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la planification et le contrôle [résumé]

Cet article est une tentative visant à renforcer le rôle joué par la planification et le contrôle dans l’efficacité et la productivité de la gestion.

La planification

Qu’est ce que la planification ?

La planification est un processus volontariste par lequel on cherche à déterminer les objectifs de l’organisation, les actions à mettre en œuvre pour les atteindre et les ressources et moyens nécessaires pour les réaliser.
Pour planifier, il faut prendre en considération 5 dimensions :
  • Durée : court terme=>moyen terme =>long terme=>infini
  • Domaine : ressources humaines =>équipement =>acquisition =>marketing =>finance =>développement =>recherche =>production
  • Nature : mission =>objectif =>stratégie =>procédure =>programme =>budget
  • Niveau : produit =>département =>division =>fonction =>filiale =>société
  • Caractéristique : du plan indicatif au plan formalisé

Le processus de planification

La planification est un processus interactifs d’aller-retour constant entre les fins et moyens, d’essais et d’erreurs.
L’analyse de la situation :
  • Environnement : permet de juger les opportunités et menaces de l’environnement, économie, technologie, concurrence, social, juridique, …etc.
  • Organisation : cherche à établir un diagnostic des forces et faiblesses (audit), permet :
– Appréciation de la fonction commerciale
– Contrôle de la situation financière
– Mesure des capacités de production
– Appréciation du climat social
La formulation du plan stratégique :
C’est le fait de déterminer les objectifs généraux, puis établir les stratégies et ensuite les ressources nécessaires par les dirigeants.
  • Les objectifs : sont des sous-ensembles des buts fixés à savoir : la survie, la croissance et le profit. Il existe 3 types d’objectifs :

objectifs stratégiques : énoncés par la haute direction définissant les grandes orientations de l’E/se (long terme).

objectifs tactiques : énoncés par les cadres intermédiaires, ils sont plus détaillés et concernent plusieurs divisions (moyen terme).

objectifs opérationnels : énoncés par les cadres subalternes et parfois intermédiaires, ils sont précis et génèrent des résultats mesurables (court terme).

Un objectif doit être réaliste, motivant, précis, mesurable, réalisable, inscrit dans le temps,…etc.
  •  Plan stratégique : établit une orientation générale qui porte sur ses besoins à long terme (+3ans).
Prévisions : l’ensemble des hypothèses sur les quelles une stratégie se fonde.
Le gap stratégique : l’écart entre les objectifs à atteindre et la prévision qui est extrapolation du passé. Il faut que les dirigeants analysent ce gap tout en cherchant les causes réelles et profondes.
L’établissement des plans opérationnels :
Il consiste à transformer le plan stratégique en programmes d’actions à court et moyen terme dans des domaines précis par des cadres opérationnels (directeurs de production, …etc.) en appliquant la hiérarchie des objectifs.
La détermination du budget
Elle vise à traduire les actions établies en termes quantitatifs et monétaires. Le budget est un plan à court terme chiffré définissant les responsabilités des opérationnels chargés de sa mise en œuvre. Il est un moyen de coordination, de concrétisation et de contrôle.
L’évaluation des résultats et révision de la planification
Elle consiste à mesurer les écarts entre la réalisation et la prévision des objectifs, moyens, évolution de l’environnement  et le calendrier d’exécution.
La révision de la planification réduit les écarts entre le plan et la réalisation soit par :
  • Le rattrapage : augmentation de la quantité ou de la qualité des ressources utilisées.
  • La révision du plan :
– Réajuster quantité par rapport à la qualité <= erreur de prévision
– Rectifier <= plan initial dépassé
– Plan glissant <= prolongement du plan

La planification et la prise de décision

Niveau de décisions :
Ils sont relatifs aux objectifs fixés par l’organisation :
  • Objectifs stratégiques —> décisions stratégiques —> long terme
  • Objectifs tactiques —> décisions tactiques  —> court et moyen terme
  • Objectifs opérationnels  —> décisions opérationnels —> court terme
Le processus de prise de décisions :
  • Détection du problème : on cerne le problème—> mesure les composantes —> distingue les intérêts. Il faut éviter de se concentrer sur les symptômes, et ne pas trop généraliser.
  • Conceptions des solutions : réunir les informations —> les analyser —> les énumérer —>les évaluer en avantages et inconvénients.
  • Sélection de la solution appropriée : choisir entre les différentes solutions déterminées lors de la conception. La meilleure solution sera choisie grâce à l’analyse des coûts-bénéfices.
  • Action : mettre en action la solution choisie (étape d’orientations et de résolution de problème). Il y’a 2 types d’action : rapide, étiré dans le temps.
  • Evaluation des résultats : comparer les résultats aux objectifs tout en évaluant au moment du déroulement du plan d’action.

