l’approvisionnement : cadre général

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Toute optimisation de la gestion s’accompagne inévitablement de la recherche de la minimisation des coûts des produits laquelle dépend
d’une bonne politique d’approvisionnement.

Définition de l’approvisionnement

L’approvisionnement est une technique ou méthode permettant de livrer un bien, ou un service non disponible dans l’entreprise correspondant à un besoin définit en quantité et en qualité dans un temps déterminé à un coût minimum.

On peut considérer que l’approvisionnement est distingué en trois flux distinct : physique, administratif et informationnel

  • Physique : les produits ou les services approvisionnés,
  • D’information : envoi et réception des données de suivis du flux physique
  • Administratif : commandes, factures, bons de livraisons, ordres de réception, litiges…

La fonction approvisionnement regroupe la fonction achat, la logistique, et la gestion des stocks.

La plupart des organisations possèdent une fonction approvisionnement à part entière au sein de leur structure organisationnelle.

Il appartient au responsable des achats (Directeur ou autre) de gérer la fonction approvisionnement à l’intérieur d’une structure définie afin d’en tirer le maximum.

La politique de l’approvisionnement

La politique d’approvisionnement a comme finalité principale de savoir le bon moment pour dresser une demande d’approvisionnement et la quantité optimale tout en visant à rester aligner avec la commande optimisée que vous recherchez.

Définir une politique d’approvisionnement n’est pas une chose aisée. Et une fois définie il est nécessaire de passer régulièrement en revue celles-ci et de s’assurer que les paramètres sont inchangés.

Pour savoir quelle politique mettre en place il est avant tout nécessaire de se poser les bonnes questions. Dans un premier temps, il vous faudra savoir « quel produit » il est nécessaire d’approvisionner ?

Ensuite, les deux variables seront le « quand » et le « combien». Le « quand » sera en fait un questionnement pour savoir si l’approvisionnement sera à « datefixe », ou s’il sera à «date variable» (sous-entendu, est ce que je souhaite être par exemple livré tous les lundis ou, si je passe commande dès que j’ai un besoin).

Concernant le « combien», même cheminement. Souhaitons-nous commander toujours la même quantité (quantité fixe) ou adapter la quantité en fonction du besoin (quantité variable).

Une fois une réponse à chacune de ses questions trouvées, nous pouvons regarder la matrice ci-dessous :

La politique de l’approvisionnement
Tableau 1 : politique d’approvisionnement

La cadence des approvisionnements peut se faire selon différents rythmes :

  • Soit un approvisionnement unique pour l’ensemble d’un exercice (année),
  • Soit un approvisionnement par période, à intervalle de temps régulier (semaine, mois, trimestre, semestre), pour des quantités variables en fonction des besoins.
  • Soit pour des quantités constantes selon des intervalles de temps irréguliers,
  • Soit selon les besoins ponctuels ou immédiats.

Cette politique d’approvisionnement induit un niveau de « stock zéro » car le réapprovisionnement n’est effectué qu’au moment du besoin.

Le délai d’approvisionnement doit prendre en compte plusieurs éléments afin que l’entreprise ne tombe pas en rupture de stock :

  • Le délai de connaissance du niveau de stock : soit le temps mis par le gestionnaire de stock pour se rendre compte que son stock à atteint le point de commande (NB: dans les systèmes informatisés actuels, ce temps est nul. Le seul risque est lié à l’écart entre le stock physique et le stock informatique).
  • Le délai administratif de passation de la commande, soit le temps passé par le gestionnaire pour passer la commande auprès du fournisseur.
  • Le délai administratif de traitement de la commande, soit le temps passé par le fournisseur pour enregistrer la commande.
  • Le délai fournisseur : soit le temps que mettra le fournisseur pour livrer la commande une fois celle-ci enregistrée.
  • Le délai de réception de la commande, soit le temps passé pour contrôler, réceptionner et traiter administrativement la commande.
  • Le délai de mise à jour du stock, soit le temps qui s’écoule entre la réception informatique et la mise à jour du stock (NB: dans les systèmes informatisés actuels, ce temps est nul. Le seul risque est lié à l’écart entre le stock physique et le stock informatique).

L’importance de l’approvisionnement

L’importance de l’approvisionnement tient au fait qu’elle influence directement5déterminants de la compétitivité de l’entreprise et de sa rentabilité.

