les outils d’investigation d’audit

c’est la phase terrain qui nous intéresse en réalisant des tests avec l’aide des outils et des fiches d’analyse qui sont à la disposition de l’auditeur interne.

Ces tests sont en général réalisés selon une méthode déterminée à l’avance ; il peut s’agir d’une opération unique ou qui se situe dans le cadre d ‘un plan de tests préétabli. Les tests sont liés aux risques sous-jacents, ils vont permettre d’apporter la preuve du dysfonctionnement et ouvrir la voie à la recherche de l’analyse causale. Lorsque le dysfonctionnement est manifeste et incontestable, le test est superflu.

Donc pour réaliser ces tests il existe plusieurs outils qu’on regroupe en deux catégories : les outils d’investigation d’audit et les outils de description (fera l’objet d’autre article ici ) pour construire le fiche de test qui donne le résultat des tests.

Dans cet article nous présentons 6 outils d’investigation de l’auditeur : questionnaire de contrôle interne, check List, l’interview, le sondage,  la confirmation par les tiers et les rapprochements

Questionnaire de Contrôle Interne  

C’est un document qui va indiquer le détail de ce qu’il convient de faire pour explorer les différentes zones à risques identifiée lors de la phase préparatoire

Définition du questionnaire de contrôle interne

    C’est la liste de questions qui précède l’interview, on l’appelle également questionnaire de contrôle interne. Ces questions sont groupées en catégories. C’est une façon de préparer l’interview et de réduire le temps passé avec l’interviewé.

    Cette méthode permet également à celui qui va être interrogé de disposer d’un temps de réflexion dont on peut penser qu’il va contribuer à améliorer la qualité des réponses.

    En outre, pour l’élaboration d’un questionnaire de qualité, il faut avoir une connaissance du domaine en question et savoir quelle est la capacité des répondants de fournir les renseignements requis. Il faut également que le vérificateur ait une connaissance suffisante des répondants pour formuler les questions de telle sorte qu’elles soient comprises.

    La quantité de connaissances préalables est plus élevée dans la mesure où l’on a recours à des questions fermées (oui-non, cocher un choix ou indiquer un degré sur une échelle)  comparativement à des questions ouvertes (remplir l’espace, rédiger une réponse brève ou répondre en un paragraphe).

    Notons que seule l’interview est véritablement en mesure d’apporter les réponses aux questions que se pose l’auditeur.

On rencontre parfois la pratique qui consiste à envoyer des listes des questions écrites sans les faire suivre d’une interview. Cette pratique est déconseillée en audit interne et ce pour cinq raison :

  • Elle incite celui qui est interrogé à répondre dans un sens qui lui est favorable.
  • Elle donne à l’auditeur une idée, non objective, de la situation ; et dont il aura du mal à se défaire.
  • Elle fournit des réponses qui sont sans valeur tant qu’elles n’ont pu être validées.
  • Elle n’est pas utilisable dès que l’on aborde des questions un tant soit peu complexes.

Contexte d’application du questionnaire de contrôle interne

    Comme il est difficile d’obtenir ou de donner des éclaircissements et des renseignements supplémentaires, il est essentiel de procéder avec soin à l’élaboration du questionnaire de sorte que les questions produisent tous les renseignements nécessaires et qu’elles soient claires et non équivoques. Il est essentiel, en particulier, que le vérificateur examine attentivement les objectifs de la vérification pour savoir exactement quels renseignements sont nécessaires et peuvent être raisonnablement obtenus par la voie d’un questionnaire.

    Pour bien utiliser les questions fermées, il faut aussi que la fourchette des réponses possibles soit prévue correctement. Si les répondants n’ont pas la connaissance nécessaire et si la terminologie n’est pas clairement comprise ou définie, il y a un risque plus élevé de réponses inexactes.

   En revanche, il est plus facile de mesurer et d’analyser des questions fermées que des questions ouvertes. Il est techniquement très difficile et fastidieux de démêler un grand nombre de réponses à des questions ouvertes dans lesquelles les répondants auront utilisé une terminologie très différente, sans compter l’illisibilité de certaines réponses. Dans de nombreux questionnaires, on cherche à trouver un équilibre entre les deux types de questions.