4. Les outils de planification

L’arbre de décision :
Une technique d’analyse de décision dont la représentation graphique ressemble à un arbre et qui permet d’identifier toutes les solutions possibles d’un problème.
Le diagramme de GANTT ou le planning par histogramme :
Il visualise sous forme de graphe l’enchaînement dans le temps des projets ou la mise en œuvre d’une série de plans d’une organisation.
Le planning PERT :
Il décompose un projet complexe en tâches agencées en fonction des « antériorités » et définition le cheminement qui permet la réalisation du projet dans les délais les plus courts.

5. Les avantages et les inconvénients de la planification

Avantages :
  • indique l’évolution de l’organisation
  • représente un cadre général de réflexion et de décision
  • la convergence des plans opérationnels et stratégiques
  • gestion des changements
  • contrôle facile
  • réalisation des économies
Inconvénients :
  • fausse prévisions
  • processus long et difficile
  • coût de mise en œuvre très élevé

Le processus de contrôle

Le contrôle est le processus qui permet d’évaluer le rendement des actions mises en œuvre et d’intervenir afin d’obtenir les résultats désirés. Il existe une corrélation entre ce processus et les autres processus du management.

La détermination des normes ou standards

Ils sont des éléments de comparaison des résultats, et sont déterminés à partir des objectifs fixés. On peut distinguer deux types de normes à savoir :
  • intrants : mesurent les efforts investis en évaluant la quantité du travail requise pour réaliser la tâche.
  • extrant : mesurent les rendements (production, coût, temps, qualité).
Chaque norme doit être concrète, mesurable, relative au résultat désiré, associée à un responsable précis, concentrée sur toutes les étapes, synthétique, …etc.

La mesure des résultats

Les qualités de la mesure :
  • Utile : simple d’analyse et adaptée au responsable concerné=> évaluer le résultat
  • Fiable : résultats mesurés de manière précise et homogène=> comparaison temporelle
  • Actuelle : tardives basées sur des observations obsolètes présentent des intérêts mineurs.
  • Economique : coût faible + importante information=> échantillon statistique
Les méthodes de mesure :
  • L’observation des méthodes quantitatives
  • L’utilisation d’indice « prémonitoires » : utilise des indices annonciateurs d’ennuis plus sérieux (taux d’absentéisme) et vigilantes (symptômes externes).
  • L’observation directe et le contact personnel : elle permet un contrôle du système de contrôle lui-même en confrontant ses confrontations aux informations qui lui sont communiquées.
  • La prévision : c’est une forme de « contrôle anticipé » qui permet et une réaction rapide.
  • L’échantillonnage et le contrôle statistique : il s’agit de prélever sur une population ou un échantillon représentatif et de l’examiner en détail.

L’analyse et la communication des résultats

L’analyse des résultats obtenus :
Elle commence par la détermination de l’écart entre les objectifs fixés et les résultats obtenus dépassants la marge de tolérance, puis la déduction des causes et enfin la communication et la prise de mesures correctives par les responsables.
La communication du résultat : elle dépend de 3 critères :
  • Les supports de communication : ils sont différents et doivent être faciles, visuels, mémorisables, reproduits, …etc.
  • Les personnes concernées : sont les personnes qui peuvent agir immédiatement, sans s’adresser au supérieur hiérarchique sauf cas où le problème est compliqué.
  • Les délais de communication : varie selon la performance du système d’information.

L’action corrective

Elle vise à corriger les écarts dépassant la marge de tolérance ou améliorer le rendement, cette action doit être rapide, adaptable, et modérée, mais tout dirigeant a 5 possibilités pour faire face à toute situation défavorable :
  • Prendre des mesures de contrôle anticipées (préventives).
  • Intervenir au moment de l’exécution de l’activité =>réduction des écarts.
  • Influer sur les réalisations futures en bénéficiant des expériences antérieures.
  • Modifier la norme fixée.
  • Maintenir le statu quo.

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