Le manuel de procédures comptables – présentation générale

Le manuel de procédures est un outil formel qui décrit l’ensemble de l’organisation comptable d’une entreprise. C’est le meilleur moyen d’éviter le fonctionnement aléatoire, et d’asseoir la structure sur des bases solides.

Cet article sera destinée à une présentation du manuel de procédures où sera traité le rôle d’un tel document, sa structure, la méthodologie à suivre pour le mettre en place ainsi que les difficultés qui y sont liées.

Définition du manuel de procédures

La procédure est un processus spécifique et précis où les responsabilités et les moyens requis pour obtenir le résultat prévu sont formalisés.

Le manuel de procédures comptables - présentation générale

La procédure est un enchaînement de tâches élémentaires standardisées, déclenchées en amont par l’expression d’un besoin quelconque, et limitées en aval par l’obtention d’un résultat attendu.

Sur un plan matériel, les procédures sont regroupées à l’intérieur d’un même ensemble qu’est le manuel de procédures.

Chaque procédure se présente donc comme une suite de tâches effectuées dans une même séquence de temps, par un nombre limité d’acteurs appartenant à un même sous-ensemble.

Chacune de ces tâches suppose une série logique d’opérations ou de gestes élémentaires obéissant à des règles techniques données.

Une fiche de procédures contient alors un ensemble d’instructions permettant de traiter une situation, définie par un événement initial et un résultat final.

A l’image de cette définition, il est possible de désagréger les processus d’une entreprise en procédures, qui sont elles-mêmes découpables en tâches ou en opérations, qui sont à leur tour dissociables en une suite de gestes ordonnés.

Un manuel de procédures est un outil de mise en œuvre et de maîtrise de la gestion :

  • C’est un outil simple et uniformisé de vision d’ensemble de l’entreprise et de cohérence des processus d’activités ;
  • Il permet de décrire simplement les actions à réaliser et les acteurs impliqués ;
  • Il facilite le contrôle des dysfonctionnements et leur résolution.

Les objectifs d’un manuel de procédures

Un Manuel de Procédures vise quatre objectifs principaux:

Objectif 1 : Un moyen de renforcement du contrôle interne

Le manuel de procédures doit tenir compte des principes du contrôle interne : Une bonne organisation implique des responsabilités bien définies, des objectifs déterminés, des procédures écrites, des moyens de contrôle efficaces et une séparation des fonctions de décision, de détention des valeurs et des biens, d’enregistrement de l’information et de contrôle.

Les procédures en place doivent prévoir les étapes successives de la circulation des biens, des services, des hommes, des documents et informations.

Elles doivent permettre un autocontrôle, c’est-à-dire que le système de lui-même, signale toute anomalie. Les anomalies sont décelées par les divers recoupements, par le contrôle réciproque des tâches ou sont évitées par la mise en œuvre de moyens techniques appropriés.

Le contrôle interne doit permettre d’obtenir une information fiable, utile, claire et véritable.

Objectif 2 : Un moyen de capitalisation pour l’entreprise

  • Uniformiser et pérenniser les modes de fonctionnement,
  • Ne pas perdre le savoir faire acquis avec le temps, cette perte peut être due à plusieurs raisons et notamment :
    • départs en retraite,
    • licenciements,
    • reconversion,
    • absence momentanée de projets.
  • Former le personnel :
    • le manuel des procédures peut servir d’un guide pédagogique dans le cadre d’un plan de formation.

Objectif 3 : Un moyen d’amélioration des performances et méthodes de travail

  • Optimisation en terme de coût et de temps ;
  • Accélération de l’information ;
  • Intégration des tâches ;
  • fiabilisation de l’information

Objectif 4 : Un moyen de transparence de l’activité

Le manuel de procédures permet de fournir aux partenaires externes (administrations, actionnaires, marché financier, auditeurs et commissaires aux comptes) un moyen leur permettant de :

  • se familiariser rapidement avec le système d’information de l’entreprise,
  • et d’avoir une visibilité suffisante sur la fiabilité du système comptable et sa conformité aux lois et règles en vigueur

Les apports d’un manuel de procédures :

Une meilleure organisation

Dans une organisation exerçant des activités complexes toute opération technique standardisée nécessite une description détaillée sous forme de procédures.