Avantages et inconvénients

  • Avantages :

   Le grand avantage du questionnaire par rapport à l’interview, c’est qu’il permet la collecte de données auprès d’un grand nombre d’individus, à un coût relativement peu élevé. Il faut moins de personnel et, parfois, moins de déplacements. Les économies sont plus élevées lorsqu’il faut un grand échantillon.

   Un autre avantage du questionnaire par rapport à l’interview : il contribue à la fiabilité en favorisant une meilleure uniformité. Il n’y a pas de variantes dans l’interrogation, ce qui peut se produire lorsqu’on a recours à divers intervieweurs. Le questionnaire atténue également le biais puisqu’il n’y a pas de possibilité pour l’intervieweur d’influer sur les réponses de façon intentionnelle ou non.

  • Inconvénients 

   Contrairement à l’interview, le questionnaire ne permet pas au vérificateur de clarifier certaines questions, de s’assurer qu’il comprend bien les réponses, de demander des éclaircissements ou des explications sur des réponses, ou encore de s’assurer que le répondant répond à toutes les questions du formulaire.

Il peut être impossible de communiquer de nouveau avec le répondant si tous les renseignements nécessaires pour étayer une conclusion n’ont pas été demandés ou fournis, ou s’il devient manifeste que les questions n’étaient pas claires. Il n’est pas possible non plus, dans la plupart des cas, de demander une corroboration des réponses.

Il n’est pas possible, en général, d’obtenir des renseignements aussi en profondeur à partir d’un questionnaire qu’à partir d’une interview. En outre, les personnes qui répondent aux questionnaires doivent avoir les compétences nécessaires en lecture et en écriture.

les outils d’investigation d’audit : Check-list 

Définition  

   C’est un document préétablis leur objectif est d’évaluer le dispositif de contrôle interne au travers de questions concernant une organisation ou une fonction précise.

  • Avantages

elle permet d’aller vite puisque l’on part d’un document préétabli ;

elle est confortable car elle donne l’assurance que les points les plus   importants ne sont pas omis

elle facilite la transmission du savoir.

  • Limites

elle est un document figé qui va donc devenir rapidement obsolète ;

elle donne l’illusion du confort : les lacunes du départ sont répétées indéfiniment

elle n’attire pas l’attention sur les problèmes ou phénomènes, ou changements   de structure nouveaux ;

elle ne stimule pas l’imagination et la recherche ;

elle ne peut concerner que les audits de conformité.

les outils d’investigation d’audit : L’interview

Définition de l’interview

   Une interview est une conversation entre deux ou plusieurs personnes où des questions sont posées pour obtenir des informations de la part de l’interviewé, généralement selon le mode QQOQCCP

   QQOQCCP est l’abréviation d’une méthode qui a pour but d’obtenir un ensemble d’informations pour comprendre quels sont les causes et aspects à traiter, puis de ne rien oublier dans l’exécution. Elle utilisée principalement dans la préparation de rapports et la gestion du projet.

Pour un projet, par exemple, elle consiste à s’interroger sur ses différents aspects :

Qui ? (Catégories de gens concernés)

Quoi ? (Actions à effectuer)

Où ? (Domaines, lieux)

Quand ? (Le temps)

Comment ? (Moyens et méthodes)

Combien ? (Quantités et budget)

Pourquoi ? (Motifs et objectifs)

   En audit interne, l’interview est un outil qui s’utilise fréquemment, il est organisé et focalisé sur le fait d’obtenir un maximum d’informations pour que l’auditeur mène ses recherches.

   Notons que l’auditeur est celui qui est demandeur de l’entretien et non l’audité.

   L’interview d’audit interne doit être coopératif et dénudé de tout caractère d’interrogatoire, c’est pourquoi, il est déconseillé d’user d’un magnétophone.