L’approvisionnement a en effet un impact direct sur :

  • La qualité du produit fini ; (Qualité des intrants)
  • Le prix de revient du produit fini et donc le prixde vente et la marge commerciale ; (Prix d’achat + Coût de stockage)
  • La continuité de la production ; (Absence de ruptures de stocks)
  • Les délais de livraison au client ; (Stocks & Délais d’approvisionnement)
  • La flexibilité de l’offre (Variabilité des intrants en qualité et en quantité, réactivité)

Statistique :

  • Les approvisionnements représentent de 50 à 70 % du chiffre d’affaires de l’entreprise.
  • Une importance croissante :
    • 1950 : Un produit fini était composé de 20% de coûts d’approvisionnement et de 80 % de coûts de fabrication.
    • 2002 : Un produit fini est composé de 56 à 85 % de coûts d’approvisionnement et de 15 à 44 % de coûts de fabrication.

Les couts liés aux approvisionnements

Elle génère 4 types de coûts : le coût d’achat, de gestion (de passation de commande + de possession en stock), d’approvisionnement à proprement parler, et enfin des coûts de rupture.

La gestion des commandes entraîne des charges variables selon le nombre de commandes. Il s’agit du coût de passation ou coût de lancement de commandes : charges de personnel, suivi administratif et logistique, charges de transport, charges de réception et de
manutention…

La détention d’un stock conduit à des charges liées au stockage. C’est le coût du stockageou coût de possession du stock : dépenses d’assurances, de surveillance, d’amortissement des installations, location et entretien des locaux, charges liées à la disparition et à la détérioration des éléments stockés, …

Le coût total annuel de gestion du stock est égal à la somme du coût de passation des commandes de l’année et du coût de possession du stock de l’année.

Toute erreur de prévisions d’approvisionnements, tout retard de livraison risque d’avoir pour conséquence un manque de marchandises ou de matières premières coûteux sur le plan industriel et sur le plan commercial : coût de la rupture de stock ou coût de la pénurie.

Les outils d’approvisionnement

Échange de données informatisé : L’EDI est un concept d’échange de données informatisé visant à transférer d’application à application, à l’aide d’ordinateurs, connectés sur un ou plusieurs réseaux des données structurées selon un langage normalisé.

Le fonctionnement

L’échange de données informatisé (EDI) est une technique d’échange de documents entre différentes entreprises, sous une forme structurée, à travers les réseaux de télécommunication directement exploitables par leur système d’information.

Objectifs

  • Remplacer les documents papier par l’informatique
  • Faciliter le stockage des articles
  • Mettre instantanément à disposition les informations
  • Partager l’information

NB :Les documents échangés sont de différentes natures : bons de commandes, factures, avis de livraison, récépissés de transport, versements bancaires.

Yourcegid Retail : Le logiciel de gestion des approvisionnements l offre une vue sur l’ensemble des processus d’approvisionnement et de sous-traitance, en donnant aussi accès aux détails (quantités, coloris, tailles, accessoires). Grâce au pilotage précis de ces fonctions, les distributeurs gagnent en performance et en compétitivité.

L’organisation de la fonction d’approvisionnement

Le service approvisionnement n’est pas une fonction isolée des autres fonctions de l’entreprise. Ce service doit respecter les plans stratégiques et les buts de l’entreprise.

Organiser : c’est repartir l’ensemble en parties et définir les taches de chaque partie ainsi que les relations qui existent entre elles.

L’organisation de la fonction de l’approvisionnement n’est que le partage des responsabilités.

Ceci vous permettra de comprendre comment la plupart des services en approvisionnement sont structurés.

Au niveau du département approvisionnement d’une entreprise, il y aura dans l’ordre, et ce, dépendamment de la grosseur de l’organisation un Vice-Président en approvisionnement (responsable des achats dans le livre)

Organigramme de la fonction approvisionnement
Figure 1 : organigramme de la fonction approvisionnement

Missions et Objectifs de l’approvisionnement

Les missions

La mission da la fonction approvisionnement est de procurer a l’entreprise dans les meilleures conditions de qualité, de cout, de délais et de sécurité, les matières premières, les composants, les fournitures, les outillages, les équipements et les services dont l’entreprise a besoin pour l’activité.