La transcription des procédures a pour objet de décrire en détail les tâches exécutées au sein de l’entreprise de manière organisée et expliciter les enchaînements, les ordonnancements et les synchronisations des différentes opérations. En d’autres termes, il s’agit de trouver qui fait quoi, où, quand, comment et pour quelle fin.

Le manuel de procédures constitue une mémoire de l’organisation, il permet de transcrire le savoir faire, d’en faciliter ainsi le stockage et la mise en ordre.

C’est un moyen d’information rapide qui comble les vides causés par les mutations de personnel et c’est un garant de la fiabilité et de la qualité.

Etant librement accessible, le manuel de procédures décrit le fonctionnement de l’organisation et constitue un moyen de transmission des méthodes, règles et séquences de travail entre les différents acteurs. Il permet d’éviter ainsi les négligences qui peuvent toucher certains détails en expliquant les conséquences d’erreur éventuelles. Ainsi il garantit la continuité du système.

Chaque acteur de l’entreprise peut utiliser le manuel de procédures pour s’informer sur :

  • Les modalités d’exécution de ses missions ;
  • Les tâches attendues de lui ;
  • Les actions effectuées par ses confrères ;
  • La répartition des rôles et les relations entre services ;
  • Les principes de direction, de suivi et de contrôle ;
  • Et également sur les autres domaines où intervient l’entreprise.

Une meilleure information

La fiche de procédure permet à chaque agent de s’auto contrôler et constitue un aide mémoire afin d’éviter les erreurs et négligences éventuelles.

Constituant un meilleur support pour la formation des subordonnés, le manuel de procédures rend l’encadrement des nouveaux employés très simple et sert à divulguer les informations nécessaires à une formation rapide.

Le manuel de procédures favorise la polyvalence puisqu’il est accessible à tous les intervenants de l’entreprise. Il fournit également aux responsables une idée claire sur le fonctionnement de leur équipe et permet une prise de connaissance des tâches exécutées sous leur responsabilité.

Une meilleure structure

Le manuel de procédures constitue une base commune de communication pour les différents acteurs intervenant dans l’entreprise ayant des logiques divergentes.

Décrivant la répartition des tâches, le manuel de procédures contribue à clarifier les relations entre les services et à éviter ainsi les conflits qui peuvent naître entre les différents groupes de l’entreprise puisqu’il fournit un langage commun qui donne une fluidité à l’organisation.

Fixant les méthodes admises au sein de l’entreprise et introduisant une cohérence des comportements, le manuel de procédures facilite la décentralisation puisque toute consigne et recommandation des responsables est décrite, donc la présence des responsables hiérarchiques est rendue moins indispensable puisqu’ils font connaître à leurs collaborateurs ce qu’ils attendent d’eux.

Il confère ainsi aux exécutants un sentiment d’autonomie et constitue une garantie d’efficacité et d’autocontrôle continu puisque les différentes tâches sont décrites de manière détaillée et rigoureuse.

Il constitue de ce fait une importante base pour l’auditeur dans ses investigations et facilite ses contrôles et son appréciation du contrôle interne. Il vérifie ainsi la bonne application des procédures écrites.

En cas de non existence de procédures écrites, l’audit devient difficile à appliquer.

Intérêt pour les utilisateurs du manuel

L’entreprise :

La répartition des tâches et la définition des fonctions au sein de l’entreprise peuvent se faire dans le cadre d’une organisation et de procédures écrites, comme elle peut se faire sur la base d’instructions verbales exprimées par la direction de l’entreprise.

L’entreprise à la recherche du modèle d’organisation capable de lui assurer pérennité et croissance, a besoin plus que jamais qu’un personnel qualifié sachant bien exécuter les tâches qui lui sont confiées et ce, avec efficacité et célérité.

