevés.
  • Le Salarié peut se trouver face à des directives qui sont contradictoires.

A côté de ces types de structures on trouve également des structures dites multinationales et transnationales. La première apparaisse lorsqu’une organisation doit fonctionner à une échelle internationale, de nouveaux défis structurels apparaissent. Elle consiste simplement à rajouter à la structure existante un département spécifique en charge de l’ensemble des activités internationales. La deuxième, combine l’adaptation locale avec la coordination globale. Elle représente une forme de matrice qui met l’accent sur le partage des connaissances, la spécialisation et le management en réseau.

La structure des entreprises est un élément clé du succès d’une organisation. Cependant, ce qui assure le fonctionnement effectif d’une organisation, ses « muscles », ce sont ses systèmes formels et informels. Les systèmes permettent d’exercer un contrôle sur l’activité de l’organisation.

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