Contexte d’application de l’interview

   Pour une bonne et pertinente interview reflétant l’esprit de collaboration entre l’auditeur et l’audité (intervieweur et interviewé) il est fondamentale de respecter les règles suivantes :

1ère règle : le respect de la voie hiérarchique

   L’auditeur n’a pas le droit de procéder à une interview sans informer le supérieur hiérarchique de l’interviewé.

Dans le cas d’une interview non programmée cette règle devient fondamentale sinon, cette information est préalablement faite lors d’une réunion d’ouverture de la mission.

2ème règle : le rappel du principe et des objectifs de la mission

   Le principe de la transparence règne sur toute mission d’audit. C’est pourquoi, il ne faut pas cacher les objectifs de la mission à l’audité pour éviter que ce dernier ne s’imagine qu’on lui tendra des questions pièges et que l’interview n’est en réalité qu’un interrogatoire déguisé.

3ème règle : évocation des points faibles et difficultés

   Les anomalies rencontrées lors d’une interview doivent être évoquées en premier lieu avant toute autre chose.

   Il faut toujours situer l’audité au niveau en lequel est situé l’auditeur dans le déroulement de sa mission, en rappelant les résultats de ses récentes recherches.

4ème règle : faire un résumé

   L’auditeur doit impliquer de proche et de loin l’audité. C’est-à-dire l’introduire dans le résumé des conclusions de l’interview pour lui permettre de donner son aval concernant les conclusions à trier avant de le communiquer à la hiérarchie.

5ème règle : le coaching

  L’auditeur ne doit pas hésiter à ramener l’interviewé au bon sens, si jamais ce dernier dérive dans ses réponses aux questions. Il doit maintenir l’entrevue sur les rails.

   L’interviewé comme l’intervieweur doivent être objectifs.

6ème règle : l’écoute

   L’écoute est un art. Il faut que les deux parties de l’interview s’écoutent l’une l’autre.

   L’auditeur doit être un écouteur plus qu’un parleur, c’est pourquoi une formation sur « l’écoute active » est conseillée.

7ème règle : considérer l’interviewé comme un égal

   L’auditeur doit trouver le juste équilibre entre le respect exagéré et la familiarité excessive. Il doit considérer son interlocuteur comme un égal dans la conduite du dialogue, malgré le décalage hiérarchique entre eux.

   L’interview d’audit se déroule principalement en quatre étapes :

Les étapes de l’interview

Préparation de l’interview 

   Une interview n’est pas improvisable, elle nécessite une préparation. Donc voici les démarches à suivre :

Définir le sujet de l’interview, en précisant l’objectif c’est-à-dire les informations que l’auditeur souhaite obtenir.

  • Connaître l’interviewé en s’informant sur ses activités, ses responsabilités et sa place dans la hiérarchie.
  • Elaborer les questions, de très bonnes questions pour obtenir des réponses pertinentes. Ces questions doivent toujours être non fermées mais ouvertes. Attention, il ne s’agit pas de rédiger un questionnaire de contrôle interne.
  • Prendre rendez-vous avec l’audité, car l’interview se déroule dans le bureau de l’audité dans un climat de confiance. Il serait maladroit de le convoquer.

Début de l’interview 

  • L’auditeur commence par une présentation de sa personne, de l’objet et des objectifs de sa mission.
  • Trouver le juste ton et s’adapter au caractère de son interlocuteur : ne pas plaisanter avec celui qui ne plaisante pas et plaisanter avec celui qui le fait, détendre l’atmosphère avec celui qui communique facilement…
  • Observer les attitudes de l’interlocuteur et décoder les gestes de ce dernier, permet à l’auditeur de positionner ses questions pour obtenir l’information

Les questions 

Des questions bien élaborées facilitent l’obtention de l’information, à condition de prendre en compte ces deux précautions :

  • Vérifier toujours que l’audité a bien compris la question et que l’on a bien compris la réponse.
  • Donner à l’audité l’occasion de s’exprimer. Laisser suffisamment parler l’audité permet de recueillir des informations complémentaires, en cas de besoin arrêter le sans bloquer le discours.
  • Il faut que l’auditeur ne transforme pas ses questions en discours, ni se transformer en confesseur.