A l’heure de la mondialisation, les entreprises doivent bien communiquer avec leur personnel afin que les instructions puissent être bien comprises de la part de cers derniers.

Le manuel d’organisation constitue l’outil de communication et de diffusion de l’information et des instructions au sein de l’entreprise, capable de renseigner sur l’organisation et les procédures qui y sont mises en place.

Le personnel de l’entreprise reste le principal utilisateur du manuel de procédures et bénéficie ainsi de plusieurs avantages que lui procure ce manuel et notamment :

  • Une organisation comptable établie par des professionnels assurant la sécurité et la fiabilité de l’information véhiculée par le système d’information de l’entreprise ;
  • Procédures comptables écrites et largement diffusées permettant ainsi à tout le personnel de mieux réaliser ses tâches et bien assumer ses responsabilités ;
  • Contribution à l’accélération de la production de l’information comptable et financière et notamment les états de synthèse grâce à une meilleure coordination entre les services de l’entreprise et à une bonne planification des tâches à réaliser ;
  • Rendre plus fluide la rotation du personnel et la performance des services comptables et financiers grâce aux descriptifs de postes et aux procédures écrites.

L’expert comptable :

Le dispositif des normes de l’Ordre des Experts Comptables, dans le cadre des missions de commissariat aux comptes et d’audit contractuel, prévoit l’appréciation du contrôle interne.

Cette appréciation est faite à partir d’une prise de connaissance et évaluation des procédures de contrôle interne pour ce qui concerne la fonction comptable de l’entreprise afin d’orienter et de moduler les techniques de contrôles à mettre en oeuvre et de proposer des améliorations éventuelles.

L’existence d’un manuel de procédures au sein de l’entreprise permet à l’expert comptable de réaliser un gain de temps appréciable (étape de description et rédaction des procédures de l’entreprise), qu’il pourra consacrer notamment à l’analyse critique des procédures en vue de leur amélioration.

Le manuel de procédures constitue donc un outil de travail important dont dispose l’expert comptable pour la réalisation de ses missions au sein de l’entreprise.

L’administration fiscale :

L’administration fiscale, compte tenu de son droit de vérification et de communication, est amenée à utiliser le manuel d’organisation comptable pour la compréhension du système comptable mis en place par l’entreprise dans le but de maîtriser les circuits d’information pour pouvoir ensuite exercer ses contrôles.

Le temps alloué pour la réalisation des missions de vérifications fiscales est relativement court pour permettre aux vérificateurs de comprendre et de vérifier les comptes et les déclarations du contribuable.

Par conséquent, en l’absence de documentation suffisante, la mission de vérification risque d’être compromise. C’est pour cette raison que l’existence du manuel d’organisation comptable reste décisive pour la réalisation de la mission de vérification fiscale.

Structure d’un manuel de procédures

A l’intérieur d’un organisme, d’une entreprise, d’une administration ou d’une organisation quelconque, les procédures constituent un même ensemble. Le tout forme une architecture complète et cohérente. Chaque procédure joue un rôle qui lui est propre. Simultanément elle est
reliée aux autres. Cette cohérence est préservée même lors des mises à jour.

Sur un plan matériel, toutes les procédures sont regroupées à l’intérieur d’un même ensemble : le manuel de procédures comptables. Ce manuel peut avoir des dimensions conséquentes. Il est alors divisé en sous-ensembles homogènes.

Taille :

Le manuel de procédures peut se décomposer en plusieurs volumes, selon la taille et l’activité de l’entreprise. Ceux-ci sont groupés en fonction des utilisateurs : un même service, une équipe ou un agent doit disposer des procédures qui lui sont utiles dans un même recueil. L’optimum consiste à lui fournir toutes celles et seulement celles qui lui sont destinées.

Donc, la décomposition du manuel se fait par directions, par départements ou par services. Ce découpage peut être croisé par un découpage par fonctions ou aussi par type d’usage. Le découpage par fonctions fait apparaître les différents domaines : production, exploitation, (fonction commerciale, fonction administrative, gestion du personnel et gestion comptable et financière.