Les taches de la fonction sont :

  • Connaître les marchés et les sources d’approvisionnement pour toutes les catégories d’achats et surveiller leurs évolutions.
  • Collaborer à la définition des caractéristiques et spécifications des produits à acheter
  • Rechercher, sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux programmer, passer les commandes d’achats
  • Suivre les livraisons des commandes ;
  • Contrôler les réceptions des commandes ;
  • Analyser l’utilisation des achats dans les différents services ;
  • Gérer les stocks ;
  • Fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs.3

Les objectifs de l’approvisionnement

Les objectifs globaux de la fonction approvisionnement s’énoncent généralement de la façon suivante : « elle doit obtenir les matières appropriées d’une source adéquate, au bon prix, à court et à long terme, et en quantité suffisante, tout en s’assurant qu’elles parviennent à l’endroit désiré au moment voulu et qu’elles s’accompagnent d’une qualité de service satisfaisante »

Pour obtenir cet équilibre, tout en gardant à l’esprit les objectifs à court et à long terme, le responsable des achats doit procéder à une planification stratégique.

Neuf objectifs sont donc nécessaires afin d’y arriver :

1) Améliorer la position concurrentielle de l’entreprise :

Contribuer à l’augmentation des revenus et à la réduction des coûts de l’organisation. De cette façon, l’entreprise est en mesure d’offrir un meilleur produit avec des coûts plus bas, donc une meilleure marge bénéficiaire brute et une augmentation des ventes si une partie des économies est retournée aux clients afin de stimuler les ventes.

2) Assurer un apport continu des matières, des fournitures et des services nécessaires à l’exploitation de l’organisation.

Il faut éviter les pénuries en tout temps.

3) Maintenir les sommes investies dans les stocks et les pertes s’y rattachant au plus bas niveau possible.

Avoir un stock le plus bas possible afin de maximiser les ratios de ceux-ci.

4) Conserver et même améliorer la qualité

Une amélioration continue de la qualité des intrants de l’organisation a un effet direct sur la capacité d’une organisation de conserver sa position concurrentielle à l’échelle mondiale.

5) Retenir les services des meilleurs fournisseurs

Trouver les meilleures sources possibles, afin d’obtenir la meilleure valeur pour notre organisation. Il s’agit ici de trouver et faire affaires avec les meilleurs fournisseurs pour l’organisation.

6) Standardiser le plus possible les articles acquis et les procédures d’acquisition.

La standardisation permet d’avoir un processus stable et assujetti à l’amélioration continue. Plus les systèmes ne sont standards et efficaces, plus le département de l’approvisionnement aura un meilleur rendement.

7) Acquérir les biens et les services requis au plus bas coût total de possession

Le service d’approvisionnement doit toujours obtenir la meilleure valeur pour son organisation, et ce, dans une perspective globale.

8) Établir des relations harmonieuses et fructueuses avec les autres services de l’organisation

Il faut travailler en équipe avec tous les autres départements de l’organisation.

9) Atteindre les objectifs concernant l’approvisionnement au moindre coût.

Afin d’arriver à cet objectif, le service doit utiliser et appliquer des outils d’amélioration continue. Ex. : amélioration des processus de négociation, amélioration des processus de gestion des commandes, création de partenariat gagnant avec les fournisseurs

La place de l’approvisionnement

La place de l’approvisionnement
Figure 2 : la place de l’approvisionnement


Relation avec les autres fonctions de l’entreprise :

La fonction production est dépendante de la fonction approvisionnement doit pouvoir être évitée dans la plupart des cas.

Ces 2 services doivent être sous la responsabilité de 2 directeurs différents et autonomes l’un par rapport à l’autre.

Les défauts : La qualité recherchée est toujours la qualité maximale.

Les stocks sont très importants pour avoir une marge de sécurité imposante.

Ils vont avoir tendance à fabriquer tout ce que l’on peut dans l’entreprise au lieu de l’avoir ailleurs à un autre coût, c’est à dire à l’extérieur pour un coût inférieur.

Les méthodes commerciales pour négocier les achats sont assez sommaires.

Il faut que les 2 responsables approvisionnement et production soient sur un pied d’égalité et se distingue par la définition des postes.

Relation avec la fonction commerciale :

C’est être au contact permanent des entreprises extérieures, renseigner la fonction commerciale sur les possibilités du marché amont, et informer des méthodes commerciales des fournisseurs.

Relation avec les services comptables et financiers et le contrôle de gestion :

C’est une part importante des coûts. Les capitaux engagés sont importants, le mode de règlement est important et il faut vérifier si on est dans le budget.

Le processus d’approvisionnement

Le processus intervient au niveau stratégique, tactique et opérationnel

La planification stratégique : Réalisée annuellement, généralement dans le cadre du budget, e réseau logistique.

La planification tactique : Réalisée mensuellement à trimestriellement selon les entreprises. Elle vise l’optimisation de la chaîne logistique, sans modification des structures existantes du réseau logistique.