   La prise de note est essentielle en même temps que la notation des réponses. Les moments de silence ne sont pas à négliger.

La conclusion de l’interview

  • Résumer les principaux points notés
  • Demander à l’interviewé si selon lui, il n’y a pas d’autres points à aborder
  • Remercier l’audité pour le temps qu’il a bien voulu consacrer à l’entrevue

   Parfois, on envoie la liste des questions écrites à l’audité sans la faire suivre d’une interview. Mais, cette méthode est déconseillée. Seule l’interview est véritablement en mesure d’apporter les réponses aux questions de l’auditeur.

Avantages et inconvénients

  • Avantages

   L’un des principaux avantages de l’interview est qu’elle offre plus de possibilités d’évaluer la compréhension du répondant et son interprétation des questions, de même que de clarifier toute ambiguïté au sujet du sens d’une question ou d’une réponse.

Au cours d’une entrevue, il est également possible de montrer aux répondants des documents ou des objets et de solliciter leur réaction. L’interview peut également être utile lorsqu’on pose des questions délicates. L’intervieweur peut être en mesure d’établir une relation de confiance avec le répondant et de mieux obtenir des réponses à des questions auxquelles le répondant pourrait par ailleurs hésiter à répondre ou à répondre franchement.

   Lorsqu’on en sait moins sur ce que pensent les répondants d’une question ou sur l’éventail des réponses possibles à une question, l’interview structurée donne la possibilité à l’intervieweur de poser des questions supplémentaires, au besoin, pour obtenir des réponses satisfaisantes.

  • Inconvénients 

    L’interview crée toutefois la possibilité pour l’intervieweur d’influer intentionnellement ou non sur les résultats et de ne pas respecter l’uniformité de la mesure. Le répondant à une enquête réagit aux indices donnés par le comportement verbal et non verbal de l’intervieweur. Aussi, l’intervieweur doit poser des questions supplémentaires ou demander des éclaircissements, ce qui peut avoir un effet indu sur les réponses.

Même si elle peut être plus rapide des outils de l’audit à mener, l’interview directe est coûteuse en raison des heures nécessaires pour faire les interviews.

les outils d’investigation d’audit : Le sondage (échantillonnage statistique)

   Les sondages statistiques (ou échantillonnages) sont parfois, et à tort, controversés en audit interne. La fausse querelle qui leur est faite repose sur l’existence de fichiers informatiques et de logiciels d’extraction et d’analyse.

    Pourquoi donc, déclare-t-on alors, réaliser un sondage statistique alors que l’on dispose de fichiers informatiques pouvant être analysés dans leur intégralité ? D’où la conclusion rapide que le sondage statistique est un outil obsolète. Ce raisonnement est erroné, il est même triplement erroné :

  • Tous les ensembles que l’auditeur interne souhaite observer ne se retrouvent pas nécessairement dans les fichiers informatiques : (exemple : si demain un auditeur interne veut avoir une idée du nombre des membres du personnel qui ne présentent pas de pièce d’identité à l’entrée dans les bureaux, il est peu probable qu’il puisse trouver la réponse dans un fichier informatique.)
  • Et quand bien même la population à observer serait inventoriée dans un fichier, encore faudrait-il avoir la certitude que ce fichier est exhaustif et à jour.
  • Enfin, la finalité du sondage statistique pour l’auditeur est à ce point élémentaire que la réponse cherchée ne nécessite que rarement la mise en œuvre de programmes d’extraction et d’analyse. En effet, ce qu’attend le plus souvent l’auditeur interne d’un sondage statistique est une information simple : ayant rencontré au cours de ses tests un phénomène, une erreur, un dysfonctionnement, il veut connaître rapidement l’ampleur de ce phénomène, de cette erreur, de ce dysfonctionnement. S’agit-il de quelque chose de tout à fait exceptionnel, ou bien le phénomène s’est-il déjà produit à plusieurs reprises?