Quant au découpage par usager, il distingue les procédures selon le type d’utilisation auquel elles renvoient. On peut ainsi dissocier les procédures d’exploitation, les procédures périodiques et les procédures exceptionnelles.

Les procédures périodiques concernent des activités liées à l’exploitation : sauvegarde, maintenance, contrôle… Elles peuvent être accolées aux procédures normales d’exploitation.

Toutefois, dans la mesure où elles touchent à l’intégrité, voire à la sécurité de l’organisation, elles y ont un statut spécifique.

Concernant les procédures exceptionnelles, celles-ci peuvent être regroupées, par exemple, dans un volume spécialisé. Elles traitent des cas d’urgence, des diagnostics, des lancements, des régimes transitoires ou des arrêts spéciaux.

Du fait de leur utilisation peu fréquente et de leur caractère sensible, elles sont particulièrement soignées sur le plan de la précision et de la clarté.

Etant consultées à la suite d’une défaillance ou d’une erreur, elles touchent à la sécurité des personnes et des biens.

D’une manière générale, la facilité d’accès à une information est une condition du succès du système. Il est donc important que la structure du manuel apparaisse clairement aux yeux des utilisateurs.

Cette structure se matérialise naturellement par la séparation en livrets distincts. Mais il est possible de la rendre apparente en différenciant la présentation de ces parties (par exemple, par des feuilles de couleurs différentes). Dans ce même esprit, l’introduction de structures homogènes et répétitives est très utile.

Corps :

Gérer un manuel de procédures, c’est gérer des catalogues d’opérations. Sa structure fait l’objet d’un travail minutieux. La constitution en fin d’ouvrage de sommaires, d’index et de glossaires constitue un facteur essentiel pour garantir une bonne accessibilité de l’information.

Le manuel peut être décomposé en plusieurs volumes, et chaque volume peut comporter à son tour, une structure en trois grandes parties : les généralités introductives, les fiches de procédures, et enfin les annexes et tables complémentaires.

La première partie comprend le sommaire et l’introduction générale du manuel. Cette partie se retrouve en tête de chaque volume, avec éventuellement une partie commune à l’ensemble des volumes et une partie introductive plus spécifique.

L’introduction permet de rappeler les objectifs qui ont conduit à la mise en place de l’outil et elle en explique la structure générale. Elle sert aussi à donner des indications pratiques pour la consultation et la recherche d’informations à l’intérieur du manuel.

Elle peut donner des précisions concernant la philosophie d’application des procédures (degré d’obligations des consignes, recours en cas de difficultés, importance des contrôles, principe de mise à jour…).

Il convient d’accorder à ce niveau une attention particulière aux dispositions de mises à jour (qui, quoi, comment). Compte tenu de leur caractère fondamental, ces dispositions peuvent même faire l’objet d’une «procédure de mise à jour des procédures » placée en exergue.

Cette partie introductive peut également reprendre divers points généraux, tels que l’organisation générale des services, les relations fonctionnelles entre les services… Toutefois, afin d’éviter toute surcharge, ces éléments généraux peuvent aussi faire l’objet d’un tome séparé, commun à tous les services.

La deuxième partie du manuel, la plus volumineuse en est le corps central. Elle regroupe toutes les fiches de procédures classées.

La troisième partie peut fournir des documents annexes, tels que des tables de données ou des illustrations complémentaires. Cette partie comprend surtout des listes de procédures.

La structure de ces listes peut obéir à diverses logiques. Elles peuvent être présentées selon leur ordre de classement (sommaire) ou par ordre alphabétique (index).

A noter qu’en fin de parcours, il est utile de regrouper les procédures par processus car ça présente l’avantage d’offrir une vision synthétique des différentes étapes au sein d’un processus.

Les supports

Les fiches de fonctions :

La fiche des fonctions est au centre du manuel. Elle contient la description narrative, relativement complète des circuits et des opérations à réaliser qui sont présentées dans leur succession chronologique.