Elle permet, la communication de plans d’approvisionnement aux fournisseurs et la gestion partagée des approvisionnements, afin de s’assurer de la disponibilité des capacités, le dimensionnement des ressources d’entreposage et de transport et de communication.

La planification opérationnelle : Elle englobe les activités de planification et d’exécution, elle est réalisée à un rythme quotidien ou hebdomadaire.

Le point d’entrée du processus de planification opérationnelle ou approvisionnement, est la prévision de la demande.

La planification opérationnelle des approvisionnements est réalisée à partir de la prévision des ventes.

Elle consiste en la traduction de la prévision en un plan d’approvisionnements réaliste en tenant compte :

  • Les niveaux de stocks existants,
  • Les commandes d’approvisionnements passées aux fournisseurs et en attente de réception,
  • Les conditions d’achat au fournisseur,
  • L’horizon de planification déterminé,
  • La politique de stock définie, les objectifs de stock fixé,
  • Les objectifs de service définis par client,
  • Les contraintes matérielles, capacitaires

L’exécution des approvisionnements Consiste à :

  • Produire des commandes
  • Les transmettre aux fournisseurs
  • En suivre la livraison ou en gérer le transport
  • Résoudre les éventuels litiges
  • Faciliter le processus de contrôle facture

La chaîne d’approvisionnement

La chaine d’approvisionnement se compose d’un ensemble d’entités et de processus dont le but est d’assurer une circulation optimale des produits, en respectant toutes les exigences de qualités, de délais et de coûts sollicitées par le consommateur.

La chaine d’approvisionnement interne est en quelque sorte un réseau de magasin d’une entreprise dans lequel les uns approvisionnent les autres de manière successive et dans une logique de fournisseur / client.

La gestion d’une chaine d’approvisionnement consiste à planifier la circulation des produitsafin d’assurer la couverture des besoins de chaque magasin, dans les délais et en quantité suffisante.

Ce travail nécessite la mise sur pieds de stratégies pour éviter les ruptures de stock, les goulets d’étranglements, les surcoûts dus aux quantités élevées en stocks ou à une mauvaise organisation du transport entre magasins fournisseurs et magasins clients.

L’approvisionnement interne est généralement initié par un magasin client qui émet un besoin en nature et quantité prédéfinie. Il s’agit de la demande d’approvisionnement interne.

La demande d’approvisionnement interne (DAI) :

C’est un document papier ou informatique dans lequel sont listés les besoins d’un magasin client. Elle précise entre autres la nature et les quantités, les magasins fournisseurs, les dates de livraisons souhaitées. Elle peut en fonction du logiciel utilisé, préciser les informations relatives au stockage de ces produits (magasin, emplacement …)

Dans la gestion courante, elles peuvent être triées selon différents critères :

  • DAI par magasin client « en attente de réception »,
  • DAI par magasin client « soldées »,
  • DAI par magasin fournisseur « en attente de livraison »,
  • DAI par magasin fournisseur « mise en livraison »,

La demande d’approvisionnement interne peut aussi prendre la forme d’une liste de besoins consolidés provenant de différents magasins ou de différentes zones. Elle fait foi de bon de commande. Mais certains développeurs de programmes informatiques ont introduit une étape intermédiaire dans laquelle toute demande d’approvisionnement est systématiquement transformée en bon de commande avant sa transmission à un magasin fournisseur. Ces dernières portent le nom de commande de transfert.

La commande de transfert :

A la différence d’une demande d’achat, la demande d’approvisionnement interne ne fait pas l’objet d’une consultation de fournisseur par appel d’offre. Elle n’est soumise à aucune comparaison des prix. D’ailleurs c’est une notion qui n’as pas ça place car il s’agit juste d’une
commande de transfert d’une quantité de produit de magasin à magasin. Les seuls éléments déterminants sont la nature des produits, les quantités, les moyens de transport à déployer et les délais à respecter.

La commande de transfert est issue d’un module informatique d’évaluation des différents besoins et de CAO (Commande assistée par ordinateur). Ce dernier met en évidence les opérations suivantes :

  • Trie des besoins en fonction des magasins fournisseurs
  • Création des listes de prélèvement par magasin et pour les quantités disponibles en stock,
  • Création automatique des demandes d’achats pour les quantités non disponibles en stock.
  • Les demandes d’achat automatiques feront ensuite l’objet d’une commande d’achat externe.

Une fois cette commande livrée, l’application de CAO réactivera automatiquement les listes de prélèvement à destination des magasins fournisseurs respectifs afin de satisfaire les besoins précédemment non soldés.