    En statistique, un sondage est une enquête réalisée sur une population donnée, humaine ou non, pour en mesurer ses caractéristiques concernant un sujet précis. Il est réalisé selon une méthode statistique auprès d’un échantillon représentatif de la population. Utilisé couramment dans les sciences humaines, le sondage permet d’obtenir des renseignements d’ordre statistique en extrapolant à l’ensemble de la population les résultats obtenus avec la population.

Synonymes : enquête, recherche, mesure, investigation.

   Le sondage permet à partir d’un échantillon prélevé aléatoirement dans une population de référence, dont la taille ne permet pas une analyse exhaustive, d’extrapoler à l’ensemble de population les observations effectuées sur l’échantillon.

    En audit le sondage vise la mise en œuvre de procédures d’audit à une partie seulement des éléments compris dans un flux d’opérations ou dans un solde de compte de telle sorte que toutes les unités d’échantillonnage aient une chance d’être sélectionnées.

Dans le sondage, on met l’accent sur 3 mots clés :

  • La population : C’est l’ensemble sur lequel on veut effectuer la recherche. Cet ensemble peut être composé d’individus, de chiffres, d’objets, de factures etc…

La population doit être homogène, accessible et dénombrable.

  • L’échantillon : C’est l’extrait de la population sur lequel on va travailler, il doit être prélevé de façon aléatoire. L’échantillon ainsi prélevé peut servir à estimer une proportion, une valeur, ou être purement exploratoire.

L’élément à observer (l’objet du test) : En audit interne ce sera le phénomène constaté (erreur ou dysfonctionnement), ce caractère peut être continu ou discontinu.

Le sondage peut être effectué en 2 manières, selon ce que l’auditeur cherche à estimer :

  • Un sondage pour estimation de valeur (un montant, une moyenne) exemple : montant total des créances échues non renouvelés de plus de trois mois.
  • Un sondage pour estimation d’attribut (nombre de proportion d’unités possédant ou non une caractéristique donnée) exemple : taux de demande d’achat non signée.
  • Méthode du sondage

Variables / valeurs

Attributs

Définition de la population de référence et de
l’objet du test

Tirage d’un échantillon exploratoire

Calcul de l’écart-type (ƃ) de l’échantillon

Calcul du taux de présence (p) d’une
caractéristique donnée dans l’échantillon

Définition du niveau de confiance

NC  P= 99% –
coefficient du NC standard t= 1,68

NC
P=95%  – coefficient du NC
standard t=1,96

NC
p=90%  – coefficient du NC
standard t=2,57

Erreur-type s = ƃ/√n

Erreur-type s= √ {(p (1-p))/n}

Calcul de la précision e = t*s

Calcul de la taille de l’échantillon

n≥ t² * ƃ²/e²

Calcul de la taille de l’échantillon

n≥t²*p*(1-p) / e²

Calcul de la moyenne (m) de l’échantillon

Calcul du taux de présence d’une caractéristique
donnée (p) dans l’échantillon

Il y a P chances sur 100 que le montant moyen
d’une population de facteurs soit compris
entre m-e et m+e

Il y a P chances sur 100 que le taux de présence
réel de l’attribut dans la population soit compris entre p-e et p+e

  • Exemple du sondage

Définition de la population

Population de référence, N = 1000 dossiers débiteurs.

Objet du test

Proportion des dossiers ou il manque une pièce.

Tirage d’un échantillon de n = 100 individus.

100 dossiers sélectionnés de façon aléatoire à partir de N=1000 dossiers.

Taux de présence (p) d’une caractéristique donnée dans l’échantillon

On a trouvé : manque d’une pièce dans 10% de l’échantillon P = 0,1

Niveau de confiance P= 95% (coefficient du NC t= 1,96)

                      Calcul de l’erreur-type

S= √ {(0,1(1-0,1))/100}= 0,03

Calcul de la précision

e = 1,96 * 0,03 = 0,058 SOIT 5,8%

Alors il y a 95 chances sur 100 que le taux de présence réel de l’attribut dans la population soit compris entre {10% – 5,80%} et {10% + 5,8%} soit entre 4,20% et 15,80%

    On trouve des différentes méthodes et techniques de prélèvements des échantillons, ces méthodes de prélèvement doivent permettre d’assurer de recueillir des données fiables qui permettront une étude significative.