Les fiches donnent une réponse explicite aux questions : qui fait quoi et comment. Elles permettent de trouver au premier coup d’oeil les acteurs concernés (opérateurs, services ou directions concernés). Les noms des intervenants y sont immédiatement visibles.

Elles permettent également de comprendre l’enchaînement des travaux entre les différents intervenants, en spécifiant ce qu’ils reçoivent et ce qu’ils transmettent.

Certains éléments plus techniques, moins liés au fonctionnement de l’organisation ou impliquant une certaine complexité, voire des aspects plus théoriques, sont éventuellement explicités à part.

Cela peut être le cas de certaines règles techniques qui ont un caractère permanent, indépendant de l’organisation.

Méthodologie d’élaboration d’un manuel de procédures comptables

Il est à signaler qu’aucune précision sur la forme de ce document n’est fournie par les textes législatifs et réglementaires.

C’est juste la jurisprudence en la matière qui domine dans ce sens, avec comme ligne de conduite, les principes du contrôle interne.

Dans l’élaboration du présent travail, j’ai suivi la démarche suivante, les principales étapes du processus suivi sont détaillées ci-dessous :

1- Phase de prise de connaissance générale de l’entreprise :

Cette étape est indispensable avant le commencement de la mission dans la mesure où elle permet d’acquérir une vue sur l’environnement où la mission interviendra.

Les informations recueillies lors de cette étape concernent pour l’essentiel :

  • L’activité de l’entreprise, son statut juridique et son organisation générale ;
  • Description du système comptable et des éléments relatifs à l’établissement des comptes annuels.

La collecte de ces informations est basée notamment sur des entretiens d’abord avec la direction (pour une vision globale) et ensuite avec les différents niveaux hiérarchiques suivant le besoin croissant de détails supplémentaires.

2- Phase de préparation:

Avant de commencer la rédaction du manuel, il est indispensable d’en prévoir le déroulement :

  • Découper le travail à réaliser en tranches distinctes ;
  • Evaluer approximativement la charge de travail pour chacune d’elle ;
  • Fixer les échéances de réalisation ;
  • Valider les informations qui constituent le constat périodique d’avancement par le biais; notamment, des programmes de travail et des journaux de bord ;
  • Synthétiser ces informations en vue de leur utilisation pour le suivi de la mission.

3- Phase de réalisation

L’observation

J’ai passé la majeure partie de mon stage au sein du Service Comptable, où j’ai pu visualiser de près l’ensemble des opérations et transactions dont se charge la responsable du service.

A coté de cela, j’ai eu à effectuer de nombreux travaux qui m’ont permit de toucher le maximum de détails, et d’accéder à un grand nombre d’informations concernant la façon de faire et l’organisation du Service Comptable.

Les entretiens

La collecte des informations s’est faite à partir d’un certain nombre d’entretiens avec le personnel et les responsables. Pour les entretiens, la démarche suivie est la suivante :

  • Prise de contact préalable avec l’intéressé afin de lui présenter les motifs pour lesquels on souhaite le rencontrer et de fixer un rendez vous ;
  • Dans certains cas, et pour faciliter le contact, il est nécessaire de se faire introduire par le responsable hiérarchique ;
  • Entretiens particuliers qui prendraient fin dès lors que les sujets à aborder ont été épuisés et que l’interlocuteur commence à se répéter ;
  • Cependant, il faudrait souvent prévenir son interlocuteur que des informations complémentaires pourraient lui être demandées ultérieurement ;
  • Formalisation de ces notes et soumission à l’interlocuteur d’un compte rendu afin de corriger toute erreur ou omission de sa part. Des guides pratiques sont utilisés pour faciliter le déroulement des entretiens et pour éviter les oublis au niveau des questions.

Les questionnaires facilitent l’accès à l’information. Ils se veulent descriptifs, répondant à l’objectif de recensement des procédures et des modalités de contrôle effectuées. Ils essayent de répondre aux cinq questions suivantes :

Qui ?

Questions relatives à l’opérateur, c’est à dire la personne chargée de faire le travail et celle qui le réalise effectivement. Il s’agit également de délimiter le champ d’action et les pouvoirs de chacun.