La liste de prélèvement :

Les listes de prélèvement sont les documents utilisés par le magasinier fournisseur pour la préparation et la livraison des commandes de transfert.

Elles sont l’expression des besoins émis par les magasins demandeurs à l’origine sous forme de demande de transfert. Outre les
informations sur les données de stockage (magasin, emplacement, quantités…), les listes de prélèvement renseignent aussi sur la destination de chaque item de la liste (magasin demandeur).

Les méthodes d’approvisionnement

Approvisionnement à Date et Quantité fixes

Aussi connue sous le nom de « méthode calendaire » les livraisons se font à date fixe et à quantité prédéterminée approximative à la quantité économique afin de respecter le nombre de commandes annuel optimal.

  • Avantage : la simplification de gestion des stocks, gains d’échelles négociables au vu de la quantité souvent élevée de ce type de commande annuelle
  • Inconvénient : la probabilité à manquer du stock, le retard de livraison.
Approvisionnement à Date et Quantité fixes
Figure 3 :Approvisionnement à Date et Quantité fixes

Approvisionnement à Date fixe et Quantité variable

Aussi connue sous le nom « méthode de recomplètement » c’est la fixation de dates pour la livraison pour des quantités diverses. A une date précise, l’entreprise réalise une quantité à commander en se référant au stock dans le but de garantir un certain stock apte à demeurer jusqu’à la prochaine commande.

  • Avantage : Adaptation simplifiée au stock qui reste.
  • Inconvénient : Si la consommation n’est pas alignée avec les prévisions, on risque l’un des deux cas : rupture du stock ou surplus du stock.
Approvisionnement à Date fixe et Quantité variable
Figure 4 : Approvisionnement à Date fixe et Quantité variable

L’approvisionnement à date et quantité variable :

Une méthode permettant de saisir les bonnes offres du marché, toute entreprise marquant un volume d’approvisionnement change suivant la période de l’année (métaux précieux, céréales). La méthode est employée avec parfaite connaissance du marché en vu de savoir
quand le cours d’achat des matières premières a des opportunités de monter ou de descendre.

  • Avantage : Saisir les occasions en achetant une grande quantité de stock avec un prix assez faible de plus la possibilité de revendre une partie du stock avec un prix élevé si le volume du stock dépasse la consommation de l’entreprise.
  • Inconvénient : Capacité de stockage assez importante avec des charges supplémentaires pour le gérer tant que le volume du stock est important.

Approvisionnement à Date variable et Quantité fixe

Approvisionnement à Date variable et Quantité fixe
Figure 5 : Approvisionnement à Date variable et Quantité fixe

Aussi connue sous le nom de « méthode du point de commande », celle-ci consiste à définir, pour les articles concernés, un niveau de stock minimum, qui permet à la fois de déclencher la commande en quantité fixe (lot économique), mais aussi de couvrir les besoins durant le délai de livraison (délai allant de la date de déclenchement de commande à la date de livraison).

Cette technique est essentiellement adaptée pour les articles très coûteux et dont les consommations sont peu régulières.

Le lot économique est une quantité fixe et invariable d’un article que le gestionnaire des stocks demande à chaque émission de besoin. Cette quantité résulte d’une formule appelée « formule de Wilson ». Elle permet à la fois de faire le minimum de commandes pour un
article donné et d’obtenir le coût de stockage optimal pour ce même article.

  • Avantages : la commande par lot économique permet de faire une meilleure optimisation des approvisionnements. Des calculs bien faits évitent de lourdes immobilisations financières.
  • Inconvénients : Si la consommation subit une croissance subite et irrégulière, il y a risque de rupture de stock. Cela impose quelque fois la mise en place d’un stock de sécurité. Ce qui finalement ne résout le problème d’immobilisation financière que dans une moindre mesure.

La méthode du juste à temps :

Cette méthode vise à minimiser au maximum le stock voire ce qu’il soit nul. La passation de la commande se fait au fournisseur tant que le client manifeste sa volonté réelle envers ladite entreprise.

  • Avantage : Minimiser les couts de stockage au maximum.
  • Inconvénient : Période longue de livraison et ne cherchez pas à vendre en urgence

Conclusion

L’importance de la gestion des stocks n’est donc plus démontrée de nos jours. Mais elle reste un concept vaste et complexe, encore mal perçu par certains chefs d’entreprises. Il apparaît donc nécessaire aux décideurs d’entreprise qui ont la charge de la gestion des stocks de se mettre au travail pour accorder à cette discipline toute son importance.

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