D’une manière générale, on trouve trois grandes familles de plans d’échantillonnage :

1/ Les méthodes probabilistes.

2/ Les méthodes non probabilistes.

3/ Les normes et barèmes.

Les méthodes d’échantillonnage probabiliste

Les échantillons probabilistes ou aléatoires sont constitués par tirage au sort dans la population mère pour laquelle on dispose de la liste complète de toutes les unités de sondage qui la composent (individus, familles, entreprises, etc.).

Echantillonnage aléatoire simple

Un échantillon est qualifié d’aléatoire lorsque chaque individu de la population à une probabilité connue et non nulle d’appartenir à l’échantillon.

Cette méthodologie assure l’indépendance des erreurs, indispensable pour plusieurs types de tests statistiques.

Principe : prélever au hasard et de façon indépendante les n individus de la population.

  • Exemple :

    Supposez que votre école compte 500 élèves et que vous devez mener une courte enquête sur la qualité des aliments servis à sa cafétéria.

Vous déterminez qu’un échantillon de 10 élèves devrait suffire à vos fins. Pour obtenir votre échantillon, vous attribuez à chaque élève de votre école un numéro compris entre 1 et 500.

Pour sélectionner cet échantillon, vous utilisez une table de numéros générés au hasard. Tout ce que vous avez à faire consiste à prendre un point de départ à l’intérieur de la table (un numéro de rangée et un numéro de colonne) et à examiner les numéros aléatoires qui y figurent.

Dans ce cas, puisque les données ne dépassent pas trois chiffres, les numéros aléatoires devraient renfermer trois chiffres également. Ne tenez pas compte des numéros aléatoires supérieurs à 500, parce qu’ils ne correspondent à aucun des élèves de votre école.

Rappelez-vous que votre échantillon est un échantillon sans remplacement et que, si un numéro se répète, vous devez le sauter et utiliser le numéro aléatoire suivant. Les 10 premiers numéros différents entre 001 et 500 composent votre échantillon.

Echantillonnage par tirage systématique

Parfois appelé échantillonnage par intervalles, l’échantillonnage systématique (SYS) signifie qu’il existe un écart, ou un intervalle, entre chaque unité sélectionnée qui est incluse dans l’échantillon.

  • Principe :

1/ Disposer de toute la population et attribuer un numéro à chaque objet.

2/ Déterminer l’intervalle de prélèvement K= N/n (N= la population et n= le nombre d’individus de l’échantillon)

3/ On choisit aléatoirement le premier individu (a = le numéro d’individu d’origine) dont le numéro se situe entre 1 et K.

4/ A partir de a on fait des prélèvements successifs a, a + k, a + 2k …

Echantillonnage avec probabilité proportionnelle à la taille

Cette méthode repose sur le fait d’inclure dans la probabilité de prélèvement la « taille » de chaque individu. Plus la taille de l’individu est grande, plus celui-ci à une chance d’être sélectionnée.

  • Exemple

On souhaite étudier l’influence des moules de flacons sur la qualité de l’étiquetage de ceux-ci. On sait que le moule n’3 a été utilisé pour réaliser les ¾ de la production. Donc le prélèvement doit tenir en compte de cela, et les flacons de ce moule doivent représenter 75% du prélèvement total.

Echantillonnage stratifié

Lorsqu’on utilise l’échantillonnage stratifié, on divise la population en groupes homogènes (appelés strates), qui sont mutuellement exclusifs, puis on sélectionne à partir de chaque strate des échantillons indépendants. On peut utiliser n’importe quelle des méthodes d’échantillonnage déjà mentionnées en dessus (et il en existe d’autres) pour sélectionner l’échantillon à l’intérieur de chaque strate.