Quoi ?

Permet de grouper toutes les questions permettant de savoir de quoi il s’agit, et de cerner l’étendue des activités et les différents éléments concernant un poste, ou un responsable.

Où ?

Pour ne pas omettre de tester tous les endroits où l’opération se déroule : lieu d’archivage, fichiers d’enregistrements,…

Quand ?

Permet de regrouper les questions relatives au temps : début, fin, durée, saisonnalité, planning,…

Comment ?

Questions relatives à la description du mode opératoire : comment les informations sont-elles traitées ? comment s’organisent les différentes procédures : achat, vente, paie… ?

4- Phase de rédaction :

Après avoir recueilli les informations, elles seront rédigées. Cette rédaction suivra alors les recommandations sur la présentation et la mise en page des textes. La précision et la cohérence au niveau de la mise en forme sont indispensables, pour éviter toute ambiguïté ou imprécision qui peut nuire à la compréhension des procédures.

5- Phase de vérification et de diffusion :

Comme pour les étapes précédentes, la validation s’entend par l’accord de la direction sur les descriptions effectuées. C’est elle qui décidera, le cas échéant, des modifications à leur apporter.

Toutefois, avant que les feuillets ne lui soient présentés, ils seront d’abord contrôlés par une ou plusieurs personnes de l’entreprise ayant une bonne connaissance des sujets traités afin de s’assurer que les retranscriptions correspondent à la réalité et qu’elles ne peuvent être différemment interprétées.

Les documents ainsi validés seront ensuite regroupés pour constituer le corps complet du manuel de procédures comptable élaboré.

Difficultés liées à l’élaboration du manuel de procédures

Lors de la mission d’élaboration du manuel, il a fallu faire face à un grand nombre de problèmes, ayant différentes sources.

Difficultés liées à la collecte des données

Elles viennent de la prépondérance et de l’importance de l’aspect humain, qui doit être préalablement appréhendé et pris en considération.
En effet, il est nécessaire de faire usage de ses connaissances en matière de psychologie et de les appliquer, pour pouvoir :

  • D’une part, comprendre les motivations qui stimulent les personnes auxquelles il faut s’adresser pour obtenir l’information recherchée ;
  • D’autre part, choisir la meilleure approche pour aborder ces personnes, ainsi que le moyen de vérifier l’authenticité des informations qu’ils vont fournir.

Il est également nécessaire de pouvoir détecter les conflits interpersonnels et intergroupes existants, ainsi que les problèmes de communication interne, qui pourraient se matérialiser par une mauvaise assimilation et application des instructions de la direction.

A cela s’ajoute la non-existence de procédures écrites qui organisent le travail au sein de l’entreprise, ce qui impose la nécessité de multiplier les efforts afin de reconnaître les procédures en vigueur, surtout celles impliquant le service comptable.

Difficultés liées à l’organisation et la rédaction

Les difficultés relèvent de l’aspect technique de la mission. Aussi, le rédacteur se voit obligé de respecter les règles suivantes :

  • L’utilisation d’un style neutre réservé normalement pour la rédaction des écrits professionnels, qui veut que les informations soient présentées d’une manière précise et concrète, faisant une abstraction totale de celui qui rédige ;
  • La description de l’organisation existante de la manière la plus objective possible, sans introduire une modification quelconque. Ceci pose un dilemme pour le rédacteur qui ne doit pas perdre de vue les réglementations en vigueur et les principes généraux à respecter, et auxquelles l’entreprise devrait répondre.

Conclusion

Pour conclure je dirai que la mission d’élaboration du manuel de procédures constitue une opportunité pour l’entreprise de moderniser son organisation et d’améliorer ses performances et ce en se dotant de procédures claires et écrites.

En effet, un manuel de procédures améliore la qualité et la fiabilité de l’information financière et comptable, contribue à lutter contre les coûts cachés, responsabilise davantage le personnel et instaure un contrôle réciproque entre les différents postes de responsabilité et créent un climat de travail favorable à l’exercice des contrôles à posteriori

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