Lorsqu’on utilise l’échantillonnage aléatoire simple pour sélectionner l’échantillon à l’intérieur de chaque strate, on appelle le plan d’échantillonnage un plan d’échantillonnage aléatoire simple stratifié. On peut stratifier avant l’échantillonnage une population au moyen de toute variable dont on dispose pour la totalité des unités incluses dans la base de sondage (comme l’âge, le sexe, la province de résidence, le revenu, etc.)

Pourquoi doit-on créer des strates? Pour bien des raisons, la principale étant que leur création peut rendre la stratégie d’échantillonnage plus efficace. Si chaque personne incluse dans une population, par exemple, avait le même salaire, il suffirait alors d’un échantillon d’une seule unité pour obtenir une estimation précise du salaire moyen des membres de cette population.

  • Exemple :

    Supposez que vous voulez estimer combien d’élèves des écoles secondaires ont un emploi à temps partiel, et ce, tant au niveau national qu’à celui de chaque province.

Si vous deviez sélectionner un échantillon aléatoire simple de 25 000 personnes à partir d’une liste de tous les élèves des écoles secondaires de la France (en supposant que vous disposiez d’une telle liste pour effectuer cette sélection), vous auriez finalement en moyenne un peu plus de 100 personnes de Pamiers, puisqu’elle représente moins de la moitié de 1 % de toute la population française.

Cet échantillon ne serait probablement pas assez important pour le genre d’analyse détaillée auquel vous songeriez.

Le fait de stratifier votre liste par province, en supposant encore une fois que vous disposeriez de cette information, puis de sélectionner une taille d’échantillon pour chacune des provinces vous permettrait de déterminer la taille d’échantillon exacte qu’il vous faudrait pour Pamiers.

Ainsi, afin d’obtenir une bonne représentation de Pamiers, vous utiliseriez un échantillon plus important que celui que la méthode d’échantillonnage aléatoire simple lui attribuerait.

Echantillonnage en grappes

La technique de l’échantillonnage en grappes entraîne la division de la population en groupes ou en grappes comme son nom l’indique. Suivant cette technique, on sélectionne au hasard un certain nombre de grappes pour représenter la population totale, puis on englobe dans l’échantillon toutes les unités incluses à l’intérieur des grappes sélectionnées. On n’inclut dans l’échantillon aucune unité de grappes non sélectionnées; ces unités sont représentées par celles tirées de grappes sélectionnées.

  • Exemple :

Supposez que vous représentez une organisation d’athlétisme désirant déterminer quels sports pratiquent les élèves de  2éme année baccalauréat  au France. Il serait trop coûteux et trop long d’interroger chaque élève français de 2éme année baccalauréat ou même deux ou trois élèves de chaque classe de 2éme année baccalauréat a la France. On sélectionne plutôt au hasard 100 écoles de tout le pays.

Ces écoles fournissent des grappes d’échantillons. On sonde ensuite chaque élève de 2éme année baccalauréat  de chacune des 100 grappes. Les élèves inclus dans ces grappes représentent, en effet, tous les élèves de 2émeannée baccalauréat  a la  France.

Les méthodes non probabilistes

   La méthode d’échantillonnage non-probabiliste est utilisée lorsqu’il n’est pas possible de constituer une liste exhaustive de toutes les unités du sondage. Dans le cas de l’échantillonnage probabiliste, chaque unité a une chance d’être sélectionnée. Ce n’est plus vrai dans le cas de l’échantillonnage probabiliste. L’inconvénient de ces méthodes est bien entendu le fait qu’elles ne permettent pas d’assurer la représentativité de la population.

Les normes et barèmes

   De nombreux secteurs d’activités ou entreprises ont leurs propres normes d’échantillonnages ou barèmes pour lesquelles on retrouve en générale la méthode de prélèvement, la taille des lots…

    Par exemple Iso 2854 : Interprétation statistique des données. Techniques d’estimations et tests portant sur des moyens et des variances.

   Iso 2859 : règles d’échantillonnages pour les contrôles par attributs etc…

10 commandements du sondage selon Lawrence B.Swayer :

1. N’utilisez le sondage que s’il est adapté aux objectifs de l’audit.

2. Connaître la population.

3. Le choix doit être aléatoire.

4. Pas de biais personnel.

5. L’échantillon reste aléatoire en dépit des configurations particulières de la population.

6. Ne pas extrapoler de façon déraisonnable.

7. Ne pas perdre de vue la réalité.

8. Stratifier chaque fois que cela réduit la dispersion de l’échantillon

9. Ne pas fixer sans nécessité des niveaux de confiance élevés.

10. Ne pas s’arrêter aux résultats statistiques.

Avantages du sondage

  • Coût plus réduit : une enquête par sondage est moins coûteuse puisque les données sont recueillies auprès d’une partie seulement d’un groupe de la population.
  • Plus grande fiabilité des résultats
  • Etudier les caractéristiques d’une population dont la taille ne permet pas une analyse exhaustive.

Inconvénients du sondage

  • Temps consacré à l’analyse des individus de l’échantillon.
  • Il peut être impossible d’obtenir des renseignements sur une petite sous population ou une petite région géographique.
  • Les données se limitent à la population figurant dans les dossiers administratifs.

les outils d’investigation d’audit : La confirmation par les tiers

   La confirmation par les tiers  consiste à vérifier directement, par écrit, auprès de tiers indépendants, l’exactitude d’une information. Les preuves obtenues par confirmation sont généralement considérées comme très fiables, car elles sont apportées directement à l’auditeur interne par des sources indépendantes. Il existe deux principaux types de demandes de confirmations :

    la confirmation positive (expresse), qui consiste à demander aux destinataires de répondre indépendamment du fait qu’ils pensent ou non que l’information qui leur a été donnée est correcte.

    la confirmation négative (tacite), par laquelle il est demandé aux destinataires de répondre qu’ils pensent que l’information qui leur a été donnée est incorrecte. Une confirmation positive peut consister à demander au destinataire d’apporter l’information recherchée (on parle alors de « confirmation ouverte») ou à inclure cette information et à demander au destinataire d’indiquer s’il est d’accord ou non avec l’information en question (on parle alors de « confirmation fermée»).

  • Exemples

On peut obtenir des informations par :

  • les clients/ fournisseurs pour les problèmes de dettes et créances ;
  • les intermédiaires gestionnaires de portefeuilles pour les questions relatives aux titres ;
  • les banques pour les questions bancaires

les outils d’investigation d’audit : Les rapprochements

    Les rapprochements constituent pour l’auditeur interne une technique de validation : on confirme l’identité d ‘une information dès l’instant qu’elle provient de deux sources différentes : c’est le cross control.

  • Exemples 

effectif déterminé par le service du personnel et effectif connu de l’unité ;

stock comptable et stock réel ;

vente de produits à une filiale et achats de la filiale à la société mère ;

entrées et sorties dans les bureaux et état des heures supplémentaires.

   C’est dans l’utilisation de ces techniques de rapprochement que l’auditeur interne va faire preuve d’imagination pour aller chercher – là où l’on ne saurait les soupçonner – les réponses à son questionnaire de contrôle interne.

  • Illustration

   À l’occasion de l’audit de la sécurité d’un centre informatique, l’auditeur a eu à répondre à toute une série de questions sur le personnel du centre : formation à la sécurité, fiabilité dans le travail, etc.

   Son QCI comportait en particulier les deux questions suivantes :

– Le personnel respecte-t-il les horaires de travail ?

– Le planning de chacun est-il établi ? Connu? Appliqué?

L’auditeur a eu l’idée de procéder au rapprochement suivant :

– Heures d’entrée et de sortie du personnel concerné.

– Planning de vacances de chacun.

Et on a découvert qu’un opérateur venait au centre informatique la nuit durant ses congés. Une enquête plus approfondie a révélé que l’intéressé réalisait des travaux rémunérés pour son compte personnel.

Bien évidemment il y avait là défaillance d’un dispositif de contrôle interne qui aurait dû empêcher cette fraude, mais c’est le rapprochement qui a été le révélateur du constat.

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